มีใครที่ทำงานเกี่ยวกับการจัดซื้อสิ่งต่าง ๆ ภายในบริษัทไหม ? เชื่อว่าคนที่ทำงานเกี่ยวกับด้านนี้จะคุ้นเคยกับเอกสารที่เรียกว่า PR และ PO เป็นอย่างไร เป็นอีก 2 เอกสารทางธุรกิจที่นับว่าสำคัญมาก ๆ อย่างหนึ่ง และในแทบทุกองค์กรจะต้องใช้ สำหรับใครที่เริ่มก้าวเข้ามาในวงการของการทำธุรกิจชวนมาทำความเข้าใจเกี่ยวกับเอกสารทั้ง 2 อย่างนี้ก่อนจะได้ใช้งานอย่างถูกหลัก ทำความเข้าใจความแตกต่างของเอกสาร PR และ PO ได้อย่างง่าย มาติดตามพร้อมกันได้เลย
ความแตกต่างของเอกสาร PR และ PO คืออะไร
เข้าใจง่าย ๆ ก่อนจะลงรายละเอียดของเอกสารทั้ง 2 ประเภทว่าใช้งานแตกต่างกันอย่างคือ ทั้งคู่เลยเรามักจะใช้เมื่อมีการทำการจัดซื้อ เริ่มจากการใช้ใบ PR แล้วก็ใช้ตัวใบ PO สำหรับการยืนยันและควบคุมตัวสินค้าหรือบริการที่ทำการซื้อนั้น ๆ นั่นเอง เอาล่ะมาดูรายละเอียดกันว่าแต่ละใบเป็นอย่างไร
- เอกสารใบ PR ภาษาไทยคือ “ใบขอซื้อ” ชื่อเรียกเต็ม ๆ ในภาษาอังกฤษก็คือ Purchase Requistion หรือเรียกสั้น ๆ ว่าใบ PR ซึ่งเราก็มักจะใช้ทั้งใบ PR และ PO มันจะคู่กันเสมอ สำหรับตัวเอกสาร PR นี้ จะใช้ทุกครั้งเมื่อบริษัทจะมีการจัดซื้อสินค้าหรือบริการอะไรก็ตาม ในแต่ละแผนกของบริษัทจะต้องมีสิ่งที่ต้องใช้ ฝ่ายจัดซื้อก็ต้องจัดการ แล้วคนที่จะอนุมัติใบ PR นี้คือผู้มีอำนาจในแผนก พอทุกคนอนุมัติแล้วก็ต่อไปเป็นหน้าที่ของใบ PO ตามลำดับเลย รายละเอียดใบ PR จะมีข้อมูลเหล่านี้
- ระบุแผนกที่ทำการขอซื้อ
- วันที่ ที่ขอซื้อ
- เหตุผล ซื้อเพราะอะไร
- รายละเอียดของสิ่งที่จะซื้อไม่ว่าจะเป็นสินค้าหรือบริการก็ตาม
- จำนวนเท่าไหร่
- ราคาเท่าไหร่
- ใครเป็นคนออกใบ PR หรือคนที่ขอซื้อสินค้า
- สุดท้ายคือคนอนุมัติ
มองในมุมทั่วไปเลยคือใบ PR และ PO ก็เหมือนกับว่าเวลาที่จะทำอะไรก็ตามที่มันเกี่ยวข้องกับการใช้เงินบริษัท มันจะต้องมีหลักฐานยืนยันเสมอ ใคร ซื้ออะไร จำนวนเท่าไหร่ ซื้อให้ใคร ราคาเท่าไหร่ เวลาเกิดปัญหาหรือถูกตรวจสอบขึ้นมาเอกสารใบ PR จะตอบให้เราเอง
- เอกสารใบ PO ตัวนี้จะเรียกว่า “ใบสั่งซื้อ” จำได้ไหมตอนแรกใบ PR เป็นใบสำหรับการยื่นขอซื้อ เหมือนการขออนุญาต แต่ถ้าเมื่อไหร่ที่มีการออกใบ PO แปลว่า รายการต่าง ๆ ที่กล่าวมาบนใบ PR ได้รับการยืนยันอนุมัติให้ซื้อแล้วนั่นเอง ใบ PO หรือ Purchase Order คนที่ออกก็เป็นหน้าที่ของฝ่ายจัดซื้อของแต่ละองค์กรเลย ซึ่งเราจะข้ามขั้นมาหาใบ PO เลยไม่ได้ ต้องผ่านการออกใบ PR เสียก่อนนะ มันถึงต้องมีทั้งใบ PR และ PO เวลาที่จะทำการซื้ออะไรสักอย่างให้แต่ละแผนก ในบางที่มีการกำหนดด้วยว่าเวลาจะจัดซื้ออะไรต้องไม่เกินงบที่กำหนดไว้ด้วย ถ้ามันเกินกว่านั้นถึงจะต้องมีคนอนุมัติ ส่วนรายละเอียดในใบ PO จะต้องมีข้อมีเหล่านี้
