การทำธุรกิจมันไม่ใช่แค่การขายไปเอากำไรมาเท่านั้น มันจะต้องเกี่ยวข้องกับหลายอย่างมาก ๆ โดยเฉพาะเรื่องของบัญชีและภาษีจำเป็นอย่างมากที่จะต้องเข้าใจ และเรื่องของการซื้อ การขาย สินค้าหรือบริการเองก็จะต้องทำให้ถูกต้องตามระบบ เราจะทำแบบขายแผงลอยในตลาดไม่ได้เลย มีเรื่องงานเอกสารสำคัญมากเกี่ยวข้อง มีหลายอย่างมาก ๆ ที่เป็นเอกสารทางธุรกิจที่สำคัญสำหรับคนที่เป็นเจ้าของกิจการหรือทำงานในองค์กรแบบบริษัทต่าง ๆ ต้องเข้าใจ หากเอกสารผิดพลาดปัญหาหลายอย่างก็ตามมาให้ปวดหัวได้ง่ายมากเช่นกัน มาดูกันว่าเอกสารทางธุรกิจอะไรบ้างที่จะต้องรู้และเข้าใจ
เอกสารทางธุรกิจที่สำคัญคืออะไร
ในด้านของการทำธุรกิจนั้นหากจะให้นับว่ามีเอกสารอะไรบ้างที่จะต้องใช้คือมันเยอะมาก ๆ แต่สำหรับบทความนี้จะชวนมาทำความเข้าใจกับ 6 เอกสารทางธุรกิจที่สำคัญ ๆ ก่อน แต่ก่อนจะไปถึงข้อนั้นมาเข้าใจความหมายของเอกสารเหล่านี้ในภาพรวม ซึ่งมันหมายถึงเอกสารต่าง ๆ ที่จัดทำขึ้นมาเอาไว้เป็นหลักฐาน มีลายลักษณ์อักษร มีรายละเอียดตามรูปแบบของเอกสารครบถ้วน พอเรามีเอกสารทุกอย่างครบเวลาที่เกิดปัญหาอะไรในธุรกิจขึ้นมาเอเอกสารเหล่านั้นเองจะคอยเป็นหลักฐานสำคัญให้เรา ถ้าไม่มีเอกสารจะใช้ยืนยันอะไรในทางกฎหมายไม่ได้เลย หากคุณกำลังคิดอยากจะมีธุรกิจเป็นของตัวเองการรศึกษาว่าจะต้องใช้เอกสารทางธุรกิจมีอะไรบ้างเป็นสิ่งที่ต้องทำ
6 เอกสารทางธุรกิจที่สำคัญที่สุดในการทำธุรกิจมีอะไรบ้าง
สำหรับคนที่เริ่มต้นทำธุรกิจจะต้องรู้จัก 6 เอกสารสำคัญเหล่านี้ เป็นเอกสารทางธุรกิจที่จะต้องได้ใช้แน่นอนในการทำธุรกิจในการขายสินค้าหรือบริการของกิจการคุณ มีเอกสารอะไรบ้างดังนี้
- เอกสารใบเสนอราคา (Quotation) หลายคนอาจจะคุ้นเคยกับเอกสารตัวนี้ดี เป็นอีกหนึ่งเอกสารทางธุรกิจที่จำเป็นมาก เพราะว่ากิจการจะต้องส่งเอกสารใบเสนอราคานี้แก่ลูกค้า เพื่อที่ลูกค้าจะได้นำไปพิจารณาถึงสินค้าหรือบริการของคุณได้ โดยจะมีเงื่อนไข รายละเอียดต่าง ๆ ครบเลยในใบเสนอราคา ก่อนที่ลูกค้าจะตัดสินใจว่าจะซื้อสินค้าหรือบริการหรือไม่ใบเสนอราคาก็จำเป็นจะต้องใช้ และยังใช้เป็นหลักฐานในการยืนยันราคาซื้อขายได้อีกด้วย ว่าในใบเสนอราคาตกลงกันไว้เท่านี้นะ
- เอกสารใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ (Invoice) เรามักจะเรียกง่ายว่าเอกสารอินวอยซ์นั่นเอง ซึ่งตัวเอกสารทางธุรกิจ ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ ธุรกิจไหนที่มีการปล่อยเครดิต ให้ลูกค้าเอาของไปก่อนแล้วค่อยเก็บเงินภายหลังจะต้องมีการส่งใบแจ้งหนี้ และใบวางบิลเพื่อให้ทางลูกค้าจ่ายเงินตามจำนวน ตามวันเวลาที่ตกลงกันไว้ในเอกสาร ซึ่งในเอกสารเหล่านี้จะมีรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่ขายไปว่ามีอะไรบ้าง จำนวนเท่าไหร่ ขนาด ราคารวม กำหนดวันจ่ายเงิน เป็นต้น แต่อย่าลืมส่งเอกสารให้ทันก่อนกำหนดรอบเบิกทางบริษัทของลูกค้าด้วยนะเพื่อจะได้รับเงินได้ตรงเวลา
