ในยุคปัจจุบันตำแหน่งงานมีความแตกต่างจากในยุคก่อนพอสมควร สมัยนี้อาจจะเรียกว่าเป็นยุค 5G งานหลาย ๆ อย่างมีความยากขึ้น บางอย่างในบริษัทก็ตัดออก บางอย่างก็เพิ่มเข้ามา และอีกหนึ่งตำแหน่งที่คุ้นหูคุ้นตากันตอนนี้คงจะเป็นตำแหน่งงาน“แอดมิน” (Administrative) หลาย ๆ บริษัทต่างก็จำเป็นต้องมี เพราะเป็นตัวขับเคลื่อนบริษัทที่สำคัญเลย มีผลต่อการเชื่อมระหว่างตัวพนักงานในองค์กรและลูกค้า รวมถึงการทำงานร่วมกับฟรีแลนซ์หรือบริษัทอื่นภายนอกด้วย ซึ่งงานนี้มันไม่ใช่แค่การนั่งตอบข้อความในเพจหรือการรับออเดอร์เท่านั้น แต่ละองค์กรก็มีหน้าที่แอดมินยากง่ายต่างกันไปตามเนื้องานและขนาดของบริษัทด้วย มาดูกันว่างานตำแหน่งนี้ทำอะไรได้บ้างเผื่อใครที่กำลังสนใจสมัครอยู่จะได้ใช้ประกอบการตัดสินใจได้และบริษัทเองก็จะได้รู้ว่าองค์กรของตนเหมาะที่จะมีเจ้าหน้าที่แอดมินแล้วหรือยัง
ทำความเข้าใจบทบาทของตำแหน่งแอดมิน (Admin)ในบริษัทมีอะไรบ้าง
มองภาพจากภายนอกว่าเป็นงานแบบไหนเชื่อว่าหลายคนคงจะคิดภาพการทำงานสบาย ๆ ไม่ต้องปวดหัวเพียงแค่ทำงานออนไลน์คอยตอบลูกค้า ขายสินค้า รับออเดอร์ให้กับทางบริษัทเท่านั้น จริง ๆ แล้วการเป็น Admin มันมีอะไรมากกว่านั้น ที่บางครั้งก็ทำเอาปวดหัวได้เหมือนกัน มันเหมือนจะง่ายแต่ก็ไม่เสียทีเดียว หลายองค์กรการมีแอดมินก็ช่วยให้อะไรหลายอย่างราบรื่นขึ้นเยอะ มาดูกันว่าตำแหน่งนี้หน้าที่ทำอะไรบ้าง
- แน่นอนว่ายังหนีไม่พ้นการดูแลแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียของบริษัทไม่ได้ บางที่ส่วนนี้จำเป็นอย่างยิ่งโดยเฉพาะแบรนด์หรือธุรกิจที่ทำแบบออนไลน์เต็มตัว เพราะว่าการเชื่อมกับลูกค้านั้นส่วนมากจะมาทางออนไลน์เป็นส่วนใหญ่ ทำให้หน้าที่หลักจึงอยู่ตรงนี้ ฉะนั้นการที่คอยตอบคำถามลูกค้า การรับออเดอร์ การขายสินค้า ฯลฯ หรืออื่น ๆ ที่อยู่ในแพลตฟอร์มออนไลน์จึงเป็นอีกบทบาทที่จำเป็น
- แอดมินยังมีหน้าที่ในการคอยติดต่อประสานงานระหว่างแผนกต่าง ๆ ในองค์ เดินเอกสาร ดูแลด้านเอกสารบางอย่าง การติดต่อในบริษัทแล้วยังไม่พอ ยังมีการติดต่องานระหว่างบริษัทกับลูกค้าอีกด้วยในบางครั้ง เวลาที่มีลูกค้าหรือคู่ค้ามาติดต่องานหน้าที่นี้เจ้าหน้าที่ Admin ก็ต้องรับเรื่องไว้เพื่อส่งต่อไปยังแผนกที่เจาะจงในองค์กรต่อไป
- งานเกี่ยวกับกิจกรรมอีเว้นท์ (Event) ต่าง ๆ ของบริษัท ไม่ว่าจะจัดอยู่ภายในองค์กรหรือภายนอกก็ตาม แอดมินจะมีหน้าที่ในการเตรียมสถานที่ร่วมกับฝ่ายจัดงานต่ออาคาร สถานที่ที่จะต้องใช้ ดูด้านงบประมาณร่วมกับการเงิน และอื่น ๆ เพื่อให้กิจกรรมที่จะจัดขึ้นนั้นเป็นไปตามแผนที่วางไว้
