สรุปบัญชีเบื้องต้นให้เข้าใจง่ายๆ

บัญชีเบื้องต้น

เชื่อว่าทุกคนรู้จักคำว่า บัญชีเบื้องต้น มาบ้างแล้ว เพราะในชีวิตประจำวันของเรามักจะเกี่ยวข้องกับมันอยู่เสมอ ใช้ในการจัดระเบียบเรื่องการเงินและหากใครทำธุรกิจด้วยแล้วล่ะก็สิ่งนี้สำคัญมาก ๆ ต่อการทำบัญชีการเงิน นอกจากจะช่วยจัดสรรเรื่องงบ ทุนแล้วคุณยังสามารถทราบถึงผลประกอบการของกิจการของคุณอีกด้วย บวกกับบอกได้ถึงการพัฒนาว่าครั้งอดีตกับปัจจุบันต่างกันหรือดีขึ้นอย่างไร วันนี้เราจึงจะมาขยายความให้เข้าใจมากขึ้น

ความรู้ บัญชีเบื้องต้น สิ่งแรกที่คุณต้องทราบคือความหมาย การบัญชีหรือในภาษาอังกฤษเรียกว่า Book Keeping คือ การบันทึกและสรุปผลโดยการจำแนกข้อมูลต่าง ๆ เกี่ยวกับสถานการณ์เงิน ซึ่งมีประโยชน์กับหลายคนหรือผู้ที่ทำกิจการนั้น 

สารบัญ
    Add a header to begin generating the table of contents

    เข้าใจมากขึ้นกับความหมาย บัญชีเบื้องต้น

    สำหรับใครที่ยังไม่เข้าใจหรือนึกภาพไม่ออกว่าบัญชีคืออะไร วันนี้เราจะมาบอกความหมายแบ่งเป็นข้อย่อย จะทำให้คุณเข้าใจมากขึ้น ดังนี้

    1.บัญชีเบื้องต้น เป็นขั้นตอนการเก็บรวบรวมข้อมูลพร้อมเก็บหลักฐาน เช่น เก็บใบเสร็จที่มีการซื้อหรือขาย

    2.การจดบันทึกลงในสมุดบัญชีรายวัน ซึ่งจะบอกรายการว่าในแต่ละวันใช้จ่ายอะไรไปบ้างพร้อมราคา 

    3.รายการบัญชีต้องใส่หน่วยเงินด้วย เช่น บาท ดอลลาร์ เป็นต้น ราคาที่ลงรายละเอียดนั้นจะมีค่าคงที่ แม้ค่าเงินนั้นจะมีการเปลี่ยนแปลงก็ตาม

    4.แยกประเภท บัญชีเบื้องต้น โดยการจัดหมวดหมู่ เพื่อดูยอดคงเหลือ เช่น สินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ และค่าใช้จ่าย 

    5.ผลการสรุปข้อมูลทางการเงิน เรียกว่า งบการเงิน  (Financial Statement) ประกอบด้วย 5 ส่วนคือ

                      5.1 งบกำไรขาดทุน

                      5.2 งบดุล

                      5.3 งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของผู้ถือหุ้น

                      5.4 งบกระแสเงินสด

                      5.5 หมายเหตุประกอบงบการเงิน

    การทำบัญชีมีวัตถุประสงค์เพื่ออะไร

    ความสำคัญของ บัญชีเบื้องต้น ไม่ว่าจะทำธุรกิจหรือไม่ก็ตามล้วนมีความสำคัญ ซึ่งมีวัตถุประสงค์แยกได้ 2 หัวข้อใหญ่คือ กิจการและชีวิตประจำวัน ดังนี้

    วัตถุประสงค์ทำบัญชีของกิจการ

    1. เพื่อให้เจ้าของกิจการทราบถึงสถานะการเงินเพื่อควบคุมการใช้เงิน เพราะเป็นผู้มีอำนาจสูงสุดในการดำเนินกิจการ แม้ว่าจะมีหุ้นส่วนด้วยก็ตาม        
    2. เพื่อให้เจ้าของได้ทราบถึงว่ากิจการมีผลกำไรหรือขาดทุน อย่างไรบ้าง เพื่อหาแนวทางการแก้ไขและพัฒนา
    3. เพื่อให้ทราบสถานะทางการเงินว่ามีปัญหาหรือไม่อย่างไร โดยคุณสามารถกลับไปดูข้อมูลเก่าเพื่อเปรียบเทียบ เชื่อว่าคุณจะพบทางออกอย่างแน่นอน
    4. เพื่อบันทึกอย่างมีระบบโดยการจำแนกประเภทก่อนและหลังตามลำดับ 

