หากเป็นคนทั่วไปที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับการซื้อขายของบริษัท ไม่ได้เกี่ยวข้องกับเรื่องของการทำบัญชี การเบิกจ่ายอะไรต่าง ๆ นั้นจะไม่ค่อยคุ้นกับคำนี้แน่นอน มันคือ“เงินทดรอง” ชื่ออาจจะแปลกสักหน่อยแต่ในระบบบริษัทหรือหลายกิจการจะรู้ดีว่าคืออะไร เป็นระบบหนึ่งของการจ่ายเงินเวลาที่ซื้อสินค้าหรือบริการ เป็นเหมือนการเอาเงินล่วงหน้ามาใช้ก่อนทำนองนั้น และชวนทุกท่านมาทำความเข้าใจเกี่ยวกับระบบเงินแบบนี้ให้มากขึ้น เวลาจะทำธุรกิจจะได้เข้าใจว่าคืออะไร
ทำความเข้าใจเงินทดรองจ่าย คืออะไร
เงินทดรอง (Advance Payment) หมายถึง การซื้อของจากการใช้เงินเบิกล่วงหน้ามาชำระให้กับบุคคลหรือองค์ หรือคนที่เราซื้อของด้วย โดยเขาจะส่งมอบสินค้านั้น ๆ ให้เรา แต่ว่าเงินที่จ่ายนั้นจะถูกหักไปเมื่อสินค้าหรือบริการนั้นเรียบร้อยแล้วตามข้อตกลงในสัญญาเงินทดรองก็จะถูกหักไปเลย ส่วนมากแล้วการใช้เงินระบบนี้มักจะเป็นการซื้ออะไรที่มีขนาดใหญ่ ชิ้นใหญ่ ล็อตใหญ่ มาก ๆ ไม่ว่าจะเป็นสินค้าหรือบริการที่มีขนาดใหญ่
นอกจากนั้นเงินทดรองจ่ายยังหมายถึง เงินที่มีการสำรองเอาไว้เผื่อการใช้งานอะไรสักอย่าง เช่น เอาไว้ให้พนักงานเบิกไปใช้ซื้อของก่อนล่วงหน้า ในเหตุที่เร่งด่วนจริง ๆ มีงานหรือโครงการอะไรเข้ามาแบบด่วน ๆ จะต้องใช้เงินในการทำงานนั้น ๆ จำเป็นจะต้องเบิกเงินให้ไวเลย หน้าที่เงินทดรองก็จะมีบทบาทในตอนนี้นั่นเอง จะเป็นเงินสดหรือจ่ายเช็คก็ตามสะดวกของบริษัทและการนำไปใช้งาน เพราะหากจะไปเบิกเงินแบบปกติจะค่อนข้างมีขั้นตอนและเวลานานเกินไปไม่ทันการณ์
ระบบของเงินทดรองจ่ายมีขั้นตอนการทำงานอย่างไร
แม้ว่ามันจะใช้ได้ในกรณีเร่งด่วนก็จริง แต่ก็ใช้ว่าจะขอปุ๊บอนุมัติปั๊บทันที มันมีขั้นตอนในการเบิกเงินสำรองเหมือนกัน แต่แค่มันไม่ได้มีขั้นตอนเยอะเหมือนกับการเบิกจ่ายปกติเท่านั้นเอง มาดูกันว่าระบบของเงินตัวนี้มีอะไรบ้าง
- เริ่มต้นที่การขอเบิกเงินทดรองจ่าย จะต้องกรอกฟอร์มที่เป็นใบเบิกเงินก่อน จะมีให้กรอกรายละเอียดต่าง ๆ ของสินค้าหรือบริการที่บริษัทจะซื้อ แยกประเภทให้จัดเจน แจ้งจำนวนเงินที่จะทำการขอเบิก พอได้รับอนุมัติแล้ว ก็ให้เอาเอกสารไปส่งที่แผนกบัญชีต่อ และทางบัญชีจะต้องทำงานด้านเอกสารให้เร็วเพื่อจะได้เบิกเงินได้ทันใช้งาน
