คนที่อยู่ในแวดวงของการทำงานบริษัท ไม่ว่าจะเป็นพนักงาน หรือผู้บริหาร ประธานบริษัทก็ตาม จะต้องรู้จักกับ KPI ซึ่งเป็นตัวชี้วัดที่มีประสิทธิภาพ หลายองค์กรเลือกใช้ในการวัดผลหลาย ๆ ด้าน บางทีก็ใช้ในการประเมินพนักงานก็มี จริง ๆ มันอาจจะไม่ค่อยเหมาะกับการใช้ประเมินเท่าไหร่ แต่ KPI จะเหมาะที่จะเป็นตัวกระตุ้นให้ทุกคนในองค์กรทำงานได้ดีขึ้น แบบนี้น่าจะดีกว่า บทความนี้ชวนมาทำความเข้าใจถึงความหมายตัวชี้วันนี้ว่าคืออะไร ใช้แบบไหน สำคัญสำหรับองค์กรอย่างไร มาติดตามด้านล่างนี้พร้อมกันได้เลย
ทำความเข้าใจ KPI คืออะไร
หลายคนอาจจะทราบมาบ้างแล้วว่า KPI นั้นเป็นตัวชี้วัดอย่างหนึ่งที่หลาย ๆ บริษัทนั้นใช้อยู่ในการชี้วัดอะไรหลาย ๆ อย่าง ในความหมายแล้ว KPI ก็คือ เป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก นั่นเอง ซึ่งหลัก ๆ แล้วจะใช้ในการวัดเป้าหมายของบริษัท เป้าหมายของธุรกิจ และยังใช้ในการวัดความคืบหน้าของตนเองได้อีกด้วยว่าทำได้ตามเป้าที่วางไว้ไหม และจะต้องมีการตรวจวัดผลลัพธ์ด้วย เพราะว่าถือเป็นสิ่งสำคัญมาก ๆ ต่อบริษัท เอาแบบง่าย ๆ คือ เป็นตัวชี้วัดที่จะทำให้เห็นถึงศักยภาพในการทำงานขององค์กร พนักงาน และอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับองค์กรว่าเป็นไปตามเป้ามากน้อยแค่ไหน
เรามาแจกแจงออกไปทีละความหมายของตัวอักษร KPI เพื่อให้เข้าใจถึงแกนหลักมากขึ้นของตัวชี้วัดนี้ ซึ่งมันก็เป็นตัวย่อที่มาจากคำเต็มในภาษาอังกฤษว่า Key Performance Indicator แต่คงไม่มีใครนิยมพูดคำเต็มแบบนั้นมันยาวเกินไปเลยย่อให้ใช้ง่าย ๆ ว่า KPI แล้ว ยังมีความหมายลึกลงไปอีกในแต่ละตัวมีดังนี้
ตัว K คือ Key ตรงตัวเลย เป็นคีย์หลัก เป้าหมายหลัก หัวใจหลัก เป็นกุญแจสำคัญขององค์กรนั่นเอง
ตัว P คือ Performance หมายถึงประสิทธิผล ศักยภาพความสามารถในการทำงาน ประสิทธิภาพ
ตัว I คือ Indicator หมายถึง ตัวชี้วัด ดัชนีชี้วัด
พอทั้ง 3 คำนี้มารวมกันก็จะเป็น Key Performance Indicator (KPI) กลายเป็นตัวที่ใช้ชี้วัดหรือวัดผลในการทำงาน วัดความสำเร็จของทางองค์กรแบบเป็นรูปธรรมได้ ไม่ใช่นั่งนึกนั่งเทียนเอา พอเรามีตัวชี้วัดที่มีประสิทธิภาพก็ทำให้เห็นทุกอย่างออกมาเป็นตัวเลขจริง ๆ ก็จะเป็นการประเมินจากการทำงานจริง ๆ ของพนักงาน ของเราเองเอามาเทียบกับเป้าหมายของทางบริษัท หากทางองค์กรจะมีการใช้ตัวชี้วัด KPI ก็จะต้องมีการตกลงกับพนักงานให้เข้าใจก่อนเสมอพร้อมทั้งมีความยืดหยุ่นแต่ไม่ใช่หละหลวม เพื่อที่จะไปถึงเป้าหมายที่วางไว้ให้ได้ ซึ่งเป็นผลดีต่อองค์กรและทุกคนในบริษัทด้วย
