9 วิธีการทวงเงินขั้นเทพสำหรับนักบัญชีโดยเฉพาะ

ทวงเงิน

เมื่อพูดถึงหน้าที่ของอาชีพผู้ทำบัญชีแบ่งได้เป็น 2 ลักษณะการทำงานหรือ 2 ฝ่ายเรียกแบบเข้าใจง่ายคือฝ่ายบัญชีรับที่มีหน้าที่ในการทวงถามหนี้ “ทวงเงิน” กับฝ่ายบัญชีจ่ายคือทำหน้าที่ด้านการจ่าย ซึ่งแต่ละฝ่ายก็มีหน้าที่การทำงานแตกต่างกันรวมไปถึงความยากง่ายในการทำงานที่ไม่เหมือนกันด้วย ในบทความนี้เราจะเจาะจงไปที่คนที่ทำงานเป็นฝ่ายบัญชีงานรับหรือเป็นงานที่ต้องทวงเงิน วางบิล เก็บเงินรวมถึงวิเคราะห์ลูกหนี้ที่ค้างชำระ นอกจากนั้นบางองค์กรจะพบว่าเป็นฝ่ายที่ต้องตรวจสอบเครดิตลิมิตว่าสามารถตั้งสำรองหนี้สูญได้เท่าไหร่หากว่าลูกหนี้ไม่ยอมชำระตามกำหนดจริง ๆ หรือเลื่อนชำระบ่อยจนไม่มีทีท่าว่าจะได้รับเงินคืน อย่างไรก็ตามในภาวะเศรษฐกิจย่ำแย่ปัญหาลูกหนี้ไม่จ่าย จ่ายช้าหรือประวิงเวลาเลื่อนนัดจ่ายเงินวันแล้ววันเล่าก็ยังไม่จ่ายมากแบบนี้ที่มีการแชร์ว่าต้องคอยทวงถามหนี้หรือทำให้เกิดเป็นอาชีพทวงหนี้ ทำให้นักบัญชีต้องทำงานหนักขึ้นเพื่อเรียนรู้เทคนิควิธีในการทวงเงินขั้นเทพ ทำแล้วได้เงินไวขึ้น หากคุณเป็นคนหนึ่งที่สนใจในอาชีพนี้หรือทำอาชีพนี้อยู่แล้วอยากมีวิธีในการทวงเงิน 9 วิธีที่เรานำมาแชร์เป็นสาระความรู้ช่วยคุณได้ ทั้งนี้ก็เพื่อให้ได้รับเงินตามกำหนดและรักษาภาพลักษณ์ขององค์กรหรือบริษัทนั้น ๆ ที่เป็นเจ้าหนี้ รวมถึงไม่ทำให้ลูกหนี้กลายเป็นศัตรูที่จะทำให้เกิดปัญหาบานปลายในอนาคตเหมือนเช่นในข่าวสารทุกวันนี้ที่การทวงหนี้หรือการแค้นเจ้าหนี้ก่อให้เกิดการกระทำที่รุนแรงต่อกัน

1.สอบถามทวงเงินด้วยความสุภาพ

เป็นวิธีการทวงเงินที่สามารถสร้างความสัมพันธ์อันดีกับลูกค้าและยังทำให้ลูกค้าเกิดความรู้สึกสบายใจไม่ตัดสายโทรศัพท์ก่อนจะได้ชี้แจงการทวงเงิน โดยคุณสามารถเข้าเรื่องได้เลยว่าโทรมาเพื่อขออนุญาตแจ้งวันที่ครบกำหนดชำระ แจ้งรายละเอียดทั้งหมดอย่างสุภาพ ไม่ว่าจะเป็นการใช้น้ำเสียงหรือการส่งจดหมายแจ้งทวงถาม

2.สอบถามถึงปัญหาที่เกิดขึ้น

เมื่อใกล้ถึงกำหนดชำระหรือเลยกำหนดชำระแล้วแต่ไม่มีการจ่ายเงิน นักบัญชีต้องสอบถามถึงปัญหาที่เกิดขึ้น ในกรณีที่ค้างชำระมาหลายงวดหรือเลื่อนบ่อย สิ่งสำคัญจะต้องได้คำตอบจากทางลูกค้าเกี่ยวกับเหตุผลในการค้างจ่าย เหตุผลที่ต้องทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้นว่าทำไมจึงมีการจ่ายเงินล่าช้าเพื่อที่นักบัญชีจะได้นำไปพิจารณาในการที่จะสามารถยื่นข้อเสนอใหม่ที่ช่วยให้ลูกหนี้จ่ายหนี้ง่ายขึ้นและทำให้การทวงเงินราบรื่น