- ตรวจสอบเอกสารในการขอเบิกเงินทดรอง สำหรับส่วนหน้าจะเป็นฝ่ายบัญชีเป็นผู้ตรวจสอบ ว่าในการขอเงินไปนั้นไม่เกินวงเงินที่กำหนดของบริษัท ว่าในแต่ละครั้งที่เบิกเงินทดรองจ่ายนั้นต้องไม่เกินเท่าไหร่ จากนั้นค่อยส่งให้ผู้ที่มีอำนาจอนุมัติต่อไป พอฝ่ายบัญชีทำเอกสารเรียบร้อยแล้ว ทุกอย่างผ่าน ก็ส่งเรื่องการเบิกต่อไป จะเอาเป็นแบบเงินสด หรือจ่ายเช็คดี พอได้เงินแล้วก็นำไปใช้ได้เลยแต่ทางฝ่ายบัญชีจะยังเก็บเอกสารต้นฉบับในการเบิกเงินส่วนนี้เอาไว้ ส่วนสำเนาจะจะนำส่งให้กับผู้ที่ทำเรื่องขอเบิกเงิน เพราะว่ามันจะต้องมีหลักฐานการเบิกจ่ายชัดเจน ทั้งผู้จ่ายเงินและรับเงินด้วย ทางฝ่ายการเงินเองก็จะบันทึกรายการทำการเบิกเงินทดรองนี้เอาไว้ด้วยเป็นการควบคุมระบบการเงินบริษัท จะมีกำหนดวันที่จะต้องนำเงินมาคืนด้วย
- เครียร์เงินทดรองจ่าย สำหรับขั้นตอนนี้ทางผู้ขอเบิกนั้นทำเอกสารสำหรับเครียร์แล้วแนบหลักฐานที่มี เช่น การซื้อสินค้าหรือบริการ จ่ายอะไรไปบ้าง โดยทางผู้จัดการหรือหัวหน้าของผู้ขอเบิกจะต้องตรวจสอบและเซ็นรับรองด้วยในเอกสารเครียร์เงินทดรองจ่าย ในส่วนของหลักฐานที่จะต้องใช้ก็เป็นพวกต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบรับสินค้า ใบสั่งซื้อ ใบขอซื้อสินค้า หรือหากมีอย่างอื่นอีกก็นำมาแนบเลย หากเงินที่เบิกไปเหลือสามารถคืนเป็นเงินสดได้
- ขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารเครียร์เงินทดรองจ่าย เช่นเดิมตรงส่วนนี้จะเป็นหน้าที่ของฝ่ายบัญชีที่จะต้องทำการตรวจสอบให้ละเอียด ว่าเอกสารที่ส่งมานั้นถูกไหม หลักฐานครบไหม มีอะไรขาดไหม ทุกอย่างต้องดูให้ดี หากทุกอย่างผ่านแล้วก็จะมีการเซ็นรับรองในเอกสารเครียร์เงินทดรองด้วยแล้วค่อยส่งทั้งหมดไปยังฝ่ายการเงินเป็นลำดับถัดไป
- การติดตาม การทวงถามถึงการเครียร์เงินทดรองซึ่งจะเป็นขั้นตอนหลังจากที่ฝ่ายการเงินได้รับเอกสาร หลักฐานทั้งหมดมาทางฝ่ายบัญชีแล้ว จะต้องทำการลงในทะเบียนคุมเงินทดรองจ่ายด้วยว่าถึงไหนแล้ว ทางการเงินจะต้องติดตามให้ดีถึงการเครียร์เงินส่วนนี้ให้อยู่ในระยะเวลาที่กำหนดส่งคืน และหาเกินกำหนดไปแล้ว การเงินยิ่งต้องตามทวงถามเลย เพราะว่าในระบบจะต้องควบคุมให้ดี หากปล่อยนานไปจะส่งผลไม่ดีต่อระบบการเงินของบริษัทได้
- ขั้นสุดท้ายจะเป็นการบันทึกบัญชีจะเป็นฝ่ายบัญชีที่จะต้องทำในส่วนนี้ จะต้องบันทึกตามเอกสารการเบิกเงินทดรองจ่ายและเอกสารเครียร์ด้วย บันทึกให้ครบทุกอย่าง เพราะหากไม่ทำส่วนนี้ก็เหมือนขั้นตอนยังไม่ครบในระบบ ฉะนั้นบริษัทไหนใช้ระบบการเงินนี้ควรทำให้ดี พนักงานต้องรู้ว่าตนเองต้องทำอะไรในแต่ละฝ่าย
แม้ว่าดูในบทความอาจดูยากและยาวในการเบิกเงินแต่เมื่อเทียบกับการเบิกจ่ายปกติแล้ว การทำเรื่องขอเบิกเงินทดรองจ่ายจะรวดเร็วและทันใช้งานกว่ากันเยอะเลย ฉะนั้นเพื่อให้ทุกกิจกรรมและการใช้จ่ายต่าง ๆ ของบริษัทเป็นไปอย่างราบรื่น การมีเงินส่วนนี้เอาไว้ด้วยจะช่วยแก้ไขปัญหาได้หลายอย่างเลย แต่ว่าขั้นตอนในการขอเบิกจะต้องชัดเจนและถูกต้องตามขั้นตอนด้วย