ตัวชี้วัดความสำเร็จ KPI มีกี่ประเภท
หลายหน่วยงาน หลายบริษัทเลือกใช้ KPI เป็นตัวชี้วัดความสำเร็จของบริษัท การทำงานของพนักงาน แน่นอนว่าเป็นทางเลือกที่ดีพอสมควรและยังมีความน่าเชื่อถืออีกด้วย แต่ว่าไม่ควรจะต้องตึงจนเกินไปอาจจะส่งผลให้พนักงานเกิดความเครียดได้เหมือนกัน KPI ที่ดีควรปรับให้เหมาะกับองค์กรตัวเองว่าเป็นแบบไหน การทำงานเป็นอย่างไร ตัวคน สภาพแวดล้อม แนวทางการทำงาน เพื่อให้ไปถึงเป้าหมายที่วางเอาไว้ ควรเป็นตัวชี้วัดที่สามารถยืดหยุ่นได้อย่างเหมาะสมแต่ไม่ควรปล่อยละเลยนะ เพราะแบบนั้นการวัดคงไม่ช่วยอะไร และ KPI ก็มี 2 ประเภทหลัก ๆ คือ การวัดทางตรงและทางอ้อม มาดูกันว่าแต่ละตัวเป็นแบบไหน
- การวัดผล KPI แบบทางตรง
สำหรับการวัดความสำเร็จแบบทางตรงนี้จะไม่มีอะไรยุ่งยากวุ่นวายเลย ไม่ต้องมีการแปรผลเลย เนื่องจากมีตัวเลข ก็คือผลจะออกมาเป็นตัวเลขให้แล้วหลัก ๆ จะแบบนั้นเลย ตัว KPI แบบทางตรงนี้จะทำการยึดจากอัตราส่วน Ratio Scale ที่มีการกำหนดไว้ ตัวเลขเหล่านั้นก็เป็นพวก เลขจำนวนสินค้า เลขยอดขาย จำนวนผลงาน น้ำหนัก ฯลฯ ไม่ว่าจะอะไรก็ออกมาเป็นตัวเลขให้แล้วนั่นเอง จึงเป็นอะไรที่ชัดเจน ตรวจสอบได้ มั่นใจในการชี้วัดแบบทางตรงได้เลย
- การวัดผล KPI แบบทางอ้อม
ต่อมาเป็นการวัดผลแบบทางอ้อมกันบ้าง ที่จะต้องมีการวัด KPI แบบนี้เพราะว่าบางอย่างมันก็ไม่ได้ออกมาเป็นตัวเลขให้เราเห็นเลยแบบทางตรง หรือแม้มันจะออกมาเป็นตัวเลขแต่สิ่งนั้นอาจจะใช้ในการประเมินไม่ได้ ตัวทางอ้อมนี้จะค่อนข้างซับซ้อนสักหน่อย วุ่นวายพอสมควรเลย เนื่องจากการวัดผลด้วยวิธีนี้จะเกี่ยวกับเรื่องที่ค่อนข้างเป็นนามธรรม
ยกตัวอย่าง การวัดทัศนคติในการทำงานของพนักงาน ของทุกคนในองค์กร การวัดทักษะในการทำงาน วัดความคิด บุคลิกภาพ ทักษะการอยู่ร่วมกันในที่ทำงาน การเข้าสังคมในที่ทำงาน การเข้ากันกับเพื่อนร่วมงาน ฯลฯ อะไรที่มันจับต้องไม่ได้จะมาใช้ KPI แบบทางอ้อมวัด ฉะนั้นในข้อนี้ตัวผู้ประเมินเองจะต้องประเมินด้วยความเป็นกลางที่สุด
องค์กรไหนที่ใช้ KPI ในการวัดผล เป็นตัวชี้วัดความสำเร็จหลักของบริษัท ก็จะต้องเลือกใช้ให้ถูกประเภทด้วย ว่ากรณีไหนเหมาะสำหรับแบบทางตรงและกรณีไหนบ้างที่ควรจะเอา KPI ประเภททางอ้อมมาใช้ และย้ำหนัก ๆ เลยว่า ตัวผู้ที่ประเมินนั้นจะต้องตัดอคติทั้งหมดออกไป และทำการประเมินด้วยความเป็นกลาง นั่นก็เพื่อองค์กรเองและเพื่อทุกคนในองค์จะได้ก้าวหน้าไปด้วยกันอย่างถูกทางจริง ๆ หากทำด้วยอคติ KPI ก็ไร้ประโยชน์เช่นกัน จริง ๆ ประเภทของตัวชี้วัดนี้มีแยกย่อยออกไปอีกแต่เอาแบบเข้าใจง่าย ๆ คือทางตรงและทางอ้อม
