ในการทำบัญชีนั้นจะต้องรู้จัก “เดบิตเครดิต” ว่าคืออะไรด้วย เพราะเป็นตัวที่เราจะต้องจำและเข้าใจ ในแต่ละหมวดบัญชีล้วนมีสองส่วนนี้อยู่ด้วยตลอด ซึ่งก่อนจะเข้าใจว่าทั้งสองอย่างนี้คืออะไรก็อาจจะต้องหมวดบัญชีก่อนด้วย เทคนิคการจำแต่ละคนอาจจะต่างกันไป บทความนี้อยากจะชวนทุกคนมาทำความรู้จักกับเดบิตและเครดิตให้มากขึ้นเวลาทำบัญชีจะได้สะดวก ต้องบอกก่อนว่าคนละอย่างกันกับบัตรเดบิตหรือบัตรเครดิตของธนาคารต่าง ๆ นะแค่ชื่อเหมือนกันเท่านั้นเอง
เดบิตเครดิตคืออะไร
ก่อนอื่นจะต้องจำสมการของบัญชีให้ได้ก่อน เพราะเป็นตัวที่จะช่วยทำให้เราลงรายการได้ถูกว่าอันไหนเดบิตเครดิตกันแน่ ซึ่งสมการบัญชีก็จะเป็น
สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ(ทุน)
Assets = Liability + Owner’s Equity
สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ (ทุน) + (รายได้ – รายจ่าย)
Assets = Liability + Owner’s Equity + (Income – Expenses)
พอจำสมการได้แล้วก็จำอีกอย่างคือ เดบิต = ซ้าย เครดิต = ขวา มันมีแค่นี้จริง ๆ ซึ่งตามรายการทำบัญชีแล้วจะแบ่งฝั่งออกเป็น 2 ฝั่งซ้ายขวาแบบนี้ ซึ่งเดบิตไม่ใช่แค่รายรับ เครดิตก็ไม่ใช่แค่รายจ่ายฉะนั้นแล้วอย่าจำแบบนี้เด็ดขาด เพราะอาจจะทำให้ทำบัญชีผิดพลาดได้
แต่เดบิตคือฝั่งซ้ายสมการและเครดิตคือฝั่งขวาสมการนั่นเอง ก็ยังมีคำถามว่าเราจะรู้ได้อย่างไรว่าต้องลงรายการฝั่งเดบิตเครดิตส่วนนั้นเพิ่มส่วนนี้ลดอย่างไร ซึ่งจะจำเอาก็ไม่ผิดอะไร แต่ถ้าหากจำสมการบัญชีได้อยู่แล้วก็ไม่ต้องไปท่องจำการเพิ่มลดของรายการก็ได้ อธิบายเพิ่มเพื่ออีกนิดจะได้ออกมาเป็นแบบนี้
- เดบิต (Debit) ตัวย่อคือ Dr. จะเป็นส่วนที่อยู่ด้านซ้าย ใช้บันทึกสินทรัพย์และค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น
- เครดิต (Credit) ตัวย่อคือ Cr. เป็นส่วนที่อยู่ด้านขวา ใช้บันทึกบัญชีหนี้สิน ส่วนของเจ้าของและรายได้เพิ่มขึ้น
ในการบันทึกบัญชีนั้นจำนวนเงินที่บันทึกทั้งด้านเดบิตเครดิตจะต้องเท่ากัน ซึ่งหมายความว่าฝั่งซ้ายเดบิตต้องเท่ากับฝั่งขวาเครดิตเสมอนั่นเอง หากไม่เท่าแสดงว่าไม่ทำบัญชีผิดก็กิจการกำลังมีปัญหาอะไรสักอย่างแล้ว หากจะมองตามสมการบัญชีก็จะเป็นสินทรัพย์เท่ากับหนี้สินบวกส่วนของผู้ถือหุ้นนั่นเอง
หมวดบัญชีคืออะไร
หมวดบัญชีนั้นก็เป็นเหมือนกับการจัดระบบการทำรายงานบัญชีที่รวมเอาสิ่งที่มีความหมายเหมือนกัน สิ่งเดียวกันเอาไว้ในหมวดเดียวกัน ซึ่งเป็นสิ่งที่บริษัทนั้นครอบครองอยู่และนั่นก็ถือเป็นสินทรัพย์ของบริษัท เช่น รถ เงินสดก็อยู่หมวดบัญชีเดียวกัน แต่ถ้าเงินกู้ก็จะเป็นหมวดหนี้สิน ซึ่งก็จะมีแบ่งออกเป็น 5 หมวดบัญชีและมีการลงรายการเดบิตเครดิตตามดังนี้
หมวดที่ 1 สินทรัพย์ เพิ่มเดบิต ลดเครดิต
หมวดที่ 2 หนี้สิน เพิ่มเครดิต ลดเดบิต
หมวดที่ 3 ส่วนของเจ้าของ เพิ่มเครดิต ลดเดบิต
หมวดที่ 4 รายได้ เพิ่มเครดิต ลดเดบิต
หมวดที่ 5 ค่าใช้จ่าย เพิ่มเดบิต ลดเครดิต
