ในการทำธุรกิจหลายอย่างจะต้องมีการใช้“ใบส่งของ”เพราะว่ามันเป็นเหมือนเอกสารสำคัญอย่างหนึ่งที่แสดงให้เห็นว่าสินค้านั้น ๆ ได้มีการจัดส่งตามที่ได้ตกลงกันเอาไว้แล้ว ส่วนใหญ่จะเป็นพวกธุรกิจจดทะเบียนบริษัทที่มีการซื้อมา ขายไปในรูปแบบต่าง ๆ มันเป็นอีกหนึ่งเอกสารที่มีเอาไว้เวลาทำงาน เพราะหากไม่มี หาย ไม่เรียบร้อย อาจส่งผลเสียทำให้ไม่ได้รับเงินได้เหมือนกัน จะเป็นสินค้าแบบขายเน้นทำดรอปชิป ทำการพรีออเดอร์ การฝากขาย การทำแบบไหนก็ตามที่มีการซื้อขายสินค้าใบส่งของก็ย่อมเป็นสิ่งที่จะต้องทำและได้ใช้แน่นอน บทความนี้ชวนทุกคนมาทำความรู้จักให้มากขึ้นว่าเอกสารชนิดนี้คืออะไร
ทำธุรกิจต้องรู้จักใบส่งของว่าใช้ทำอะไร มีความสำคัญอย่างไร
ใครที่ทำธุรกิจค้าขายอยู่บ้าง ที่มีการจัดซื้อสินค้า ซื้อของต่าง ๆ อยู่เสมอ จะบอกว่าไม่มีการใช้ใบส่งของและไม่เคยเห็นมาก่อนนั้น บางทีภายภาคหน้ามันอาจจะส่งผลให้ธุรกิจของคุณเกิดปัญหาขึ้นมาได้ บ้างก็อาจจะเรียกว่าใบส่งสินค้า ในความหมายคืออันเดียวกัน สำหรับใครที่ยังใหม่ในเรื่องนี้แนะนำว่าควรหาข้อมูลและทำความเข้าใจให้ดีเพราะมันสำคัญมาก ใบส่งของ (Delivery Note) ถือเป็นเอกสารสำคัญมากอย่างหนึ่งที่เราจะออกตอนที่จะมีการส่งสินค้าหรือบริการ ให้กับทางลูกค้านั่นเอง หากไม่มีเราอาจจะไม่ได้รับเงินกลับมานะ มันจะต้องใช้ทุกครั้งที่ส่ง
อีกทางหนึ่งคือหากเรามีการรับสินค้าจากรายอื่น หรือซื้อของจากที่ไหนเราจะได้รับใบส่งของเสมอ ไม่มีไม่ได้หากไม่มีจะต้องถามหาก่อนจะทำการจ่ายเงิน เพราะว่าใบนี้จะเป็นเหมือนกับหลักฐานที่บอกว่าเราได้รับของแล้วจริง ๆ ในกรณีที่เราเป็นผู้ส่งของ ใบนี้ก็บอกได้ว่านี่คือหลักฐานว่าเราส่งสินค้าเรียบร้อยครบถ้วนตามกำหนดแล้ว ซึ่งจะต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องตรงกันระหว่างสินค้ากับรายละเอียดรายการในเอกสารด้วยว่าตรงกันไหม
เอกสารใบส่งของที่ถูกต้องจะต้องประกอบด้วยข้อมูลอะไร
สำหรับคนที่ยังไม่เคยทำงานเกี่ยวกับเอกสารด้านการส่งของ รับของ ความคุ้นเคยในเอกสารอาจยังไม่มี เพื่อให้เกิดความถูกต้องจริง ๆ ในใบส่งของนั้นจะต้องมีข้อมูลครบทุกส่วน สามารถทำตามได้ทีละส่วนได้เลย แล้วมันจะออกมาเป็นใบส่งสินค้าที่สามารถนำไปใช้งานจริง ๆ ได้ แต่ละส่วนมีอะไรบ้างดังนี้
