ระบบการจัดซื้อจัดจ้างที่มีประสิทธิภาพคือหัวใจสำคัญของการควบคุมภายใน (Internal Control) ของทุกองค์กร เอกสารสำคัญที่สุด 2 ฉบับที่ผู้ประกอบการและนักบัญชีต้องแยกแยะให้ชัดเจนคือ PR (Purchase Requisition) และ PO (Purchase Order) เพราะนอกจากจะช่วยป้องกันการทุจริตแล้ว ยังส่งผลโดยตรงต่อการวางระบบคุมค่าใช้จ่าย การรับรู้หนี้สิน และเอกสารประกอบการยื่นภาษีของกิจการ
1. PR (Purchase Requisition) คืออะไร?
PR หรือ ใบขอซื้อ คือเอกสารภายในองค์กรที่ออกโดยแผนกที่ต้องการใช้สินค้าหรือบริการ เพื่อแจ้งความประสงค์ไปยังแผนกจัดซื้อ เอกสารนี้เป็นเพียงขั้นตอนการร้องขอภายใน ยังไม่มีผลผูกพันทางกฎหมายหรือทางสัญญาใดๆ กับบุคคลภายนอก
จุดประสงค์หลักของ PR
- ตรวจสอบว่าสินค้า/บริการที่ขอซื้อมีความจำเป็นและอยู่ในงบประมาณที่อนุมัติไว้หรือไม่
- ตรวจสอบยอดสต็อกคงเหลือเพื่อป้องกันการสั่งซื้อซ้ำซ้อน
- ให้ผู้มีอำนาจอนุมัติ (Approver) ตรวจสอบรายการก่อนเข้าสู่วงจรการสั่งซื้อจริง
2. PO (Purchase Order) คืออะไร?
PO หรือ ใบสั่งซื้อ คือเอกสารภายนอกที่ออกโดยแผนกจัดซื้อ ส่งไปยังผู้ขาย (Vendor/Supplier) เพื่อยืนยันการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการตามข้อตกลง PO ถือเป็นสัญญาซื้อขายทางกฎหมายชนิดหนึ่งเมื่อผู้ขายทำการเซ็นรับรอง
จุดประสงค์หลักของ PO
- ยืนยันราคา จำนวน สเปกสินค้า เงื่อนไขการชำระเงิน และวันจัดส่งอย่างเป็นทางการ
- ใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงในการตรวจรับสินค้า (Goods Receipt) และการรับใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี
- เป็นเอกสารสำคัญที่สรรพากรใช้ตรวจสอบความมีอยู่จริงของการรายการค้า
หากกิจการต้องการจัดตั้งระบบบัญชีให้รัดกุมพร้อมรองรับการขยายตัว การวางโครงสร้างเอกสารร่วมกับผู้เชี่ยวชาญ รับทำบัญชี จะช่วยลดข้อผิดพลาดในวงจรจัดซื้อและลดความเสี่ยงจากการถูกประเมินภาษีย้อนหลังได้อย่างตรงจุด
3. ตารางเปรียบเทียบความแตกต่างระหว่าง PR และ PO
หัวข้อเปรียบเทียบ | PR (Purchase Requisition / ใบขอซื้อ) | PO (Purchase Order / ใบสั่งซื้อ) |
ลักษณะเอกสาร | เอกสารสื่อสารภายในองค์กร | เอกสารสัญญาภายนอกองค์กร |
ผู้ออกเอกสาร | แผนกผู้ต้องการใช้สินค้า/บริการ | แผนกจัดซื้อ (Procurement/Purchasing) |
ผู้รับเอกสาร | แผนกจัดซื้อ / ผู้มีอำนาจอนุมัติภายใน | ผู้ขายสินค้า หรือ ผู้ให้บริการ (Supplier) |
ผลผูกพันทางกฎหมาย | ไม่มีผลผูกพันทางกฎหมาย | มีผลผูกพันทางกฎหมายตามสัญญาซื้อขาย |
ผลกระทบทางบัญชี | ไม่มีการบันทึกรายการทางบัญชี | เป็นภาระผูกพัน (Commitment) นำไปกระทบยอดตอนรับสินค้า |
เอกสารแนบประกอบ | ใบเสนอราคา (Quotation) เพื่อประกอบการอนุมัติ | PR ที่อนุมัติแล้ว, ใบเสนอราคา, สัญญาซื้อขาย |
4. ผลกระทบของ PR และ PO ต่อวงจรบัญชีและภาษีอากร
ในการทำบัญชีและภาษีตามเกณฑ์คงค้าง (Accrual Basis) เอกสาร PR และ PO ไม่ถือเป็นใบเสร็จหรือใบกำกับภาษี ดังนั้นจึงยังไม่เกิดการบันทึกรับรู้รายจ่ายหรือภาษีซื้อในขั้นตอนออก PR/PO อย่างไรก็ตาม PO เป็นหลักฐานสำคัญที่ กรมสรรพากร ตรวจสอบเพื่อยืนยันว่า “รายจ่ายนั้นเกิดขึ้นเพื่อการดำเนินงานของกิจการจริง” ตามมาตรา 65 ตรี (13) แห่งประมวลรัษฎากร
5. ตัวอย่างเคสการบันทึกบัญชี (Journal Entries)
เพื่อให้เห็นภาพการเชื่อมโยงจาก PO เข้าสู่ระบบบัญชีอย่างชัดเจน ตัวอย่างการบันทึกรายการ 2 กรณี มีดังนี้:
เคสที่ 1: การสั่งซื้อวัตถุดิบสินค้าพร้อมภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT 7%)
บริษัท ออก PO สั่งซื้อวัตถุดิบมูลค่า 100,000 บาท (ยังไม่รวม VAT 7%) เมื่อผู้ขายนำส่งสินค้าพร้อม ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) นักบัญชีจะบันทึกรายการดังนี้:
ผังบัญชี (Account Title) | เดบิต (Debit) | เครดิต (Credit) |
Dr. ซื้อวัตถุดิบ (Raw Materials) | 100,000 |
|
Dr. ภาษีซื้อ (Input VAT) | 7,000 |
|
Cr. เจ้าหนี้การค้า (Accounts Payable) |
| 107,000 |
(บันทึกรับสินค้าและเจ้าหนี้การค้าตาม PO และใบกำกับภาษี)
(หมายเหตุ: หากกิจการยังไม่ได้จดภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถรับบริการ รับจด Vat เพื่อวางระบบภาษีซื้อ-ภาษีขายให้ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น)
เคสที่ 2: การสั่งจ้างบริการและตัดภาษี ณ ที่จ่าย (Withholding Tax)
บริษัท ออก PO สั่งจ้างทำระบบไอที มูลค่า 50,000 บาท (VAT 7%) มีหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% ตามกฎหมาย เมื่อได้รับใบบริการและใบกำกับภาษี บันทึกดังนี้:
ผังบัญชี (Account Title) | เดบิต (Debit) | เครดิต (Credit) |
Dr. ค่าบริการทำระบบ (Service Fee) | 50,000 |
|
Dr. ภาษีซื้อ (Input VAT) | 3,500 |
|
Cr. ภาษีหัก ณ ที่จ่ายค้างจ่าย (Withholding Tax Payable – 3%) |
| 1,500 |
Cr. เจ้าหนี้การค้า (Accounts Payable) |
| 52,000 |
(บันทึกค่าบริการและหักภาษี ณ ที่จ่ายตามข้อตกลงใน PO)
เมื่อถึงสิ้นปี การตรวจสอบรายการรับรู้หนี้สินและค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะต้องถูกสรุปอย่างแม่นยำเพื่อยื่นงบการเงิน กิจการที่ต้องการความถูกต้องสูงสุดสามารถเลือกใช้บริการ รับปิดงบบัญชี โดยนักบัญชีมืออาชีพ
6. ตารางเปรียบเทียบการจัดเก็บเอกสาร PR และ PO สำหรับสรรพากร
ประเภทเอกสาร | ระยะเวลาจัดเก็บที่แนะนำ | ข้อควรระวังทางภาษี |
PR (ใบขอซื้อ) | อย่างน้อย 5 ปี | ต้องมีลายเซ็นผู้อนุมัติตาม อำนาจดำเนินการ (Authority Matrix) |
PO (ใบสั่งซื้อ) | อย่างน้อย 5-10 ปี | เลขที่ PO ต้องตรงกับใบแจ้งหนี้/ใบส่งของ และระบุเงื่อนไขราคาสินค้าชัดเจน |
7. FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ PR และ PO
Q1: ออก PO แล้ว สามารถยกเลิกได้หรือไม่?
ตอบ: สามารถยกเลิกได้หากทั้งสองฝ่ายยินยอม แต่หากผู้ขายได้เริ่มดำเนินการผลิตหรือส่งมอบสินค้าบางส่วนตาม PO แล้ว การยกเลิกอาจมีผลผูกพันทางกฎหมายที่ต้องชดเชยค่าเสียหายตามข้อตกลงใน PO
Q2: ธุรกิจขนาดเล็ก จำเป็นต้องมีทั้ง PR และ PO หรือไม่?
ตอบ: หากเป็นธุรกิจขนาดเล็กที่มีเจ้าของอนุมัติการสั่งซื้อคนเดียว สามารถข้ามขั้นตอน PR และออก PO ได้ทันที แต่สำหรับองค์กรที่มีหลายแผนก ควรมี PR เพื่อคุมงบประมาณภายใน
Q3: PO ใช้เป็นใบกำกับภาษีได้หรือไม่?
ตอบ: ไม่ได้ PO เป็นเพียงเอกสารสั่งซื้อ ไม่สามารถนำมาใช้เคลมภาษีซื้อหรือใช้เป็นหลักฐานการชำระเงินทางภาษีได้ ต้องใช้ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปตามมาตรา 86/4 เท่านั้น
Q4: สรรพากรจะเรียกตรวจ PR และ PO ในกรณีใดบ้าง?
ตอบ: สรรพากรมักเรียกตรวจ PO เมื่อมีการขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT Refund) หรือเมื่อสงสัยว่ารายการบันทึกค่าใช้จ่ายนั้นเป็น “ค่าใช้จ่ายต้องห้าม” เพื่อพิสูจน์ว่าเกิดการซื้อขายจริงในดำเนินธุรกิจ
เรื่องล่าสุด