- เอกสารใบกำกับภาษี (Tax Invoice) หลายคนก็จะเรียกว่าใบส่งสินค้านั่นเอง ในทางธุรกิจได้ใช้แน่นอน เป็นอีกหนึ่งเอกสารทางธุรกิจที่ไม่มีไม่ได้อยู่แล้ว เราจะใช้เอกสารนี้เพื่อเป็นการบอกลูกค้าให้รับทราบว่าเราได้ส่งสินค้าให้ตามกำหนดเป็นอันเสร็จเรียบร้อยแล้วนั่นเอง ในรายละเอียดของใบกำกับภาษีนี้จะเป็นการบอกสินค้า รายละเอียดมีอะไรบ้าง ปริมาณ ราคามูลค่าสินค้า ซึ่งตัวเอกสารทางธุรกิจตัวนี้จะใช้กับบริษัทที่มีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้น และพอส่งแล้วเอกสารจะสมบูรณ์ก็ตอนที่ลูกค้าเซ็นรับแล้วนั่นเอง
- เอกสารใบเสร็จรับเงิน (Receipt) จะมองข้ามเอกสารทางธุรกิจอย่างใบเสร็จรับเงินไม่ได้เลย เพราะเมื่อใบนี้ก็แปลว่าเราได้รับเงินแล้ว ถ้าไม่ได้รับเงินจากลูกค้าเราจะออกใบนี้ให้ลูกค้าไม่ได้ แน่นอนว่าเป็นเอกสารที่บริษัทที่มีการจดทะเบียน Vat แล้วเท่านั้นถึงจะได้ใช้ สำหรับธุรกิจที่เป็นประเภทขายปลีก ก็ใช้แบบใบกำกับภาษาอย่างย่อแทนฉบับเต็มแทนก็ได้เหมือนกัน
- เอกสารใบลดหนี้ (Credit Note) อาจจะไม่ค่อยได้ยินเท่าไหร่สำหรับใบลดหนี แต่ก็นับเป็นเอกสารทางธุรกิจที่สำคัญเหมือนกัน เกี่ยวกับเรื่องเงิน ๆ ทอง ๆ ของบริษัทด้วย ซึ่งมันจะอยู่ในประเภทของใบกำกับภาษี ซึ่งใบลดหนี้จะออกได้ก็ต่อเมื่อเราได้มีการออกเอกสารใบกำกับภาษีแล้วก่อนนั้น ซึ่งจะเอามาหักออกตอนที่คิดภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นการลดให้กับลูกค้าแบบหนึ่งนั่นเอง ซึ่งจะมีการใช้ในหลายกรณี อย่างเช่น การคืนสินค้า การปรับลดราคาขาย การคืนเงิน การยกเลิกสัญญา และ สินค้าชำรุด เสียหาย เป็นต้น
- เอกสารใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) มีลดได้ก็ต้องมีเพิ่มได้เป็นของธรรมดา ใบเพิ่มหนี้เป็นเอกสารทางธุรกิจที่ต้องมี ต้องใช้เหมือนกัน จะคล้ายใบลดหนี้เลย แต่เป็นการใช้เมื่อต้องมีการคิดราคาสินค้าใหม่ เพราะจะมีการเพิ่มราคาขึ้นจากราคาเดิมในตอนแรก และยังจะต้องมีการคิดภาษีมูลค่าเพิ่มใหม่เหมือนกันนะ พอใบเพิ่มหนี้เสร็จแล้วก็ส่งให้กับทางบริษัทของลูกค้าได้เลย
นอกจากที่กล่าวมาทั้งหมด 6 เอกสารทางธุรกิจแล้ว จริง ๆ ยังมีเอกสารอีกมากมายเลยที่เกี่ยวข้องและเจ้าของกิจการจะต้องรู้และเข้าใจ อย่างใบสั่งซื้อ (Purchase Order) เอกสารหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย 50 ทวิ และ ใบรับสินค้า (Goods Receipt) หากมีเวลาก็ให้ศึกษาข้อมูลของเอกสารทางธุรกิจเหล่านี้และอื่น ๆ เพิ่มเติม เพราะเรื่องการทำธุรกิจมันไม่ใช่แค่การขายไปซื้อมาแบบขายของตลาดนัด
บริษัทไม่มีเอกสารทางธุรกิจจะเป็นอย่างไร
เอาจริง ๆ มันไม่มีไม่ได้อยู่แล้ว เรื่องเอกสารทางธุรกิจเป็นสิ่งที่ต้องมี ต้องทำ และต้องมีทุกอย่าง ใช้ไปตามแต่สถานการณ์ โดยเฉพาะธุรกิจไหนที่มีการจดทะเบียนเรียบร้อยเข้าสู่ระบบภาษี เอกสารคือสิ่งสำคัญอย่างมาก และยังใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงในทางกฎหมายได้ด้วย หากมีเหตุการณ์อะไรที่เราต้องหาหลักฐานให้ตัวเอง ไม่ว่าจะทำการซื้อขายสินค้าหรือบริการจำนวนมาก จำนวนน้อยแค่ไหน จะเงินสดหรือเครดิต ก็ย่องต้องใช้เอกสารเช่นเดิม เป็นการยืนยันการซื้อขายแบบมืออาชีพ สบายใจและถูกต้องทั้งทางฝั่งผู้ขายและด้านลูกค้าด้วยเหมือนกัน สรุปคือมันจะไม่มีเอกสารทางธุรกิจไม่ได้แน่นอน จะต้องมีไม่อย่างใดก็อย่างหนึ่งโดยเน้นพวกเอกสารสำคัญและใช้บ่อย