3.แนะนำช่องทางที่จะทำให้การจ่ายเงินเป็นเรื่องง่ายขึ้น

เมื่อเห็นว่าลูกหนี้เพิ่งจะมีการชำระช้าในบางงวดหรือลูกหนี้บางรายจ่ายเงินช้าเพราะติดปัญหาช่องทางในการจ่ายไม่สะดวก เช่น อยู่ในช่วงย้ายบ้านไม่สามารถรับเอกสารทางไปรษณีย์ได้ นักบัญชีสามารถใช้เทคนิคเสนอหรือแนะนำช่องทางในการจ่ายเงินอื่น ๆ เพื่ออำนวยความสะดวกสบายและเป็นการทวงเงินอย่างสุภาพและมีเหตุผล

4.ต้องให้เกียรติลูกหนี้เสมอในการทวงเงิน

เป็นวิธีการทวงหนี้ที่นักบัญชีหลายคนต้องทำเพราะการให้เกียรติจะทำให้เข้าถึงลูกหนี้ง่ายขึ้น เช่น ลูกหนี้จะรับโทรศัพท์ตลอด ไม่หนีหาย นอกจากจะทำให้คุณได้เงินแล้วไม่ทำให้เกิดความบาดหมางต่อกันอีกด้วยเพราะอย่าลืมว่าลูกหนี้อาจเป็นลูกค้าเราในอนาคต ซึ่งการให้เกียรติทำได้ง่ายคือการไม่ขู่เข็ญ ไม่ใช้ถ้อยคำหยาบคาย ที่สำคัญต้องไม่ขู่ว่าจะประจานลงโซเชียลเพราะในยุคออนไลน์นี้มักจะทำให้มีหลายคนเลือกใช้การทวงหนี้ด้วยวิธีการขู่ทำให้เกิดความอับอาย ซึ่งไม่แน่ว่าอาจจะส่งผลเสียต่อบริษัทหรือนักบัญชีเองด้วย เรียกว่าเป็นการให้เกียรติลูกหนี้ทั้งต่อหน้าและลับหลังนั่นเอง

5.มีกำหนดเวลาที่สมเหตุสมผล

วิธีนี้เป็นวิธีการทวงเงินที่เหมาะกับผู้ที่ค้างชำระมาสักระยะและมีการผัดวันประกันพรุ่งบ่อย นักบัญชีสามารถกำหนดเวลาในการชำระเงินที่สมเหตุสมผลได้ ซึ่งวิธีนี้จะช่วยให้ลูกหนี้รู้สึกมีเวลาในการเตรียมเงิน ไม่ทำให้รู้สึกกดดันจนเกินไป นักบัญชีจะต้องเสนอกำหนดเวลาที่สมเหตุสมผลนั่นหมายความว่าจะต้องไม่บอกให้จ่ายภายในวันนี้หรือพรุ่งนี้ จะต้องกำหนดเวลาที่เป็นได้ด้วย นอกจากนั้นจะต้องแจ้งด้วยว่าในครั้งหน้าจะขอติดตามและทวงถามอีกครั้งหากยังไม่ได้รับการชำระเงินตามกำหนดพร้อมทั้งพิจารณายอดเงินด้วยว่าเป็นจำนวนที่สามารถจะหาได้ทันตามกำหนดหรือไม่

6.ทวงเงิน นัดชำระครั้งต่อไปจะต้องมีเงื่อนไข ชี้แจงอย่างสุภาพ

วิธีทวงถามเงินที่จะทำให้ลูกหนี้ไม่นิ่งนอนใจคือแจ้งเงื่อนไขด้วยว่าหากไม่มีการจ่ายชำระจะมีมาตรการใดบ้างซึ่งจะต้องแจ้งอย่างสุภาพไม่มีการใช้น้ำเสียงข่มขู่ที่จะทำให้ลูกหนี้เกิดความรู้สึกว่าโดนขู่ ทั้งนี้ต้องรู้ให้แน่ชัดเกี่ยวกับประวัติการชำระเงินของลูกหนี้ด้วยเพื่อนำมาใช้ในการพิจารณาว่าสามารถเลื่อนกำหนดชำระได้อย่างไร

7.ทวงเงินแล้วจะต้องมีข้อเสนอที่ดีในกรณีหากจ่ายเงินตรงเวลา

เป็นการเสนอที่เป็นแรงจูงใจให้ลูกหนี้อยากจะจ่ายเงินไวขึ้น เช่น มีส่วนลดหากว่าจ่ายเงินตรงเวลา ทำให้ลดภาระหนี้หรือทำให้เกิดความรู้สึกถึงความคุ้มค่าเมื่อชำระไว ทั้งนี้ต้องเป็นการให้ส่วนลดที่มั่นใจแล้วว่าไม่ทำให้เกิดการขาดทุน