    วัตถุประสงค์ทำบัญชีของชีวิตประจำวัน

    1.เพื่อดูสถานะทางการเงินของตัวเองว่ามีรายรับและรายจ่ายเท่าไหร่

    2.เพื่อดูรายการที่จ่ายว่ามีความจำเป็นหรือไม่

    3.เพื่อจัดสรรการเงินให้มีระเบียบมากขึ้น

    4.เพื่อให้มีเงินเก็บเพราะการทำบัญชีนั้นจะทำให้คุณใช้เงินเป็นระบบมากขึ้น

    ประโยชน์ของการบัญชีกับธุรกิจ

    แม้จะเป็นเพียงการทำ บัญชีเบื้องต้น ก็ตาม ยังสามารถทำให้คุณทราบได้ถึงสถานะว่าตอนนี้ธุรกิจของคุณนั้นอยู่ในระดับใด ประสบความสำเร็จไปมากน้อยแค่ไหน รู้แบบนี้คุณจะต้องเริ่มวางแผนเพื่อพัฒนาให้ดีกว่าเดิม เพื่อให้มีกำไรจากการประกอบเพิ่มมากขึ้น พร้อมกับควบคุมค่าใช้จ่ายที่จำเป็นและไม่จำเป็น ทั้งหมดที่เรากล่าวไปนั้นล้วนมีประโยชน์ต่อกิจการอย่างมาก คุณจึงต้องให้ความใส่ใจเป็นพิเศษ โดยการจ้างสำนักงานบัญชีมาโดยเฉพาะ เพื่อให้ทราบผลประกอบการชัดเจนขึ้น ข้อมูลทางการบัญชีเป็นประโยชน์ต่อผู้บริหาร ช่วยในการกำหนดนโยบายในการวางแผนและช่วยในการตัดสินใจต่าง ๆ ในการบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

    บัญชีเบื้องต้น สำคัญอย่างไรกับผู้บริหาร

    การเป็นผู้บริหารไม่ได้มีเพียงหน้าที่ดุแลพนักงานให้อยู่ภายใต้กฎเกณฑ์เท่านั้น แต่ยังต้องศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับ บัญชีเบื้องต้น ด้วยเพราะข้อมูลทางบัญชีที่มีการจดบันทึกไว้ด้วยพนักงานฝ่ายนี้โดยเฉพาะ สามารถทำให้คุณทราบถึงสถานะปัจจุบันว่าดำเนินการไปอย่างไรแล้ว ลองนึกภาพหากคุณไม่เคยเปิดบัญชีดูเลย การเงินของคุณจะต้องมีปัญหาอย่างแน่นอน วันนี้เราจึงจะมาบอกความสำคัญให้คุณได้เข้าใจมากกว่าเดิม ดังนี้ 1.ผู้บริหารจะสามารถทราบได้ถึงความก้าวหน้าธุรกิจตัวเอง ว่าตลอดระยะที่ดำเนินกิจการมามีการพัฒนาไปอย่างไร ด้านไหนบ้าง ซึ่งบัญชีก็เป็นตัวที่สามารถบอกได้เช่นกัน 2.ทำให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบถึงผลประกอบการและมีการตัดสินใจร่วม เพื่อให้กิจการดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ 3.ทำให้ผู้บริหารทราบถึงปัญหาหรือข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นภายในกิจการ บัญชีเบื้องต้น จึงถือเป็นข้อมูลนำแนวทางในการปรับปรุงการดำเนินงานกิจการในอนาคต 4.ทำให้ผู้บริหารรู้จักการจัดการกับต้นทุนที่เพิ่มมากขึ้นและควบคุม อาจส่งผลต่อการดำเนินกิจการในอนาคต

    ใครบ้างที่จำเป็นต้องรู้ข้อมูล บัญชีเบื้องต้น

    -ผู้ถือหุ้น (Stockholder) คือคนที่นำเงินมาลงทุนทำกิจการนั้น ๆ ร่วมกับบุคคลอื่นไม่ว่าจะเป็นเงินสดหรือสิ่งของก็ตาม ดังนั้นผู้ถือหุ้นจึงมีความจำเป็นต้องทราบถึงสถานะการเงิน

    -เจ้าหนี้ (Creditor) บุคคลที่มีอำนาจให้กู้ยืนเงินมาดำเนินธุรกิจ ฉะนั้นเขาจึงมีสิทธิทราบข้อมูลเกี่ยวกับบัญชี 

    -ผู้บริหาร (Management Team) เป็นผู้ที่ได้รับผลตอบแทนฉะนั้นจึงเป็นคนที่จะต้องวทราบข้อมูลนี้มากกว่าคนอื่น พร้อมกับหาทางแก้ไข 

    -พนักงาน (Employee) แม้พวกเขาจะเป็นเพียงพนักงานแต่ก็สามารถทราบถึงผลประกอบการณ์เช่นกัน เพื่อสามารถคาดการณ์อนาคตว่าจะได้รับการขึ้นเงินเดือนหรือโบนัสหรือไม่