- รายละเอียดชื่อ ที่ เลขประจำตัวของผู้เสียภาษีที่เป็นของบริษัท
- รวมถึงชื่อ ที่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัทที่ขายสินค้าหรือบริการด้วย
- ระบุวันที่ที่ทำการซื้อ
- สินค้าหรือบริการที่ซื้อคืออะไร ระบุรายละเอียดให้ชัดเจน
- มีจำนวนเท่าไหร่ ราคาเท่าไหร่ รวมทั้งหมดเท่าไหร่
- ใครเป็นคนจัดทำ
- สุดท้ายใครเป็นคนอนุมัติ
สำหรับใบ PO เอาไว้เป็นเอกสารยืนยันใบ PR อีกทีนั่นเอง ไม่ว่าจะบริษัทไหนก็จะต้องใช้ทั้งใบ PR และ PO แม้ว่าหน้าที่ของทั้งสองเอกสารจะต่างกัน แต่ว่าก็ต้องใช้ทำงานร่วมกันอยู่ดีนะ จะขาดใบไหนใบหนึ่งไปไม่ได้เลย
ความแตกต่างแบบเห็นได้ชัดเจนของใบ PR และ PO คืออะไร
- ผู้ออกเอกสาร ใบ PR จะเป็นแผนกหรือคนใดคนหนึ่งในบริษัทเลย ส่วนใบ PO จะต้องออกจากแผนกจัดซื้อของบริษัทเท่านั้น
- วัตถุประสงค์ของการซื้อ ใบ PR จะทำเพื่อบอกว่าเราต้องการจะซื้ออะไร ความจำเป็นในการซื้อมีแค่ไหน ส่วนใบ PO นั้น เป็นการยืนยันให้ซื้อเลย ว่าซื้อได้
- การอนุมัติเอกสารใบ PR และ PO ในส่วนของใบ PR คนอนุมัติเป็นหัวหน้าแผนก ส่วนใบ PO คนอนุมัติจะเป็นผู้จัดการแผนกจัดซื้อหรือกรรมการของบริษัทเท่านั้น โดยเฉพาะเมื่อเป็นการสั่งซื้ออะไรที่มูลค่าสูงมาก
- การจัดส่ง ใบ PR จะส่งไปยังแผนกจัดซื้อ ส่วนใบ PO จะถูกส่งไปยังซัพพายเออหรือผู้ขายนั่นเอง
จะเรียกว่ามันเป็นวงจรการซื้อก็ได้ และเมื่อมีใบ PR และ PO ก็จะกลายเป็นวงจรการซื้อที่ดี ที่ถูกต้องตามขั้นตอน ซึ่งมันจะเริ่มจากจุดที่มีกระบวนการขอซื้อและสั่งซื้อ ส่งต่อไปยังกระบวนการรับของ ต่อไปก็เป็นกระบวนการในการบันทึกบัญชีของบริษัทและจบด้วยการชำระเงิน ตามนี้เลยทุกอย่างมันมีลำดับขั้นตอนการใช้อยู่แล้ว
กระบวนการใช้ใบ PR และ PO ในการขอซื้อและสั่งซื้อสินค้า
ตรงส่วนนี้ให้คุณค่อย ๆ อ่านและคิดมองภาพตามไปด้วยถึงจะเข้าใจและมองภาพออกถึงการทำงานของใบ PR และ PO มันจะเริ่มจากแผนกคลังสินค้าก่อน เริ่มจากการออกใบขอซื้อ (PR) ส่งเอกสารที่มีรายละเอียดสินค้าที่ต้องการซื้อครบแล้วไปยังผู้มีอำนาจทำการตรวจสอบและเซ็นรับรองอนุมัติ แล้วใบ PR ก็ผ่านการอนุมัติแล้ว ก็จะเป็นหน้าที่ของทาง แผนกจัดซื้อที่จะต้องออกใบ PO แต่เราจะใช้ใบขอซื้อส่งไปยังซัฟพายเออร์ แล้วก็จะได้เป็นใบเสนอราคามา บริษัทก็เริ่มเปรียบเทียบราคาแต่ละที่ แล้วเราก็จะได้ส่งใบขอซื้อต่อ ขั้นตอนต่อไปก็จะต้องให้ผู้จัดซื้อตรวจสอบรายละเอียดความถูกต้องของเอกสารและเซ็นอนุมัติ ขั้นต่อไปก็ส่งใบขอซื้อ ใบเสนอราคา แล้วก็จะได้ใบ PO หรือใบสั่งซื้อ ไปยังซัพพายเออร์อีกรอบเพื่อยืนยันการสั่งซื้อ เป็นอันจบกระบวนการ
