ใบกำกับภาษีคืออะไร อย่างย่อและเต็มรูปแบบเป็นยังไง

สำหรับการออกใบกำกับภาษีนั้นจะมีอยู่หลัก ๆ เลย 2 ประเภท คือใบกำกับภาษีอย่างย่อและใบกำกับภาษีรูปแบบเต็ม ซึ่งเราจะเห็นอย่างย่อกันบ่อยในชีวิตประจำวันจากการซื้อสินค้าและบริการตามที่ต่าง ๆ แต่ว่าทั้งสองประเภทนี้มีข้อแตกต่างกันในการใช้งาน มาทำความเข้าใจกับแต่และประเภทกันดังนี้

1. ใบกำกับภาษีอย่างย่อ

เป็นเอกสารหลักฐานการขายสินค้าหรือบริการที่ทางเจ้าของกิจการเรียกเก็บภาษีเพิ่มจากลูกค้ารายย่อย ซึ่งผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วมีสิทธิ์ออกใบกำกับภาษีอย่างย่อได้ ส่วนใหญ่จะเป็นขายสินค้าหรือบริการแก่ลูกค้าย่อยจำนวนมาก เป็นการขายสินค้าหรือบริการถึงลูกค้าโดยตรง ลูกค้านำไปใช้เอง เช่น ร้านอาหาร ร้านสะดวกซื้อ ธุรกิจค้าปลีก สถานบริการต่าง ๆ เป็นต้น

แต่ว่าก็มีบางธุรกิจที่ออกใบกำกับภาษีอย่างย่อได้โดยที่ไม่ต้องขออนุมัติกับทางกรมสรรพากรเลย ซึ่งจะเป็นธุรกิจที่ขายสินค้าแก่ลูกค้าที่นำไปบริโภค ไม่ใช่นำไปขายต่อ เช่น ร้านยา ห้างสรรพสินค้า ร้านค้าปลีก ร้านสะดวกซื้อ เป็นต้น รวมไปถึงธุรกิจที่ให้บริการแก่รายย่อยเยอะๆ เช่น ร้านอาหาร ที่มีคนเข้าเยอะ โรงหนัง สถานบริการต่าง ๆ เป็นต้น 

1.1 บนใบกำกับภาษีอย่างย่อจะประกอบด้วยอะไรบ้าง ?

ลองหยิบใบเสร็จที่คุณได้รับมาจากร้านสะดวกซื้อสักแห่งมาลองเปรียบเทียบไปด้วย หากเห็นว่ามีครบ 7 อย่างนี้ก็เป็นใบกำกับภาษีอย่างย่อนั่นเอง

1. มีคำว่า “ใบกำกับภาษีอย่างย่อ”
2. มีชื่อ/ช่อย่อ และเลข 13 หลักของผู้ออกใบกำกับภาษี
3. มีเลขที่ของใบกำกับภาษีอย่างย่อชัดเจน
4. มีชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ หรือจะออกเป็นรหัสก็ได้
5. มีราคาสินค้าหรือบริการที่ระบุชัดว่ารวม VAT แล้ว
6. มีวัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษีชัดเจน
7. มีข้อความสำคัญอย่างอื่นครบตามที่กรมสรรพากรกำหนดไว้

หน้าตาและขนาดของใบกำกับภาษีอย่างย่อของแต่ละร้านอาจจะไม่เหมือนกัน รวมถึงข้อมูลภายในเอกสารด้วย แต่ถ้าโดยรวมแล้วมีตาม 7 รายการด้านบนนี้ก็ถือว่าใช้ได้ อย่างน้อยเราในฐานะลูกค้าก็สามารถรู้ได้ว่าจ่ายไปกับอะไรเท่าไหร่ ร้านค้าเองก็แจ้งรายการชัดเจนว่าขายสินค้าหรือบริการอะไรไปบ้างรวมถึงภาษีที่เรียกเก็บด้วย

1.2 การออกใบกำกับภาษีอย่างย่อจำเป็นต้องใช้เครื่องบันทึกเก็บเงินหรือไม่ ?