- งานธุรการก็คล้ายเหมือนกันเพราะทำหลายอย่างเหมือนกันเลย แต่บางอย่างก็ไม่ได้ลงลึกมากนักหากในองค์กรมีตำแหน่งงานที่เจาะจงอยู่แล้ว ทำเพียงการตรวจสอบเพิ่มเติมเพื่อความแน่ใจ การจัดซื้อ รายการต่าง ๆ ของพนักงานในบริษัทก็ต้องทำได้ รับ ส่ง เอกสารต้องทำเป็น รวมไปถึงงานแม่บ้านก็ต้องดูแลช่วยฝ่ายแม่บ้านด้วยเหมือนกัน แต่อาจจะไม่ถึงกับลงมือทำเองทุกอย่างเพียงแค่บริหารและดูแลความสะอาดเรียบร้อยภายในบริษัทก็พอ
จากที่กล่าวมาข้างต้นนั้นเป็นเพียงส่วนหนึ่งของหน้าที่ตำแหน่งงานแอดมินเท่านั้น เพราะว่าจะลงรายละเอียดแบบชัดเจนทุกอย่างในทุกองค์กรคงไม่ได้ ในแต่ละบริษัทต่างมีขอบเขตงานและหน้าที่ของตำแหน่งนี้ต่างกันไปบ้าง แต่เบื้องต้นแล้วก็ตามที่กล่าวมาเลย บางคนอาจจะดูเป็นงานโหดหินพอสมควร แต่ความเป็นจริงมันก็ไม่ยากเท่าไหร่อยู่ที่ความสามารถของแต่ละบุคคลด้วย บางบริษัทก็ไม่จำเป็นต้องมีก็ได้ แต่หลายบริษัทนั้นขาดไม่ได้เลยเป็นตัวขับเคลื่อนให้งานหลายส่วนเดินไปได้ดี เป็นเหมือนสะพานเชื่อมจากแต่ละจุดเข้ากัน
อยากทำงานตำแหน่งแอดมิน (Admin) ควรมีคุณสมบัติอย่างไร
แน่นอนว่าตำแหน่งนี้ไม่มีการกำหนดว่าจะต้องจบสายตรงหรือสาขาวิชาบัญชีอะไรมา เพราะยังไม่เคยมีที่ไหนเปิดสอนโดยตรงขนาดนั้น เป็นตำแหน่งงานที่จะต้องใช้ทักษะหลายอย่างรวมกันในหนึ่งคน ไม่จำเป็นจะต้องรู้อะไรลึกรอบด้านเกินไป แต่คุณสมบัติบางอย่างก็ต้องมีให้ตรงกับที่บริษัทต้องการ ใครกำลังจะหางานอยู่ลองดูว่าตนเองมีครบหรือไม่ เป็นงานที่สามารถทำได้ไหมและบริษัทก็ควรจะกำหนดให้ชัดเจนว่าต้องการคุณสมบัติแบบไหนเวลาที่คัดพนักงานเข้ามาใหม่ในตำแหน่งแอดมินจะได้หาคนได้ตรงใจ ซึ่งคุณสมบัติเบื้องต้นที่ควรมีนั้นมีดังนี้
- เป็นงานที่ความกดดันสูงไม่แพ้ตำแหน่งอื่นเลย จะต้องมีสภาพจิตใจที่เข้มแข็งพอที่จะรับความกดดันของเนื้อหางานในแต่ละรูปแบบที่เจอได้
- เป็นคนที่มีความรอบคอบสูง ทำงานละเอียด ใส่ใจคุณภาพงานทุกจุด เพื่อลดความผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นเพราะมันจะส่งผลต่อองค์กรได้
- หากได้รับการตำหนิจะต้องรับฟังและมองให้รอบด้าน มีอะไรบ้างที่เป็นจุดที่จะต้องปรับปรุงแก้ไขทั้งในส่วนของตนเองและเนื้องานที่ได้รับมอบหมาย หากได้รับความชมก็ให้รับไว้และทำให้ดียิ่งขึ้นไป
- อีกหนึ่งความท้าทายของการทำงานคือ เวลาเจอปัญหาคนเป็นแอดมินจะต้องมีทักษะในการแก้ปัญหาได้เก่งพอสมควร โดยเฉพาะการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าที่เกิดขึ้นในระหว่างการทำงาน เพื่อลดความผิดพลาดและสูญเสียรายได้ หน้าตา ชื่อเสียงของบริษัทและความไว้วางใจจากลูกค้าและคู่ค้า
- หากได้รับมอบหมายงานจะต้องมีความตั้งใจที่จะทำให้สำเร็จ ไม่ทำงานแบบฉาบฉวย เป็นตำแหน่งงานที่แทบจะทำทุกอย่างในองค์กรเลย เชื่อมหลายส่วนเข้ากัน เนื้อเพลง “เป็นทุกอย่างให้เธอแล้ว” คงเป็นอะไรที่เหมาะมากกับคนทำงานในหน้าที่แบบนี้