เอกสารใบ PR และ PO มีประโยชน์ต่อองค์กรหรือไม่
ลองคิดภาพตามว่าหากบริษัทไหนไม่มีการใช้ใบ PR และ PO เลย แล้วการจัดซื้อสิ่งต่าง ๆ ที่จำเป็นจะต้องใช้ในบริษัทมันจะออกมาวุ่นวายขนาด บางทีก็ร้ายแรงส่งผลกระทบทำให้บริษัทไปไม่รอดเลยยังเป็นไปได้ เพราะเอกสารทั้ง 2 ใบนี้ เป็นเหมือนหลักฐานการใช้จ่ายงบประมาณในการจัดซื้อว่าจ่ายไปกับค่าอะไรไปบ้าง และไม่ใช่จะซื้ออะไรก็ซื้อได้ ต้องมีคนที่มีอำนาจอนุมัติก่อน โดยเฉพาะบริษัทไหนที่มีพนักงานเยอะ มีหลายตำแหน่ง หลายแผนกการใช้เอกสาร PR และ PO จะง่ายต่อการควบคุมงบด้วย จะได้ไม่เกินเลยจนเกินไป
หากมองว่าเอกสารนี้ไม่สำคัญแล้วเวลาจะซื้ออะไรเข้ามาใช้ที่เป็นของบริษัทคุณจะจัดซื้อยังไง จะมีการบันทึกรายการใช้จ่ายนี้แบบไหน นั่นจึงเป็นอีกหนึ่งประโยชน์ที่เห็นได้ชัดของการใช้เอกสาร PR และ PO เป็นการทำให้ทุกอย่างในองค์กรมีระบบรวมถึงผู้คนด้วยก็รู้จักการใช้ระบบ ทำงานอย่างเป็นระบบ แสดงถึงความน่าเชื่อถือได้ในระดับหนึ่งเลย เพราะว่าบริษัทบริหารคนได้ดี บริหารงบได้ดีแน่ ๆ แม้จะไม่ใช่ตัววันทุกอย่างในบริษัทก็ตาม แต่การทำทุกอย่างถูกต้องตามกระบวนการเสมอก็เป็นสิ่งที่ควรจะต้องทำ แม้กระทั่งการซื้อของชิ้นเล็ก ๆ แต่ถ้าซื้อเข้าองค์กรก็ต้องทำเรื่องการขอซื้อ การสั่งซื้ออยู่ดี
บทสรุป
เอกสาร PR และ PO เป็นสิ่งสำคัญที่บริษัทจะต้องมี ใบ PR จะเป็นใบขอสั่งซื้อซึ่งจะต้องบอกรายละเอียดก่อนว่าจะซื้ออะไรเข้าแผนกไหน จากนั้นค่อยหาใบเสนอราคาแต่ละที่มาเปรียบเทียบ พอเลือกได้แล้วว่าต้องการจะซื้อสินค้าหรือบริการของบริษัทไหนก็จะต้องใช้ใบ PO ที่ได้รับการเซ็นอนุมัติแล้วส่งไปยังบริษัทซัพพายเออร์นั้นได้เลย เป็นกระบวนการในการจัดซื้อที่มีการใช้เอกสารใบ PR และ PO อย่างถูกต้อง ไม่จำเป็นจะต้องเป็นบริษัทใหญ่เสมอไปที่จะใช้เอกสารใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อแบบนี้ จะเป็นธุรกิจขนาดเล็ก ขนาดกลางก็ใช้ได้เหมือนกัน เพราะจะทำให้ระบบภายในองค์กรเองก็มีระบบมากขึ้น เราจะใช้เงินบริษัทมาจ่ายอะไรตามใจเหมือนเงินส่วนตัวไม่ได้ ใครที่กำลังทำบริษัทอยู่อย่าลืมสนใจการทำและการใช้งานเอกสารทั้งสองแบบนี้ให้ดี📌Station Accout – เรารับทำบัญชีมาตรฐานสูงสุด™
เรื่องล่าสุด