ใบกำกับภาษีอย่างย่อนั้นไม่ค่อยจะเคร่งเท่าไหร่เพราะว่าลูกค้านั้นเอาไปใช้เป็นภาษีซื้อ (Input VAT) ไม่ได้นั่นเอง เป็นเหมือนเอกสารแสดงรายการเฉย ๆ ว่าเงินที่ลูกค้าจ่ายไปนั้นมีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง การออกใบกำกับภาษีแบบนี้จะดวกแก่ลูกค้าเพราะว่าไม่ต้องคอยแจ้งข้อมูลชื่อที่อยู่ 

ร้านค้าทั่วไปไม่จำเป็นจะต้องใช้เครื่องเก็บเงินก็ออกได้ เพราะหารูปแบบเอกสารนี้ได้ทั่วไปแล้วนำมาใช้ได้เลย แต่ถ้าต้องการใช้เครื่องเก็บเงินเพราะสะดวกมากกว่าในการออกใบกำกับภาษีอย่างย่อก็จะต้องไปยื่นคำขอใช้เครื่องที่ขึ้นทะเบียนกับกรมสรรพากร โดยแต่ละธุรกิจก็จะมีเงื่อนไขที่สรรพากรกำหนดไว้ 

ถ้ามีธุรกิจหลายสาขาก็ยื่นขอพร้อมกันได้เลยจะได้ไม่ต้องเสียเวลาไปทำเรื่องทีละสาขา แต่ถ้าเราหาเครื่องเก็บเงินมาใช้เองแบบไม่ขอนั้นผิดกฎกมายมีโทษจำคุกไม่เกิน 6 เดือนหรือปรับไม่เกิน 10,000 บาท ฉะนั้นถ้าต้องการใช้ก็เสียเวลาเล็กน้อยไปทำเรื่องขอใช้จะดีที่สุด

2. ใบกำกับภาษีรูปแบบเต็ม

เป็นเอกสารใบกำกับภาษีรูปแบบเต็มที่ออกให้แก่ลูกค้าเมื่อมีการร้องขอ ถ้าไม่มีแจ้งความต้องการส่วนใหญ่ลูกค้าก็จะได้ใบกำกับภาษีอย่างย่อไปเท่านั้น แต่ว่าแบบเต็มนี้จะเป็นใบกำกับภาษีที่ลูกค้าสามารถนำไปใช้เป็นภาษีซื้อได้ ซึ่งในเอกสารนั้นจะมีรายละเอียดสำคัญครบถ้วน ซึ่งจะมี 7 ส่วนด้วยกัน หากคุณใบกำกับภาษีรูปแบบเต็มจากร้านไหนก็ได้นำมาเปรียบเทียบดูไปพร้อมกันได้เลย

2.1 บนใบกำกับภาษีรูปแบบเต็มจะต้องประกอบไปด้วยอะไรบ้าง ?

1. จะต้องมีคำว่า “ใบกำกับภาษี” ชัดเจน หรือ “ใบเสร็จรับเงิน” สามารถออกพร้อมเอกสารอื่นได้ ถ้ามีเอกสารหลายฉบับในชุดเดียวก็จะต้องมีคำว่า “เอกสารออกเป็นชุด” แสดงชัดเจนในใบกำกับภาษีรวมถึงในสำเนาใบกำกับภาษีอย่างชัดเจนเสมอ หากมีการออกสำเนาก็ต้องมีคำว่า “สำเนาใบกำกับภาษี” บนสำเนาด้วย
2. จะต้องมีการระบุชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวภาษีอากร สาขาหรือสำนักงานใหญ่ของผู้ที่ออกใบกำกับภาษี ของธุรกิจขายสินค้าหรือบริการ ตามใบ ภ.พ. 20 หรือเอกสารที่รับรองการจดทะเบียนผู้ประกอบการภาษีมูลค่าเพิ่ม ถ้าเป็นสำนักงานใหญ่จะต้องมีข้อความว่า “สนญ” หรือ “HQ” หรือ “สาขา (ตัวเลขสาขา 5 หลัก)” เพราะสาขาจะมีตัวเลข 5 หลักเสมอ เช่น 00001 เป็นต้น
3. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร 13 หลักของผู้รับใบกำกับภาษีนั้นหากเป็นลูกค้าที่ซื้อสินค้าหรือบริการ ไม่ใช่ผู้ประกอบการ ไม่ได้มีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ผู้ขายไม่ต้องใส่เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักของลูกค้าก็ได้ 