- เป็นคนรักษาเวลา นัดเป็นนัด ให้ความสำคัญกับเวลา รักษาคำพูดและจริงจังกับงาน เวลานัดส่งงาน นัดลูกค้า นัดอะไรก็ตามจะต้องตรงต่อเวลาเสมอ ถือเป็นสิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้เลยในทักษะการทำงาน
อยากทำงานในตำแหน่งนี้คุณสมบัติจะต้องพร้อม เพราะว่าเป็นฟันเฟืองสำคัญที่บริษัทขาดไม่ได้เลย หากคุณสามารถทำงานในหน้าที่แอดมินออกมาได้ดี บริษัทจะต้องภูมิใจและชื่นชมอย่างแน่นอนเป็นอีกหนึ่งประสบการณ์ในการทำงานที่สามารถติดตัวไปได้ตลอดเมื่อต้องย้ายงาน ถือว่าประสบการณ์สูง ไม่ใช่ทุกคนที่สามารถทำงานนี้ได้ แต่แน่นอนว่ามันไม่ยากเกินความสามารถของคนที่มุ่งมั่นที่จะทำและเรียนรู้งานอย่างแน่นอน
อยากทำงานในตำแหน่งแอดมินบริษัทจะต้องเตรียมตัวอย่างไร
หากมองภาพรวมของการทำงานเป็นแอดมินในองค์กรคือการทำงานธุรกิจอย่างหนึ่ง เรื่องเอกสารต่าง ๆ จะเยอะเป็นพิเศษ แต่มันก็จะต้องทำงานอย่างอื่นร่วมด้วยอีกหลายอย่าง ตามที่กล่าวไปในข้อคุณสมบัติและบทบาทหน้าที่ หากสนใจอยากจะทำงานนี้จะต้องเตรียมตัวให้พร้อมตั้งแต่การสมัครเลย เอกสารที่จำเป็นเวลาจะสมัครงานมีอะไรบ้างจะต้องครบ และหากมีประสบการณ์การทำงานเกี่ยวกับธุรการมาก่อนยิ่งดี และจะต้องทำให้ HR หรือบริษัทเห็นว่าคุณมีความสามารถเพียงพอกับตำแหน่งแอดมินขององค์กร มีทักษะความสามารถอะไรบ้างหากแสดงออกมาได้ก็ยิ่งดีเลย ฉะนั้นอย่าลืมที่เตรียมตัวให้พร้อมแล้วส่งใบสมัครได้เลย
บทสรุป
ตำแหน่งแอดมิน อีกหนึ่งตำแหน่งที่องค์กรหลายที่ขาดไม่ได้ เป็นเหมือนกำลังแขนขาที่จะต้องทำงานคล่องตัวอยู่เสมอ มันไม่ใช่ว่าใครก็ทำหน้าที่นี้ได้และไม่ใช่ว่าทุกคนจะทำได้ดี เพราะทักษะที่ต้องใช้นั้นหลากหลายมาก ทำหลายอย่าง ยิ่งอยู่กับบริษัทใหญ่งานของ Admin ยิ่งมีความท้าทายมากกว่าเดิม เอกสารเยอะ การประสานงาน การสื่อสาร การติดต่อภายในองค์กร การติดต่อภายนอก ไม่ว่าจะเป็นลูกค้า คู่ค้า ฯลฯ แอดมินต้องทำได้ และยิ่งต้องมีเยอะสุดเลยคือทักษะการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า และเป็นเหมือนมันสมองสำคัญให้กับบริษัทอีกด้วย ในด้านของอัตราเงินเดือนนั้นก็ขึ้นอยู่กับแต่ละบริษัท วุฒิการศึกษา และประสบการณ์ของแต่ละคน ตรงจุดนี้อาจจะตอบยาก แต่ถ้าหากคุณผ่านงานนี้แล้ว มีความชำนาญ หากต้องย้ายองค์การก็ย่อมมีหลายที่อ้าแขนรับอย่างยินดีแน่นอน ไม่ว่าจะองค์กรไหนส่วนใหญ่แล้วก็มักจะชอบคนที่มีประสบการณ์ในการทำงานมาก่อนเสมอ และไม่ใช่ว่าเด็กจบใหม่จะทำไม่ได้เพียงแต่ว่าอาจจะต้องใช้เวลาในการพิสูจน์ฝีมือและผลงาน หากมีโอกาสได้ร่วมงานในองค์กรไหนในหน้าที่นี้อย่าลืมเต็มที่กับงานและสนุกกับมัน จะทำให้ชีวิตการทำงานน่าสนใจยิ่งขึ้น📌Station Accout – เรารับจดทะเบียนบริษัทดีที่สุด™
เรื่องล่าสุด
