เปิดร้านอาหารจะสนใจเพียงการทำอาหารไม่ได้เพราะยังมีเรื่องมากมายที่เกี่ยวข้องกัน ทั้งเรื่องของบัญชี ภาษี กฎหมาย และอื่น ๆ มากมายเลย ซึ่งหนึ่งในเรื่องที่ทำเอาผู้ประกอบการกุมขมับคือบัญชีร้านอาหาร มันไม่ง่ายเลย โดยเฉพาะกับคนที่ไม่มีความรู้ทางบัญชีเลย ทางออกแบบที่ง่ายเลยคือจ้างนักบัญชีหรือให้สำนักงานบัญชีช่วยจัดการได้ ค่าใช้จ่ายก็ตามที่ตกลงกันในแต่ละที่ไป สำหรับร้านอาหารที่จะทำบัญชีเองก็มีหลายอย่างเลยที่จะต้องลงรายละเอียด บทความนี้ชวนมาทำความเข้าใจเกี่ยวกับบัญชีร้านอาหารมีอะไรบ้างที่จะต้องคำนึงถึง จะได้นำส่งรายงานบัญชีอย่างถูกต้องทุกครั้ง
บัญชีร้านอาหารที่จะต้องรายงานมีอะไรบ้างที่จะต้องทำ
พอเป็นธุรกิจจะทิ้งอะไรไม่ได้เลยไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จเล็กน้อยเวลาจ่ายตลอด การซื้อ การขาย แต่ละอย่างที่เกี่ยวกับร้านอาหารล้วนเป็นสิ่งที่จะต้องทำบัญชีร้านอาหารทั้งสิ้น จะข้ามอะไรไปไม่ได้เพราะมันอาจจะทำให้รายงานไม่ถูกต้องเอาได้เวลาต้องนำส่งบัญชี รายงานรายได้กิจการอาจมีปัญหา ไม่ว่าจะเป็นกิจการน้อยใหญ่ก็จะต้องทำบัญชี สำหรับร้านใหญ่ ๆ ปกติจะมีการจ้างพนักงานบัญชีทำเรื่องนี้โดยเฉพาะ แต่สำหรับร้านเล็ก ๆ อาจจะต้องทำเอง ซึ่งเรื่องที่เกี่ยวกับบัญชีร้านอาหารมีดังนี้
- การซื้อวัตถุดิบ การจ่ายตลาด หากต้องทำทุกวันก็ต้องมีการบันทึกเพื่อทำบัญชีทุกครั้ง ต่อให้เป็นการใช้จ่ายไม่เยอะก็ตาม แต่ถ้าเป็นร้านอาหารใหญ่ ๆ แล้ว เวลาซื้อวัตถุดิบอะไรก็จะซื้อปริมาณเยอะ มีการวางงบไว้ชัดเจน แต่กับร้านเล็ก ๆ อาจจะยังทำแบบนั้นไม่ได้ และถ้าหากเปิดร้านมีได้จนมีความน่าเชื่อถือกับเหล่าคู่ค้าแล้วอาจจะได้รับเครดิต แล้วจะได้จ่ายเงินเป็นรอบตามตกลงไว้ แต่ไม่ว่าจะซื้ออย่างไรก็ต้องทำบัญชีร้านอาหารอยู่ดีจะไม่บันทึกไม่ได้เด็ดขาด
- การทำอาหาร ปรุงอาหาร เพื่อจำหน่าย หรือหมายถึงการใช้วัตถุดิบในร้าน นั่นหมายถึงเรากำลังใช้ต้นทุนงบประมาณของร้านอยู่ หากควบคุมไม่ดี กำไรหายแน่นอน ฉะนั้นจะต้องควบคุมให้ดี ตัดสต็อกวัตถุดิบแต่ละครั้งจะต้องถูกใช้อย่างเหมาะสมและคุ้มค่ามากที่สุด ทำเมนูอะไรขายจะต้องคำนวณต้นทุน กำไรเสมอ ถึงจะเป็นธุรกิจ
- การส่งอาหารแก่ลูกค้า รวมการเสิร์ฟด้วย อาจสงสัยว่าเกี่ยวข้องกับบัญชีร้านอาหารอย่างไร ในกรณีนี้จะถูกนับว่าจะต้องอยู่ในรายการบัญชีหากมีการจ้างพนักงานเสิร์ฟด้วย รวมถึงการมีบริการส่งอาหารแก่ลูกค้า การจ้างพนักงานส่งของ เพราะมันหมายถึงจะมีการจ่ายเงินเดือน เงินค่าจ้าง แล้วเราก็ต้องคำนวนเงินส่วนนี้ในรายการบัญชีด้วย