หากผู้ขายของทราบเลข 13 หลักแล้วแต่ลูกค้าไม่ให้ใบกำกับภาษีนั้นอาจไม่สมบูรณ์แต่ก็ไม่ได้ผิดอะไร เพราะว่าไม่ได้ตั้งใจเนื่องจากทางลูกค้าไม่ได้แจ้งมา เพียงแต่ว่าจะเอาไปใช้เป็นภาษีซื้อไม่ได้ ต่อให้ผู้ซื้อจะจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มก็ตาม ขายให้ลูกค้าทั่วไปไม่ต้องแจ้งเลขประจำตัวผู้เสียภาษีก็ได้

1. ในใบกำกับภาษีแบบเต็มนั้นจะต้องมีตัวเลขลำดับด้วย หากไม่มีจะเอาไปใช้เป็นภาษีซื้อไม่ได้แถมคนที่ออกใบกำกับภาษีแบบไม่มีตัวเลขยังมีความผิดที่ออกไม่ครบด้วยมีโทษปรับ 2,000 บาท ฉะนั้นอย่าลืมใส่หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษีรูปแบบเต็มทุกครั้งที่ออกให้ลูกค้า
2. ในใบกำกับภาษีรูปแบบเต็มนี้จะต้องมีชื่อ ชนิด ประเภท และมูลค่าของสินค้าหรือบริการครบถ้วน รวมถึงจะต้องบอกว่าสินค้าหรือบริการที่ลูกค้าซื้อนั้นชิ้นไหนที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มชิ้นไหนไม่ได้เสีย ต้องระบุชัดเจน ข้อมูลต้องชัดเจน หากมีแค่ข้อมูลรายการใบแจ้งหนี้ที่รอรับชำระจะใช้วางบิลไม่ได้
3. จะต้องมีการระบุจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ที่มีการคิดเพิ่มจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการอย่างชัดเจน ว่าลูกค้าจะต้องจ่ายค่า VAT เพิ่มเท่าไหร่
4. สำคัญอีกอย่างบนใบกำกับภาษีจะต้องมี วัน เดือน ปีที่ออกใบกำกับภาษีอย่างชัดเจน ซึ่งเป็นวันที่เกิดจุดรับรู้ภาษีมูลค่าเพิ่ม ส่วนปีนั้นจะใช้เป็นแบบ พ.ศ. หรือ ค.ศ. ก็ตามสะดวกเลย

2.2 การออกใบกำกับภาษีรูปแบบเต็มทำอย่างไร ?

ค่าเงินในเอกสารก็ต้องเป็นเงินบาทไทย (Bath) อยากใช้ค่าเงินอื่นต้องขอก่อน และจะต้องมีรายการครบ 7 อย่างตามที่กล่าวมาข้างต้น ในการออกใบกำกับภาษีรูปแบบเต็มนั้นจะใช้เป็นภาษาไทยหรืออังกฤษ (English) แต่ถ้าต้องการออกเป็นภาษาอื่นนอกจากนี้ต้องขออนุญาตจากกรมสรรพากรก่อน พร้อมทั้งจะต้องสมบูรณ์แบบไม่มีการแก้ไข เปลี่ยนเปลี่ยน ถ้าในใบกำกับภาษีเกิดการแก้ไขจะเป็น “ภาษีต้องห้าม” ไปเลย ฉะนั้นจะต้องตรวจสอบรายละเอียดให้ครบถ้วนก่อนทุกครั้งที่จะออกให้แก่ลูกค้า

การออกใบกำกับภาษีทั้งอย่างย่อหรือฉบับเต็มนั้นจะต้องมีรายการครบถ้วนตามกำหนด ซึ่งใบกำกับภาษีอย่างย่อจะออกได้ง่ายและสะดวกแต่ไม่สามารถนำไปหักออกจากภาษีขายเวลาคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มเพื่อนำส่ง ภพ.30 ได้ รวมถึงลูกค้าจะนำไปใช้เป็นภาษีซื้อไม่ได้ด้วย แต่ใบกำกับภาษีรูปแบบเต็มทำได้