หลายคนอาจกำลังปวดหัวกับเอกสารใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ มันคืออะไร มันใช้อย่างไร สำหรับคนที่ทำธุรกิจจำเป็นมาก ๆ ที่จะต้องรู้จักและใช้เป็น เพราะสำคัญในทางภาษี กำไรขาดทุนของบริษัทด้วย ว่าแบบเข้าใจง่าย ๆ ก็คือเกี่ยวข้องกับเรื่องเงิน ๆ ทอง ๆ ของธุรกิจ เพราะมันคือเอกสารที่จะต้องออกแจ้งให้กับลูกค้า ในการเรียกชำระเงิน ธุรกิจไหนที่เปิดให้วางเครดิตได้ ใบนี้สำคัญเลยต้องใช้นะ ใครที่ทำเกี่ยวกับขายส่งจะได้ใช้ตลอดแน่นอน สำหรับครั้งนี้ชวนทุกคนมาทำความเข้าใจเกี่ยวกับใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ที่เป็นหัวใจสำคัญทางเอกสารว่าคืออะไร ใช้อย่างไร
รู้จักใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ คืออะไร ใช้ทำอะไรในธุรกิจ
ทั้ง 2 ใบนี้มักจะทำหน้าที่ร่วมกันอยู่เสมอ พอมีใบแจ้งหนี้แล้วใบวางบิลก็ต้องตามมาในภายหลัง บางคนก็สงสัยว่ามีแค่ใบเดียวไม่ได้หรือ ? ถ้าเป็นบริษัทใหญ่อยู่ในระบบ ทำทุกอย่างถูกต้องทั้งใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ก็ยังต้องใช้ทั้งสองแบบอยู่ดี เพื่อให้เข้าใจมากขึ้นมาดูกันเป็นข้อ ๆ ทีอย่างเลยว่าแต่ละเอกสารนั้นทำหน้าที่อย่างไรบ้าง
- ใบแจ้งหนี้คืออะไร
จะพยายามอธิบายให้เข้าใจง่าย ๆ สุดเลย เอกสารใบแจ้งหนี้จะถูกใช้เมื่อมีการซื้อสินค้าหรือบริการเรียบร้อยแล้ว เราหรือบริษัทจะต้องทำการออกใบแจ้งหนี้ทุกครั้ง ย้ำว่าทุกครั้ง เป็นการแจ้งแก่ลูกค้าว่าสินค้าที่ซื้อไปมีอะไรบ้าง ราคาทั้งหมดกี่บาท จะต้องจ่ายเท่าไหร่ กำหนดวันในการจ่ายเงินวันไหน ก็เหมือนใบที่คอยสรุปรายการต่าง ๆ ในการที่เกิดการซื้อขายขึ้นทุกครั้งและใบเอกสารนี้จะมีทุกรายการอย่างละเอียด เพื่อให้เข้าใจตรงกันทั้ง 2 ฝ่าย มันเลยต้องมีใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ด้วยเสมอ
- ใบวางบิลคืออะไร
ในส่วนของใบวางบิลนี้มันจะเกิดขึ้นไม่ได้เลยถ้าไม่มีใบแจ้งหนี้เกิดก่อนแล้ว ในรายการใบแจ้งหนี้บอกรายละเอียดชัดเจนแก่ทางลูกค้าแล้วว่าซื้ออะไร จำนวนเท่าไหร่ ราคาที่ต้องจ่ายคือเท่าไหร่แล้วต้องจ่ายภายในวันไหน พอครบตามกำหนดแล้วก็เป็นหน้าที่ของใบวางบิลที่ทางบริษัทจะต้องออก และเป็นการรวมยอดที่ต้องจ่ายทั้งหมดแก่ลูกค้า เอาง่าย ๆ ก็คือเป็นเอกสารที่ช่วยสรุปยอดให้ลูกค้าและเตือนลูกค้าให้ชำระเงินนั่นเอง
เพราะแบบนี้เราเลยจำเป็นต้องใช้ทั้งใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ เวลาที่ทำการซื้อขายสินค้าหรือบริการอะไรก็ตาม แต่ถ้าถามว่าออกทั้ง 2 บิลในใบเดียวเลยได้ไหม คำตอบคือทำได้และหลายบริษัทก็เลือกทำแบบนั้นก็มี แต่ถ้าจะให้สะดวกและง่าย มีรายละเอียดดีกว่าคือออกคนละใบดีกว่านี้ เวลาส่งให้ลูกค้าเพื่อแจ้งชำระจะได้ระบุทุกอย่างได้รอบคอบชัดเจนเสมอ