- การเก็บเงินลูกค้า และการเก็บเงินจากการขายอะไรก็ตามในธุรกิจร้านอาหาร จะต้องละเอียดในการบันทึก แม้ว่าจะเป็นเงินเล็กน้อยแค่ไหนก็ตาม เพราะการขายอาหารก็มีทั้งได้ขายดีได้เงินเยอะ ช่วงได้ขายน้อยก็เก็บเงินมาน้อยด้วย แต่เก็บเงินมาทุกครั้งควรตรวจสอบความถูกต้อง โดยเฉพาะตอนนี้มีการสแกนจ่ายด้วย จะต้องตรวจสอบเงินเข้าบัญชีร้านให้ดี และเก็บหลักฐานการโอนไว้ด้วยยิ่งดี ป้องกันการโดนโกงและเวลาทำบัญชีร้านอาหารจะได้ทำได้ง่ายมากขึ้น
สังเกตได้ว่าทุกกระบวนการเคลื่อนไหวที่เกี่ยวกับการใช้จ่าย การรับเงิน ล้วนจะต้องมีการบันทึกบัญชีเอาไว้ด้วยเสมอ บัญชีร้านอาหารหากทำถูกและทำตลอดในการรายงานรอบบัญชีจะไม่มีปัญหา และลดการเกิดปัญหาน่าปวดหัวต่าง ๆ ตามมาได้ ไหนจะเงินหาย เงินไม่ครบ ต้นทุนหาย กำไรหด อะไรมันก็เกิดขึ้นได้ หากทำบัญชีพลาดและไม่รู้จักการควบคุมวัตถุดิบ การบริหารด้านอื่น ๆ ควบคู่ไปด้วย
ธุรกิจร้านอาหารกับสิ่งที่จะต้องระวัง
งานทุกอย่าง ธุรกิจทุกด้าน ล้วนเจอกับปัญหาเสมอมันไม่ได้มีอะไรที่ราบรื่นขนาดนั้น แต่บทพิสูจน์ความแข็งแกร่งคือใครจะผ่านปัญหาที่เจออยู่นั้นได้บ้าง สำหรับธุรกิจร้านอาหารแล้วไม่ใช่แค่ต้องคำนึงถึงเรื่องบัญชีร้านอาหาร ยังมีเรื่องที่จะต้องระวังด้วย หากมันเกิดขึ้นจะได้แก้ไขได้ทัน มีอะไรบ้างที่จะต้องระวังดังนี้
- ปัญหาเงินหาย เงินขาด ไม่ครบตามบัญชีกับเงินจริงที่นับ แทบทุกที่จะเจอปัญหานี้ บ้างก็หาสาเหตุเจอ บ้างก็ไม่เจอ ซึ่งจะต้องทำการคิดวางแผนล่วงหน้าไว้ก่อน หากเกิดเงินหายขึ้นมาจะต้องแก้ไขอย่างไร มันคือหนึ่งในแผนการรับมือในการทำธุรกิจเหมือนกัน ซึ่งมันก็มีหลายสาเหตุด้วยกัน จะต้องหาให้เจอ โดยเฉพาะร้านที่รับเงินสดจากลูกค้า แล้วเข้าระบบมาไม่ครบ อย่าลืมหาวิธีรับมือเอาไว้เผื่อเรื่องนี้ด้วยเพราะมันเรื่องใหญ่พอสมควร
- การควบคุมวัตถุดิบไม่เป็นไปตามคาด การบริหารวัตถุดิบผิดพลาด ไม่ว่าจะเหลือมากไปหรือไม่เพียงพอก็ตาม ตรงส่วนนี้มันสำคัญตรงที่ เมนูอาหารแต่ละจานที่จะขายนั้น จะใช้วัตถุดิบอะไรเท่าไหร่บ้าง จะต้องใช้ปริมาณเท่าไหร่ ขายราคาเท่าไหร่ ถึงจะเหมาะสมและทำกำไรได้พอดี และใช้วัตถุดิบอย่างไรไม่ให้เน่าเสีย และใช้อย่างไรให้เพียงพอ เป็นสิ่งที่จะต้องควบคุม จะใช้ตามใจฉันไม่ได้เด็ดขาด ถ้าพลาดไม่ใช่แค่บัญชีร้านอาหารที่จะดูวุ่นวายและการเงินของกิจการอาจจะมีปัญหาตามมาได้ ระยะยาวส่งผลเสียให้ไปไม่รอดได้เลย
- สิ่งไหนที่เป็นต้นทุนคงที่บันทึกในบัญชีร้านอาหารให้ชัดเจน เพราะต้นทุนที่ผันแปรนั้นจะต้องบันทึกตลอดอยู่แล้ว ส่วนอะไรที่คงที่แล้วมีอะไรต้องจ่ายตลอด ก็ต้องทำให้ละเอียด เช่น เงินเดือน ค่าเสื่อม ค่าเช่า เป็นต้น ห้ามลืมเด็ดขาดเพราะมันจำเป็นมาก