บริษัทมีระบบเงินทดรองจ่ายเอาไว้ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ใด
เป็นเงินอีกส่วนหนึ่งที่บริษัทจะต้องจัดสรรทำเป็นระบบเอาไว้ เพื่อใช้ในหลายวัตถุประสงค์หลายสถานการณ์ที่ค่อนข้างเร่งด่วนชนิดที่ทำเรื่องขอเบิกเงินแบบปกติไม่ทันแน่ ๆ มาดูกันว่าระบบเงินทดรองจ่ายนี้จัดไว้เพื่ออะไรบ้างดังนี้
- เป็นการวางแผนการเงินของบริษัทอย่างหนึ่ง ซึ่งตัวระบบของเงินทดรองนี้จะทำให้แผนการเงินบริษัทนั้นควบคุมได้ง่ายขึ้น และสามารถเบิกล่วงหน้าได้ในการใช้ซื้อสินค้าหรือบริษัทต่าง ๆ แต่ว่าจะต้องอิงตามแผนธุรกิจของบริษัทด้วย จะต้องเป็นเงินที่เอาไว้ใช้ในยามจำเป็นจริง ๆ
- อีกด้านหนึ่งการมีระบบการเงินทดรองจ่ายนี้จะทำให้คู่ค้ากล้าที่จะมาร่วมลงทุนด้วย กล้าที่จะทำธุรกิจร่วมด้วย และกล้าที่จะปล่อยสินค้าหรือบริการให้กับบริษัทโดยใช้เงินส่วนนี้ในการจ่าย และยังเป็นการคัดด้วยว่าคู่ค้านั้น ๆ มีความสามารถในการส่งสินค้าหรือบริการได้อีกด้วย
- เวลาจะการซื้อขายกับคู่ค้าการใช้เงินในระบบนี้จะทำให้สะดวกมากขึ้น เพราะไม่ต้องเตรียมเงินมาเลยก็ได้ ทางผู้ขายไม่ต้องรอเงินส่งมาจริง ๆ แต่ใช้การหักจ่าย อีกข้อหนึ่งของการใช้เงินทดรองจ่ายนี้คือสะดวกมากเวลาจะใช้เงินแบบด่วน เอาส่วนนี้มาก่อนได้ ทำเรื่องขอเบิกได้เร็ว เช่น การจองห้องพัก การซื้อสินค้า บริการ ที่ต้องจ่ายเงินทันที
- สามารถใช้ป้องกันความเสี่ยงให้กับบริษัทได้ เวลาซื้ออะไรเข้ามาหากคู่ค้าไม่ส่งสินค้าหรือบริการตามเงื่อนไขจะไม่สามารถหักเงินจากระบบทดรองจ่ายได้เลยนั่นเอง
- อีกข้อคือเป็นการควบคุมเงินของบริษัทได้อีกด้วย เพราะในการเบิกเงินทดรองจ่ายแต่ละครั้งจะมีกำหนดไว้ชัดเจนว่าต้องไม่เกินเท่าไหร่ และการจะอนุมัติก็มีการตรวจสอบจากหลายฝ่ายในบริษัทอย่างละเอียดก่อนจะอนุมัติให้นำเงินไปใช้
ไม่ว่าจะเป็นการเงินแบบไหน ระบบอะไร หากเป็นเงินขององค์กรยังไงก็มีขั้นตอนในการเบิกจ่ายอยู่แล้ว เพียงแต่ว่าหากบริษัทไหนมีเงินทดรองจ่ายด้วยจะทำให้ความรวดเร็วในบางสถานการณ์ใช้ ได้นำเงินมาใช้ได้ทันที
บทสรุป
เอาแบบง่าย ๆ เลย บริษัทไหนที่มีระบบเงินทดรองจ่ายถือว่าดีพอสมควรเลยในการจัดการ เหมือนกับบริษัทมีการวางแผนและเตรียมความพร้อมรับมือในหลายสถานการณ์อยู่ ไม่ว่าจะมีการซื้อสินค้าบริการเร่งด่วนยังไง ขนาดใหญ่แค่ไหน เงินส่วนนี้จะช่วยได้ รวมถึงหลายกิจกรรมที่จะต้องเร่งใช้เงินทันทีก็นำออกมาใช้ก่อนได้เหมือนกัน แต่อย่าลืมว่าแม้จะเป็นเงินที่ขอเบิกได้เร็วแต่มันก็มีขั้นตอนในการขอเบิกบริษัทเหมือนกัน พอนำออกมาใช้ก็จะต้องเก็บหลักฐานการใช้เงินส่วนนั้นเพื่อรายงานแก่ฝ่ายบัญชีและการเงินของบริษัทในขั้นตอนต่อไปด้วย📌Station Accout – เรารับทำบัญชีมาตรฐานสูงสุด™