8.ให้บริษัทเอ้าท์ซอสหรือทำหน้าที่ทวงถาม

หากพบปัญหาในการทวงเงินแล้วยังไม่ได้ผลหรือติดต่อยาก การจ้างบริษัทเอ้าท์ซอสหรือมืออาชีพในการทวงถามเป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่ช่วยให้ได้เงินไวขึ้น แต่ควรเก็บไว้เป็นทางออกสุดท้ายในการทวงถามเงินดีกว่าเพราะทำให้มีค่าใช้จ่ายเพิ่ม

9.ใช้สัญญาเป็นเหตุผล

เมื่อต้องทวงเงินให้นักบัญชีอ้างถึงเอกสารสัญญาได้เลยโดยเฉพาะในกรณีที่มีการค้างจ่ายนาน ทำให้ลูกหนี้ไม่รู้สึกว่าโดนเอารัดเอาเปรียบเพราะทุกอย่างว่าด้วยสัญญา มีสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรที่ทำให้เป็นเหตุผลว่าทำไมต้องจ่ายเงินให้ตรงเวลา นักบัญชีเพียงทำตามหน้าที่อย่างดีที่สุดเท่านั้น เพราะอย่างไรก็ตามเมื่อถึงที่สุดแล้วจะต้องทำให้ลูกหนี้เกิดความรู้สึกว่าจำเป็นและเร่งด่วน การมีสัญญาย่อมเป็นการทวงเงินที่ถูกต้องไม่ผิดกฎหมายอย่างแน่นอน
ทั้งหมดนี้เป็น 9 วิธีการทวงเงินขั้นเทพสำหรับนักบัญชีโดยเฉพาะ หากคุณเป็นนักบัญชีที่อยากมีวิธีทวงเงินได้ผลสามารถเลือกนำไปใช้ในการเจรจาทวงเงินได้เลย จะเห็นว่าแต่ละวิธีเน้นไปที่การมอบความสุภาพเพื่อไม่ทำให้เกิดความบาดหมางและนำไปสู่ปัญหาการหนีหนี้หรือต่อว่าลงโลกออนไลน์ให้เกิดความเข้าใจผิดและทำให้แบรนด์เสียชื่อเสียง อย่างไรก็ตามแต่ละวิธีจะต้องพิจารณาให้ถี่ถ้วนว่าวิธีใดเหมาะใช้ในช่วงเวลาไหน แน่นอนว่านักบัญชีจะต้องทำการบ้านเกี่ยวกับลูกหนี้คนดังกล่าวก่อนที่จะติดตามทวงเงิน

สร้างทัศนคติเกี่ยวกับการทวงเงินว่าเป็นหน้าที่ที่ต้องทำอย่างสุจริต

หมดยุคที่ใช้วิธีทวงเงินแบบผิดกฎหมายโดยใช้การขมขู่ เพราะนักบัญชีสามารถทำหน้าที่ทวงเงินได้อย่างสุภาพ โดยหากคุณทำงานนี้ขอให้เริ่มต้นจากการสร้างทัศนคติเกี่ยวกับการทวงเงินว่าเป็นหน้าที่ที่ต้องทำอย่างสุจริต การสร้างทัศนคตินี้จะทำให้นักบัญชีขั้นเทพสามารถควบคุมอารมณ์และสติตนเองได้ไม่ให้ตอบโต้โดยใช้วาจาไม่สุภาพในกรณีที่มีการด่าทอจากลูกหนี้ ดังนั้นเพื่อให้การทวงเงินลุล่วงไปได้ด้วยดี 9 วิธีการทวงเงินขั้นเทพสำหรับนักบัญชีโดยเฉพาะเป็นวิธีที่ดีที่สุด

บทสรุป

นักบัญชีหลายคนที่กำลังต้องการหาวิธีในการทวงเงินขั้นเทพเมื่อรู้แบบนี้แล้วลองนำ 9 วิธีข้างต้นไปใช้ในการทวงเงิน เคล็ดลับในการทวงเงินอีกเล็กน้อยที่ควรรู้คือนักบัญชีขั้นเทพจะต้องเรียนรู้ลักษณะนิสัยของลูกหนี้ด้วยเพื่อใช้การเจรจาที่เหมาะสมกับลูกหนี้คนดังกล่าว เพราะแน่นอนว่าลูกหนี้แต่ละคนมีนิสัยแตกต่างกันซึ่งหากต้องการให้การทวงเงินเป็นไปได้ด้วยดีคือสิ่งสำคัญไม่ว่าจะชี้แจงเรื่องใดก็ตามนักบัญชีจะต้องสวมบทบาทเป็นนักพูดหรือนักขายที่เจรจาต่อรองอย่างชาญฉลาด รู้จักเลือกใช้น้ำเสียงในการพูดคุยกับลูกหนี้แต่ละราย เพียงเท่านี้การทวงเงินก็จะเป็นเรื่องง่ายขึ้นอีกระดับ ช่วยให้การทำงานของนักบัญชีประสบความสำเร็จลูกหนี้จ่ายเงินครบมากขึ้น