- ส่วนแรกจะเป็นหัวของเอกสาร ให้ระบุว่าเป็นเอกสารอะไร ในเอกสารนี้ก็ให้ระบุว่า “ใบส่งสินค้า” ซึ่งก็รู้ทันทีว่าเป็นใบส่งของตามที่เราเรียกกัน แต่อาจจะมีแยกออกไปตามประเภทของธุรกิจว่ามีการจดภาษีมูลค่าเพิ่มไหม (VAT) ในกรณีที่จด VAT ก็จะเกี่ยวกับเรื่องภาษี โดยเอกสารนี้ก็ให้ทำหัวว่าเป็น ใบส่งสินค้า / ใบแจ้งหนี้ / ใบกำกับภาษี ไปด้วยกันเลย หรือจะทำแยกกันก็ได้แต่จะต้องแนบไปด้วยกันเสมอ แต่ถ้าหากเป็นธุรกิจไม่ได้จด VAT หัวใบส่งของก็ จัดคำว่า ใบกำกับภาษีออกไปเลย อาจจะเหลือเพียง ใบส่งสินค้า / ใบส่งของ หรือ ใบส่งสินค้า / ใบแจ้งหนี้ เป็นต้น
- ต่อมาในส่วนที่ 2 จะเป็นรายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่เราจะส่ง โดยจะขาดข้อมูลเหล่านี้ไปไม่ได้เลย นั่นคือ ชื่อบริษัทที่ส่ง และบริษัทที่รับ ก็คือใครรับ ใครส่ง ระบุให้ครบ ต่อไปเป็นรายการของสินค้า มีอะไรบ้าง จำนวนเท่าไหร่ ปริมาณ ราคา ใส่ให้ตรงและตามด้วยวันที่ในการจัดส่ง
- ในส่วนสุดท้ายของเอกสารใบส่งของคือจะเป็นส่วนของการรับสินค้า เวลาเราส่งของแล้วก็จะต้องมีลายเซ็นของคนรับให้เรียบร้อย ถือว่าเป็นการทำงานนั้นสำเร็จส่งมอบถึงมือครบถ้วน ภายในระยะเวลาที่กำหนด และตรงกับที่ได้ตกลงกันเอาไว้ โดยจะมีสำเนากลับมาเพื่อเก็บไว้ ส่วนต้นฉบับก็เป็นของลูกค้าการที่ทั้ง 2 ฝ่าย มีการเก็บหลักฐานไว้มันดีต่อทั้งคู่ เผื่อเกิดปัญหาอะไรขึ้นมาภายหลังจะมีหลักฐานบอกว่าส่งสินค้าอะไรเมื่อไหร่ มีลายเซ็นใครรับ ใครส่ง จะได้หาทางแก้ปัญหานั้นต่อไป
สำหรับใครที่มีหน้าที่ในการทำใบส่งของหรือใบส่งสินค้านั้นจะต้องดูข้อมูลให้ดีว่ากรอกครบถ้วนหรือไม่ก่อนที่จะนำส่งแก่ลูกค้า ประกอบกับสินค้าที่นำไปส่งเองก็ต้องตรงกับในเอกสารตามที่มีการตกลงกันเอาไว้ มีเงื่อนไขการซื้อขายยังไงก็ควรทำให้ครบ
กิจการแบบใด ธุรกิจไหน ควรมีการทำใบส่งของ
ปัจจุบันนี้คงจะเลี่ยงการซื้อของ การส่งของส่งสินค้าบริการและอื่น ๆ แทบไม่ได้เลย ในแทบทุกธุรกิจจะมีส่วนเกี่ยวข้องกับการส่งของ รับของ ไม่อย่างใดก็อย่างหนึ่ง ไม่ว่าจะประกอบกิจการเกี่ยวกับอะไร จะจดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ไหม ความจำเป็นในการใช้ใบส่งของทุกครั้งที่มีการส่งสินค้าถือเป็นสิ่งที่ต้องทำ จะเป็นธุรกิจรับเหมา ร้านขายของชำ ร้านค้า ร้านอาหาร ธุรกิจใด ๆ ก็ตาม ถ้าต้องส่งสินค้าอย่าลืมมีใบส่งสินค้ามอบให้กับทางฝั่งลูกค้าเสมอ เพื่อให้มีสำเนาเก็บกลับมาไว้เป็นหลักฐานว่ามีการส่งจริงตามกำหนด
เวลาที่จะพิมพ์หรือทำใบส่งของนั้น หากไม่อยากจะนั่งทำเองทั้งหมด ปัจจุบันนี้ก็มีหลายโปรแกรมที่สามารถให้ธุรกิจต่าง ๆ เลือกนำไปใช้งาน ด้านการทำเอกสารสำคัญต่าง ๆ ได้แบบง่ายดายและถูกต้อง แบบที่ไม่ต้องพิมพ์เอกทั้งหมดเลย เพียงแค่เลือกว่าจะใช้เมนูอะไร ส่วนไหนบ้าง แล้วระบบจะจัดการให้เองพอทำเสร็จก็พิมพ์ออกมาใช้งานจริงได้ในทันที แต่อย่าลืมทำให้ถูกชนิดและเข้ากับธุรกิจของตนด้วย ว่าจด VAT หรือเปล่า อย่าทำการส่งสินค้า บริการอะไร โดยไร้เอกสารสำคัญชิ้นนี้เด็ดขาด มันส่งผลเสียแน่นอนและยังดูไม่มืออาชีพอีกด้วย