    -ลูกค้า (Customerจะเป็นการรับข้อมูลในรูปแบบการบริการ เช่น หากสั่งของกับบริษัทนั้น ๆ ไปแล้วยังไม่ได้รับหรือช้ามาก อาจทำให้ลูกค้าเกิดความสงสัยว่าสถานะทางการเงินหรือต๊อกสินค้ามีปัญหา แน่นอนส่งผลต่อความเชื่อถืออย่างแน่นอน

    บัญชีเบื้องต้น กับชีวิตประจำวัน

    หากใครอยากประสบความสำเร็จทางการเงิน จะต้องให้ความสำคัญกับ บัญชีเบื้องต้น เพราะมีนจะเป็นตัวช่วยที่สามารถทำให้คุณจัดแจงรายรับและรายจ่ายของตัวเองหรือครอบครัวได้ หากคุณมองว่าไม่สำคัญการเงินในอนาคตของคุณจะมีปัญหาอย่างแน่นอน ฉะนั้นเราไปดูวิธีการเริ่มต้นทำบัญชีกัน เพื่อให้เดือนนี้ไม่ช็อตหรือขัดสน

    1.จดบันทึกสม่ำเสมอ ไม่ว่าคุณจะใช้จ่ายหรือมีรายได้เสริมจากช่องทางใดก็ตามควรที่จะจดบันทึกอย่างละเอียด เพราะจะทำให้คุณสามารถบริหารเงินและวิเคราะห์ความจำเป็นต่อรายจ่ายนั้น ๆ ว่าส่งผลอย่างไรต่อสถานการณ์การเงินของคุณ ซึ่งมันส่งผลต่อสถานะทางการเงินของคุณโดยตรงเพื่อให้คุณไม่ใช้เงินเกินงบที่วางไว้ในแต่ละเดือนหรือแต่ละวัน 

    2.บัญชีเบื้องต้น จดบันทึกแบบแยกประเภท การแยกประเภทจะทำให้การเงินมีระเบียบและเห็นภาพชัดมากขึ้น สามารถมองเห็นความไม่จำเป็นที่ใช้จ่ายไป เช่น การไปจ่ายตลาดทั้งเดือนนั้นเป็นอย่างไร จ่ายไปเท่าไหร่ มีการช้อปปิ้งสิ่งไม่จำเป็นบ่อยแค่ไหน ซึ่งเมื่อจดแล้วก็ต้องกลับมาย้อนดูว่าสิ่งไหนควรตัดออก เพื่อลดรายจ่ายสิ่งที่จะส่งผลกระทบต่อการเงิน 

    3.สรุปบัญชีทุกเดือน  เมื่อมีการจดบันทึกก็ต้องมีการสรุปด้วยว่าที่ผ่านมานั้นใช้จ่ายอะไรไปบ้าง หากคุณมีระเบียบในการจดมากเท่าไหร่ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นก็จะลดลงและทำให้คุณสามารถวางแผนการเงินในช่วงเดือนหน้าได้ดีขึ้น ที่สำคัญเมื่อคุณนำมาหักลบกันแล้วจำนวนเงินในแต่ละประเภทนั้นติดลบ หรือพอดีลงตัวหรือไม่ หากมีเงินเก็บด้วยถือเป็นการดี 

    บทสรุป

    บัญชีเบื้องต้น ที่เรากล่าวไปทั้งหมดนั้นจุดประสงค์หลักก็เพื่อบริหารเงินออกมาให้ดีที่สุดไม่ว่าจะเป็นเจ้าของกิจการกับการทำบัญชี เพื่อดูสถานการณ์ดำเนินธุรกิจว่าติดขัดหรือมีปัญหาเรื่องใด รายจ่ายที่เข้ามานั้นเป็นอย่างไรต้นทุนเพิ่มขึ้นหรือไม่ ทั้งหมดสามารถไปดูในบัญชีได้ หรือถ้าคุณเป็นเพียงมนุษย์เงินเดือนทั่วไปไม่ได้มีการประกอบธุรกิจเสริมใด ๆ การทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำคัญไม่แพ้กัน ซึ่งมันก็คือการทำ บัญชีเบื้องต้น ที่ไม่ว่าใครก็ต้องมีความรู้เรื่องนี้และนำไปใช้ หากคุณคิดว่าการทำบัญชีนั้นส่วนใหญ่จะต้องเป็นคนที่ทำกิจการเท่านั้น ความจริงแล้วไม่ใช่เลย เพราะหากตัวคุณยังต้องยุ่งเกี่ยวกับเงินและยังต้องใช้จ่ายเงินอยู่ บัญชีเป็นเรื่องที่ไม่ควรมองข้ามหากอยากให้การใช้ชีวิตมีระเบียบและคุณภาพมากขึ้น