เอกสารทางธุรกิจมีประโยชน์และสำคัญต่อบริษัทอย่างไร
หลายคนอาจจะยังมองภาพไม่ออกว่ามันจำเป็นด้วยหรือที่เราจะต้องให้ความสนใจกับเอกสารทางธุรกิจขนาดนั้น คำตอบคือสำคัญมาก จำเป็นมาก หลายเอกสารถ้าคุณไม่มีธุรกิจคุณระหองระแหงได้เลย และลูกค้าเองก็อาจจะไม่เชื่อถือด้วย มาดูกันว่าเอกสารทางธุรกิจมีประโยชน์อะไรบ้าง
- เอกสารทางธุรกิจจะใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงได้เวลามีปัญหา เช่น มีฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งผิดข้อตกลง ผิดสัญญา แล้วเอกสารเหล่านี้จะใช้ในทางกฎหมายได้อีกด้วย
- เวลาที่จะติดต่อธุรกิจกับคู่ค้า ลูกค้า จะทำให้สะดวก เข้าใจง่าย และรวดเร็ว
- ธุรกิจไหนก็ตามที่มีการใช้เอกสารทางธุรกิจได้อย่างถูกต้อง จะมีความน่าเชื่อถือมากกว่าเมื่อเทียบกับบริษัทที่ไม่มี
- เวลาจะบริหารงานในบริษัทด้านไหนก็ตาม การมีหลักฐานเป็นเอกสาร จะทำให้บริการได้ง่าย มองเห็นว่าบริษัทเรามีอะไรที่ต้องดันมีอะไรที่เป็นข้อด้อยหรือต้องตัดออก ใช้ในการสนับสนุนงานบริหารได้ดีเลย
- ในด้านของบัญชีจะขาดไม่ได้อยู่แล้ว ทุกบริษัทจะต้องมีการทำบัญชี ภาษี นำส่งอย่างถูกต้องตามกฎหมาย
- เวลาที่สรรพากรเข้ามาตรวจสอบเอกสารจะเป็นตัวที่บ่งบอกว่าเราทำอะไรบ้าง
- รวมถึงการติดต่อทำการค้าในระหว่างประเทศ เอกสารทางธุรกิจยิ่งสำคัญและผิดพลาดไม่ได้เลย
ไม่ว่าจะเป็นเอกสารทางธุรกิจแบบไหน ประเภทไหนก็ย่อมมีหน้าที่ของเอกสารนั้น ๆ อยู่แล้ว ว่าใช้สำหรับทำอะไร เอกสารแต่ละอย่างจึงสำคัญต่างหน้าที่ ต่างกรณีกันไป แต่ในการทำธุรกิจนั้นจะต้องออกเอกสารทุกอย่างให้เป็นและถูกต้องตามหลักของเอกสารแต่ละแบบ เพราะมันคือความน่าเชื่อถือ ความเป็นมืออาชีพของธุรกิจด้วยและส่งผลต่อทางรอดของธุรกิจด้วยเหมือนกัน
บทสรุป
การเปิดบริษัท ทำธุรกิจ เอกสารทางธุรกิจ 6 อย่างที่กล่าวมาสำคัญที่สุดและได้ใช้บ่อยแน่นอน ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะเป็นการขายสินค้าหรือบริการแบบไหนก็ตาม จะต้องได้ใช้อย่างแน่นอน ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็ก ขนาดกลาง ไปจนถึงขนาดใหญ่ การเข้าใจเรื่องเอกสารทุกแบบก็จะไม่มีใครมาเอาเปรียบหรือโกงเราได้ง่าย ๆ เพราะทุกอย่างมีรายละเอียดชัดเจนตามเอกสารแล้ว อย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล ลูกค้าจะจ่ายน้อยกว่ายอดเงินที่แจ้งไปตามใบแจ้งหนี้ไม่ได้ สินค้า บริการที่ซื้อไป มีอะไรเท่าไหร่ ระบุในใบแจ้งหนี้ไปแล้ว เราก็ต้องส่งใบวางบิลให้ทันตามกำหนด และเวลาจัดทำบัญชี ภาษี นำส่งข้อมูลต่าง ๆ เอกสารก็ย่อมต้องใช้จะทำให้ฝ่ายบัญชีทำงานได้ง่ายขึ้นด้วย ฉะนั้นอย่าละเลยเรื่องเอกสารเด็ดขาดเพื่อธุรกิจของคุณเอง📌Station Accout – เรารับจดทะเบียนหจก.ดีที่สุด™
เรื่องล่าสุด