ที่กล่าวมานั้นเป็นเพียงปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในการทำธุรกิจร้านอาหาร ซึ่งอาจจะเกิดหรือไม่ก็ได้และอาจยังมีปัญหาอย่างอื่นอีก ไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้นก็ตามหาแก้ปัญหาอย่างถูกระบบ แก้ถูกที่มันก็ย่อมแก้ได้เสมอ ทักษะการบริหาร ประกอบกับทักษะการทำบัญชี การควบคุมมันจะนำพาให้ธุรกิจไปรอดฝั่งได้ยาวนาน มันไม่มีอะไรแน่นอนบนเส้นทางนี้ โดยเฉพาะกับร้านอาหาร วัตถุดิบเป็นสิ่งหนึ่งที่มีความเสี่ยงเสมอเพราะบางอย่างเก็บไม่นาน หากไม่ใช่ปรุงอาหารจะเสียได้ง่ายมาก จงใจใส่กับทุกเรื่องไม่ใช่แค่บัญชีร้านอาหารเท่านั้นเพื่อให้ทุกอย่างออกมาดีที่สุด
สิ่งสำคัญในการทำบัญชีร้านอาหารที่ห้ามพลาด
- เวลาทำบัญชีที่จะการรับ การจ่าย จะต้องบันทึกแยกกันชัดเจน เวลาทำรายงานจะง่าย และมองเห็นตัวเงินที่จ่ายไปหรือรับมาว่าเท่าไหร่บ้าง ทำให้ง่ายในยามจะคำนวณอย่างอื่น
- เวลาที่มีการรับเงินรายได้จากอะไรก็ตามในธุรกิจจะต้องออกใบเสร็จเสมอ ไม่ว่าจะเป็นเงินจำนวนน้อยเพียงใดก็ตาม
- บันทึกรายการไว้ที่ไหนจะต้องมีเอกสารชัดเจน รายการไหนรับเงินสด รายการไหนรับเงินโอน เก็บหลักฐานการจ่ายจากลูกค้าไว้ได้ยิ่งดี และถ้าเป็นการจ่าย การซื้อ ให้เรียกเอาใบเสร็จเสมอ พยายามเลือกร้านที่ออกใบเสร็จให้ แต่ถ้าร้านเล็ก ๆ ในตลาดทั่วไปไม่มีใบเสร็จก็ต้องหาทางบันทึกเองให้ครบถ้วนตามยอดที่จ่ายไปจริง ๆ
- ข้อดีในการแยกบัญชีคือ ในแต่ละเดือนพอเอามาเทียบกันแล้ว จะเห็นชัดเจนว่ารับมาเท่าไหร่ รับค่าอะไรมาบ้าง และจ่ายไปเท่าไหร่ จ่ายไปกับอะไรบ้าง นั่นเอง และตรวจสอบยอดเงินว่าครบและตรงตามจริงหรือไม่
- เอกสารทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ เกี่ยวข้องกับบัญชีร้านอาหารจะต้องถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ เวลาจะค้นหาเพื่อนำมาใช้งานจะง่ายสะดวกมาก และไม่เสี่ยงที่จะหายไปอีกด้วย
ไม่มีใครอยากให้เกิดปัญหาขึ้นในการทำธุรกิจแน่ ๆ ไม่มีใครอยากจะบัญชีพัง ภาษีวุ่นวายแน่ ๆ แต่ทุกอย่างมันสามารถควบคุมได้ระดับหนึ่งผ่านการวางแผนการบริหารจัดการอย่างดี แต่ถ้าหากมันได้เกิดขึ้นแล้วก็ต้องแก้ ในเรื่องการทำบัญชีถ้าเป็นไปได้อย่าพลาดการบันทึกอะไรไปเด็ดขาดที่มันเกี่ยวข้องกับธุรกิจ
บทสรุป
การจะดำเนินธุรกิจไปได้ยาวนานบัญชีร้านอาหารเป็นสิ่งสำคัญและบัญชีนี่เองแทบจะบอกทุกอย่างเกี่ยวกับกิจการร้านอาหารนั้นว่าเป็นอย่างไร จะไปได้สวยหรือว่าใกล้จะร่วงแล้ว หากคุณเป็นคนหนึ่งที่กำลังอยู่ในขั้นตอนการวางแผนอยากจะเป็นธุรกิจร้านอาหาร วางแผนทุกอย่างให้รอบด้าน มองกระทั่งปัญหาที่อาจจะเกิดและคิดวิธีการรับมือเอาไว้ล่วงหน้าเลย เวลามันเกิดขึ้นจริงจะได้รับมือได้ทันกาล การคำนวณหากำไร ดูต้นทุนเช่นกัน ทุกอย่างจะต้องผ่านการคิดมาอย่างดี กว่าจะมาเป็นร้านอาหารที่จริงจังสักร้านได้มันก็ไม่ได้ง่ายขนาดนั้น แต่มันก็ไม่ยากเกินความท้าทายของคนเราแน่นอน เป็นกำลังใจให้กับผู้ประกอบการทุกคนดำเนินธุรกิจอย่างราบรื่นรุ่งเรือง📌Station Accout – เรารับทำบัญชีมาตรฐานสูงสุด™