แล้วทั้งคู่ก็จะทำงานร่วมกันได้ดี ทำให้บริษัทยังคงดำเนินกิจการได้อย่างไม่มีปัญหา หากบริษัทคุณสามารถส่งเอกสารใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าได้ถูกต้องละเอียดที่สุด ห้ามผิดแม้แต่จุดเดียวเพราะการกลับมาแก้ไขอาจส่งผลให้หลายส่วนล่าช้าไปด้วย โดยเฉพาะด้านการเงินของบริษัท ถ้าได้รับเงินช้า การจ่ายภาษีขายก็เหมือนเราต้องควักเงินบริษัทจ่ายไปก่อนทั้ง ๆ ที่ลูกค้ายังไม่จ่ายมาเลย ฉะนั้นแล้วควรจัดส่งเอกสารให้ทันกำหนดเสมอและเรียกเก็บเงินจากลูกค้าให้ได้
ก่อนออกใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ จะต้องดูรายละเอียดอะไรบ้าง
หากไม่ตรวจสอบให้ดีก่อนจะออกใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ มันเกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายมาก ๆ โดยเฉพาะในการใส่ข้อมูลในแต่ละเอกสารจะต้องถูกต้องเสมอ และเวลานำส่งลูกค้าจะต้องให้ถึงบริษัทลูกค้าทันตามกำหนด ลองคิดภาพดูหากส่งไปไม่ทันกำหนดก็ทำให้บริษัทเราได้รับเงินล่าช้าขึ้นด้วย เพราะบางทีอาจจะติดวันหยุดต่าง ๆ หรือเผื่อการแก้ไขอีกด้วย แก้เสร็จก็ต้องส่งใหม่ให้ทันตามกำหนดเช่นเดิม ทั้งใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้เลย ฉะนั้นความละเอียดถูกต้องจึงสำคัญเพื่อไม่ให้เกิดการแก้ไขขึ้นมา เอกสารนั้นจะส่งถึงลูกค้าและใช้งานได้ทันที
หากวางบิลไม่ทันจะส่งผลอะไรบ้างกระทบต่อบริษัท ก็อยากให้ลองคิดภาพตามกันอีกครั้ง มันจะมีพวกค่าภาษี ค่าจ้างพนักงาน ค่าบริการ ค่าสินค้า บริษัทก็ต้องรับผิดชอบจ่ายไปก่อน คงไม่มีบริษัทไหนชอบแบบนี้แน่นอน แต่มันก็เลี่ยงไม่ได้นะหากบริษัทคุณนำส่งใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ไม่ทันกำหนดเอง เพราะการเงินของบริษัทจะมีปัญหาได้ง่ายมาก เป็นแบบนี้บ่อยครั้งก็มีแววว่าธุรกิจจะไปไม่รอดแน่นอน ฉะนั้นจะมองเป็นเรื่องเล็กไม่ได้เลย ต่อไปมาดูในส่วนของข้อมูลในเอกสารใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ว่ามีอะไรบ้างในนั้นที่จะต้องระบุ ในมุมของบริษัทที่ออกใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ รายละเอียดจะต้องมีดังนี้
- บริษัทอยู่ที่ไหน ระบุชื่อ ที่อยู่บริษัท ร้านค้าให้ชัดเจน
- ระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและสำนักงานสาขา
- เบอร์โทรบริษัท ร้านค้า ธุรกิจ
- เลขที่ใบวางบิลในใบแจ้งหนี้
- ลายเซ็นคนที่วางบิล ระบุวันที่ให้ชัดเจน
ในมุมของผู้ออกใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้เสร็จแล้ว ข้อมูลสำคัญอีกด้านที่จะต้องอยู่ในเอกสารนี้คือข้อมูลของผู้รับใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ด้วย ซึ่งจะมีข้อมูลดังนี้
- ลูกค้าเป็นใคร ก็กรอกชื่อลูกค้า ที่อยู่ลูกค้าให้ชัดเจน
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกค้า