ความสำคัญของตัวชี้วัดความสำเร็จ KPI คืออะไร
ตัวชี้วัดความสำเร็จ KPI สามารถเอาไปปรับใช้ได้กับหลาย ๆ อย่างเลย จะใช้ส่วนบุคคลก็ยังได้ ก็ตั้งเป้าหมายไว้แล้ววัดผลด้วย KPI เลย น่าจะเรียกว่า KPI ส่วนบุคคล สำหรับองค์กรแล้วตัวชี้วัดยิ่งมีความสำคัญ เพราะหากทำงานไปแบบไร้การวัดผลเลยจะทำให้มองไม่เห็นความก้าวหน้า การพัฒนาขององค์กรและยังมองไม่เห็นปัญหาที่มีด้วย เพราะแบบนี้จึงทำให้ตัวชี้วัดนี้มีความสำคัญมาก ๆ ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานขนาดเล็ก กลาง ใหญ่ ก็นิยมใช้กันหมด
ลองคิดภาพดูว่าหากหน่วยงานหรือองค์กรไม่มีการประเมิน ไม่มีการใช้ตัวชี้วัดอะไรเลย แล้วจะเอาอะไรมาเป็นเกณฑ์ในการบอกว่าบริษัทก้าวหน้าได้บ้าง รวมไปถึงการใช้ KPI แต่ดันใช้ไม่ถูกไม่เหมาะสมด้วยนะ ฉะนั้นแล้วในเมื่อมีเครื่องมือในการประเมินที่ดีและน่าเชื่อถือก็จะต้องใช้ให้เหมาะสมกับหน่วยงานของตนเองด้วย หลัก ๆ เลยควรโฟกัสไปที่เป้าหมาย แล้ววางแผนต่อว่าหนทางไหนบ้างที่จะนำพาองค์กรพัฒนาไปให้ถึงเป้าหมายนั้นให้สำเร็จได้ ซึ่งมันจะรวมทั้งหมดทั้งตัวพนักงาน การทำงาน ทักษะด้านต่าง ๆ งานบริหาร ฯลฯ มันเกี่ยวกันหมดเลย สังเกตว่าองค์กรไหนก็ตามที่ใช้ KPI ในการประเมินได้ดีจะทำให้ไปถึงเป้าหมายได้และมองเห็นปัญหาที่มีแล้ววางแผนว่าจะแก้ไขอย่างไรต่อไปได้ ซึ่งส่งผลดีต่อองค์กรอย่างมาก
การใช้ตัวชี้วัดความสำเร็จ KPI ในการประเมินอย่างมีประสิทธิภาพทำอย่างไร
หลายบริษัทเลือกใช้ KPI มาเป็นตัวหลักในการวัดผลหลาย ๆ ด้าน เพราะว่าเป็นตัวชี้วัดที่มีความเชื่อถือ สามารถเอามาใช้ได้ทั้งสิ่งที่เป็นรูปธรรมและนามธรรมด้วย เรียกได้ว่ารอบด้านเลย ไม่ว่าจะเป็นการวัดผลแบบไหน การทำงาน ศักยภาพของคนทำงาน และอื่น ๆ อีกที่จะนำพาไปสู่เป้าหมายของบริษัท เอา KPI มาใช้วัดได้เลย แต่ว่าจะต้องใช้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยนะ โดยเฉพาะการวัดอะไรที่เป็นนามธรรม มันไม่ได้ออกมาเป็นตัวเลข ถ้าจะให้ดีจะต้องวัดแบบ SMART จะทำให้ประเมินออกมาได้ดี มีอะไรบ้างดังนี้
- ตัว S มาจาก Specific ตัวนี้จะบอกถึงเป้าหมายที่ชัดเจนว่าคืออะไร การวัดผลที่ออกมาชัดเจน บริษัทเองเมื่อมีตัว S เป้าหมายที่ชัดแล้วจะต้องบอกทุกคนในองค์กรว่าคาดหวังอะไร จะมาบอกเป็นกลาง ๆ ภาพรวม ๆ ไม่ได้ มันต้องชัดตั้งแต่เป้าหมายเลยว่าบริษัทต้องการอะไร ถ้ามันไม่ชัดมันก็ยากมากที่จะเติบโต ยากมากที่จะทำสำเร็จ มันจะกลายเป็น KPI ล้มเหลวได้นะถ้าเป้าไม่ชัดแต่แรก