ความสำคัญของใบส่งของคืออะไร
หากถามว่ามันจะเป็นอะไรไหมหากเราส่งของโดยไม่มีเอกสารชนิดนี้ จริง ๆ แล้วหากเป็นบริษัทหรือธุรกิจที่ไม่ได้จด VAT ซื้อของโดยไม่ได้สนใจจะต้องเผื่อเหลือเผื่อเกิดปัญหาอะไรตามมา ซื้อขายไปแบบจบ ๆ ไปเฉย ๆ ก็คงไม่เป็นไร แต่ว่าหากเกิดปัญหาอะไรขึ้นมามันจะขาดหลักฐานในการซื้อขายรอบดังกล่าว ความสำคัญของใบส่งของมันอยู่ตรงนี้ โดยเฉพาะธุรกิจที่จด VAT ยังไงก็ต้องมีใบส่งสินค้าเพราะมันเกี่ยวกับภาษีด้วย ไม่มีไม่ได้ และแม้ไม่ได้จด VAT การใช้ใบส่งสินค้าเสมอมันย่อมดีกว่า เพราะมันคือหลักฐานสำคัญที่ใช้ในทางกฎหมายได้
เวลาที่ส่งของมอบให้ลูกค้าเซ็นใบส่งของและให้ลูกค้าตรวจสอบสินค้าให้ดีก่อนเซ็นเสมอ และพอทุกอย่างเรียบร้อย ทางเราเองควรเก็บสำเนาไว้ 1 ฉบับ กับให้ต้นฉบับกับลูกค้าไป ในตอนที่เราเป็นคนซื้อของเองก็จะต้องได้รับเอกสารต้นฉบับใบส่งสินค้านี้เช่นกัน ไม่ว่าจะซื้อจำนวนมากน้อยแค่ไหนก็จะต้องมีการเอกสารหลักฐานสำคัญนี้ทุกครั้ง เพราะเราไม่รู้ว่าปัญหากำลังจะตามมาไหม เพื่อเอาไว้ยืนยันความบริสุทธิ์ของตนเองว่าส่งจริง ครบ ใครเป็นคนส่ง คนรับของในครั้งนั้น มันสำคัญมาก ๆ แม้ไม่ใช่เรื่องใหญ่ สินค้าขาด หาย ตกหล่นยังไง จะได้รู้ว่าผิดที่ฝั่งไหน การแก้ปัญหาที่ถูกจุดจะตามมา หากต้องมีการขึ้นโรงขึ้นศาล ใบส่งของจะเป็นหลักฐานชิ้นสำคัญเลย
บทสรุป
หากคุณเป็นหนึ่งในผู้ที่ทำธุรกิจ ไม่ว่าจะจำหน่ายอะไรก็ตาม ทุกครั้งที่มีการจัดส่งสินค้า บริการ อะไรต่าง ๆ สิ่งสำคัญที่ไม่ควรลืมและต้องมีไปกับสินค้านั้น ๆ ด้วยคือใบส่งของ อย่าลืมตรวจเช็คสินค้าให้ครบก่อนจัดส่ง พร้อมกันนั้นข้อมูลในเอกสารใบส่งสินค้าก็จะต้องถูกต้องตามจริงด้วย พอไปส่งแล้วจะต้องให้ฝั่งลูกค้าตรวจและเซ็นรับสินค้าให้เรียบร้อย เป็นเหมือนเอกสารสำคัญอย่างหนึ่งที่ทุกธุรกิจจะต้องรู้จักและจัดทำให้ถูกเวลาจะใช้งาน มันสามารถใช้ในทางกฎหมายได้ เวลาที่เกิดปัญหาอะไรขึ้นมาภายหลัง เพราะทั้งฝั่งคนขาย คนซื้อ จะมีเอกสารนี้คนละฉบับ ลายเซ็นอันเดียวกัน ฉะนั้นแล้วเวลาที่จะส่งอะไรก็ตามใบส่งของแนบไปด้วยทุกครั้ง เพียงเท่านี้ก็เป็นการทำงานส่งของเรียบร้อยสมบูรณ์แบบแล้ว📌Station Accout – เรารับจดทะเบียนบริษัทดีที่สุด™
เรื่องล่าสุด