- รายการสินค้า รายละเอียดมีอะไรบ้าง ซื้อสินค้าหรือบริการอะไรของทางบริษัทบ้าง พร้อมกับแจ้งยอดทั้งหมดที่ลูกค้าต้องจ่ายให้ครบ
- ระบุวันที่ต้องชำระให้ชัดเจน ว่ากำหนดเป็นวันไหน เป็นการเข้าใจตรงกันทั้งฝ่ายบริษัทและลูกค้าว่า วันนี้ ๆ นะที่จะต้องจ่ายเงินให้เรียบร้อย ไม่ใช่ว่าจะเอาวันไหนมโนขึ้นมาเลยก็ได้ บริษัทของลูกค้าเองก็อาจจะมีกำหนดในการเบิกจ่ายเหมือนกัน
- เสร็จแล้วเซ็นเอกสารให้เรียบร้อยและระบุวันรับเอกสารให้ชัดเจนด้วย
ข้อมูลรายละเอียดที่แจ้งข้างต้นล้วนเป็นข้อมูลสำคัญทั้งหมดที่บริษัทจะต้องใส่ในใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ทุกครั้งที่มีการออกเอกสาร เพราะเราจะทวงเงินกับลูกค้า ถ้าอยากได้เงินไว ตรงกำหนด ก็จะต้องทำให้ถูกที่สุดที่เราก่อน ถ้าผิดพลาดกว่าจะแก้ไข ก็อาจจะส่งกลับไปไม่ทันรอบจ่ายของบริษัทลูกค้าแล้ว
ขั้นตอนการออกใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้
มันมีลำดับขั้นตอนของมันเสมอสำหรับการออกเอกสารใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ แต่ละที่ก็จะคล้าย ๆ กันเลย โดยเริ่มจากการกำหนดรายละเอียดก่อนว่าใบเอกสารนั้นจะต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง ห้ามขาดแม้แต่ข้อเดียว ทำการจัดเตรียม 1 ชุด เป็นเอกสารต้นฉบับและตัวสำเนา แต่ถ้าหากเรามีเป็นใบเสนอราคาด้วยก็แนบไปพร้อมกันเลย ในด้านของลูกค้าหรือผู้รับก็จะต้องเซ็นรับรองการวางบิล พอใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ส่งไปถึงลูกค้าตามกำหนดจะทำให้ได้เงินเลย แล้วอย่าลืมออกใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษีให้ด้วยนะ
บทสรุป
เรียกได้ว่าเอกสารใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ นั้นเป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจอย่างหนึ่งเลย หากใครไม่มี ออกไม่เป็น ทำไม่ถูกยากมากนะที่ธุรกิจจะได้ไปต่อ เพราะมันหมายถึงการเรียกเก็บเงินกับลูกค้า จะเก็บได้ไม่ได้ เก็บได้ช้าได้เร็วอยู่ที่เอกสารทั้ง 2 อย่างนี้เลย ใครที่ทำธุรกิจอยู่ โดยเฉพาะเปิดให้ลูกค้าวางเครดิตได้ ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ต้องถูกที่สุด บางล็อตของสินค้าและบริการเป็นเงินหลักแสน หลักล้านเลย ถ้าเก็บมาไม่ได้ การเงินของบริษัทมีโซเซแบบไม่ต้องสงสัยเลย เพราะค่าใช้จ่ายของบริษัทยังอยู่แต่ดันเก็บเงินไม่ได้ จะรับมืออย่างไร สำหรับธุรกิจไหนที่ไม่ค่อยชอบความยุ่งยากวุ่นวายแบบนี้อยากจะให้อะไรมันง่ายขึ้นก็หาใช้บริการสำนักงานบัญชีต่าง ๆ ที่รับทำเอกสารประเภทนี้ให้ จะได้ทั้งความถูกต้องและรวดเร็วทันกำหนดอีกด้วย แต่ถ้าหากบริษัทสามารถออกเอง ทำเองได้ก็ไม่ต้องเสียเงินจ้างเลยลองดูว่าใครสะดวกแบบไหนให้เลือกทางที่ธุรกิจจะได้ไปต่อได้มากที่สุด📌Station Accout – เรารับทำบัญชีมาตรฐานสูงสุด™
เรื่องล่าสุด