- ตัว M มาจาก Measurable ก็หมายถึงเป้าหมายที่ตั้งไว้ในข้อตัว S นั้นจะต้องเป็นเป้าหมายที่สามารถวัดผลได้จริง มีหลักฐานในการวัดผล จะวัดออกมาได้เป็นตัวเลขหรือแบบไหนก็ตามขอให้ออกมาเป็นข้อมูลจริง วัดผลจริง เนื่องจากจะต้องเอาสิ่งที่วัดมานี้ไปทำการประเมินต่อด้วย
- ตัว A มาจาก Achievable จะเป็นการตั้งเป้าหมายที่วัดผลได้แล้วก็จะต้องแสดงผลออกมาได้ด้วยนะ เราจะตั้งเป้าหมายแบบสุดโต่งเกินไปไม่ได้ จะต้องให้อยู่บนหลักความเป็นจริงด้วยว่ามีความเป็นไปได้จริง ๆ บริษัทจะต้องเป้าหมายก็ต้องให้คนในองค์กรทำได้ด้วย แต่ก็ไม่ควรจะตั้งง่ายเกินไปถึงจะเป็น KPI ที่ดี
- ตัว R มาจาก Realistic สำหรับข้อนี้จะบอกถึงความสมเหตุสมผลของเป้าหมายนั้น ๆ เพราะถ้าตั้งอะไรออกมาไม่มีเหตุผลอะไรเลย ก็จะเป็นการวัด KPI ที่ดีไม่ได้แถมยังไม่ได้ผลด้วย ฉะนั้นก็ดูด้วยว่าสมเหตุสมผลไหม มองอะไรที่มันไปในทิศทางที่เป็นอยู่ด้วย อย่างบริษัทกำลังกำไรลดฮวบ ๆ ลงทุกปีแต่เป้าดันอยากได้กำไรเพิ่ม 80% มันก็ดูย้อนแย้งความเป็นจริงไปหน่อย เกินจริงไปเลยกลับมาตั้งเป้าและแก้ไขให้ถูกจุดจะดีกว่า
- ตัว T มาจาก Timely เวลาตั้งเป้าหมายในการทำ KPI นั้น ไม่ใช่แค่ เขียนเป้าขึ้นมาเฉย ๆ จะเสร็จวันไหนก็ได้ แต่ว่า KPI ที่ดีจะต้องมีกำหนดเวลาอย่างชัดเจนว่า เป้านี้กำหนดคือเมื่อไหร่ มันจะได้มีกรอบเวลากำหนดไว้ คนทำงานจะได้ตั้งใจทำเป้าด้วย
เพื่อประสิทธิภาพในการใช้ตัวชี้วัด KPI ที่ดี สำหรับองค์กรแล้ว การวัดแบบใช้หลักการ SMART ถือว่าเป็นการใช้อย่างดีที่สุดแล้ว จะทำให้องค์กรตั้งเป้าได้ชัดเจนมาขึ้น มีกรอบเวลาชัดเจน เป็นเป้าที่สามารถวัดผลได้จริง แสดงผลได้จริง และอยู่บนพื้นฐานของความเป็นจริงด้วย หากองค์กรไหนทำได้ก็จะทำให้บริษัทก้าวไปข้างหน้าได้ดี
บทสรุป
ตัวชี้วัดความสำเร็จ KPI ยังคงเป็นตัวชี้วัดที่ดี และหลายองค์กรก็ยังคงใช้ ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ก็นำไปปรับใช้ได้หมดเลย แต่ถ้าอยากจะใช้วัดผลอย่างมีประสิทธิภาพแนะนำว่าควรใช้หลักในการวัดผลแบบ SMART ที่จะเป็นการทำแบบจริงจัง เป้าหมายที่ตั้งจะต้องชัดเจนและบอกให้กับพนักงานทุกคนทราบด้วย เป้าที่ดีจะต้องวัดผลได้จริง แสดงผลออกมาได้จริง และมีกรอบเวลาที่ชัดเจน หากไม่มีอะไรที่ชัดเลยจะกลายเป็นการใช้ KPI ไม่มีประสิทธิภาพ ฉะนั้นแล้วหากใครหรือหน่วยงานไหนต้องการจะใช้หลักการวัดผลนี้อย่าลืมที่จะศึกษาให้ดี ลงมือให้จริง แล้วเป้าหมายจะสำเร็จได้ง่ายขึ้น ซึ่งนำไปสู่ความเติบโตของบริษัทต่อไป📌Station Accout – เรารับจดทะเบียนบริษัทดีที่สุด™
เรื่องล่าสุด