ลองทำความเข้าใจแบบนี้ดูก็ได้อาจจะช่วยให้ทำบัญชีได้ง่ายขึ้น อะไรก็ตามที่ทำให้ สินทรัพย์ รายจ่ายเพิ่มขึ้นให้ลงด้านเดบิต (ซ้าย) และสิ่งที่ทำให้หนี้สิน ทุน และรายได้เพิ่มขึ้นก็ลงเดินเครดิต (ขวา) ต่อไปก็สลับกันเป็นอะไรที่ทำให้สินทรัพย์ รายจ่ายลดลงก็ลงด้านเครดิต (ขวา) ส่วนอะไรที่ทำให้หนี้สิน ทุน รายลดลงก็จะต้องลงด้านเดบิต (ซ้าย) ก็ยังย้ำว่าให้มองภาพสมการบัญชีคู่กันไปด้วยจะมองภาพได้ชัดเจนขึ้น
สำหรับใครที่อยากจะจำการเพิ่มลดเดบิตเครดิตทั้ง 5 หมวดบัญชีนี้ได้ก็ต้องพยายามมองภาพของสมการบัญชีให้ออกด้วย หรือจะทำเป็นตารางใช้แบบท่องจำเอาก็ตามแต่สะดวกเลย เพื่อความเข้าใจที่มากขึ้นก็ต้องเข้าใจด้วยว่าในแต่ละหมวดนั้นมีความหมายว่าอะไร มีสินทรัพย์หรืออะไรบ้างที่จะรวมเข้าอยู่ในแต่ละหมวดได้
ประเภทของการทำบัญชี
คนที่ยังไม่รู้ข้อมูลเบื้องต้นของการทำบัญชีแล้วกระโดดมาอ่านเรื่องเดบิตเครดิตเลยอาจจะงงสักหน่อยนะ ฉะนั้นจะต้องเรียนรู้ตั้งแต่การรู้ว่าบัญชีคืออะไร มีแบบไหนบ้าง ซึ่งปัจจุบันนี้ก็จะมีการทำบัญชีอยู่ 2 แบบ คือเป็นบัญชีเดี่ยว (Single-entry bookkeeping system) และบัญชีคู่ (Double-entry bookkeeping system) ชวนอ่านและทำความรู้จักกับระบบบัญชีทั้งสองแบบนี้ก่อนเพื่อความเข้าใจมากขึ้นในการทำบัญชี
1. บัญชีเดี่ยว (Single-entry bookkeeping system)
ส่วนมากก็จะทำบัญชีแบบนี้กัน หลายคนก็คงจะรู้จักและคุ้นเคยกับการทำบัญชีเดี่ยวเป็นอย่างดีแล้ว เพราะว่ามันก็จะเหมือนการทำบัญชีรายรับรายจ่ายนั่นเอง เป็นการทำบัญชีที่ง่ายมาก ๆ แล้ว ซึ่งก็จะมีรายการเป็น วันที่ รายการ รายรับ รายจ่าย และคงเหลือ
ซึ่งการทำบัญชีแบบนี้ก็ยังไม่ต้องมีการคิดถึงเดบิตเครดิตกัน ส่วนมากร้านเล็ก ๆ จะนิยมใช้เพราะว่าไม่มีอะไรให้ต้องคิดวิเคราะห์เยอะแยะ แต่ว่าหากมีสินทรัพย์มาเกี่ยว หนี้สินมาพัวพันด้วยระบบบัญชีเดี่ยวนี้เริ่มจะไปต่อยากแล้ว ปัญหาก็จะตามมาว่าเราจะลงบัญชียังไง ฉะนั้นเลยจะต้องมีระบบบัญชีคู่ เพื่อมาแจกแจงรายการเหล่านี้
2. บัญชีคู่ (Double-entry bookkeeping system)
หากเป็นในรูปแบบของธุรกิจ เป็นกิจการ บริษัทใหญ่แล้วจะต้องทำบัญชีคู่ เพราะจะช่วยให้ลงรายการต่าง ๆ ได้ดีกว่า ละเอียดกว่า และในการลงรายการนั้นก็จะต้องย้อนกลับไปคิดถึงหมวดหมู่บัญชีทั้ง 5 ด้วย ซึ่งจะมี สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายรับ และ รายจ่าย เป็นต้น ซึ่งแต่ละหมวดก็ยังแตกย่อยออกไปได้อีกด้วย
จะทราบได้อย่างไรว่ารายการไหนอยู่ในหมวดบัญชีไหน เพราะว่าจะต้องรวมสิ่งที่เหมือนกันให้อยู่ในหมวดเดียวกัน ยกตัวอย่างในแต่ละหมวดบัญชีทั้ง 5 ดังนี้
- สินทรัพย์ เราก็รวมทุกอย่างที่มองแล้วมันคือสินทรัพย์ เช่น หุ้น ทอง ค่าเช่าล่วงหน้า อาคาร ที่ดิน เงินสด เงินในบัญชีธนาคาร ค่าประกันรถยนต์ เป็นต้น
- หนี้สิน สิ่งที่เรามองแล้วมันคือหนี้ก็เอามาลงในหมวดนี้เลย เช่น หนี้บัตรเครดิต เจ้าหนี้การค้า ภาษีค้างจ่าย เงินเดือนค้างจ่าย หนี้ยืมเพื่อนมา เป็นต้น
- ส่วนของเจ้าของ อะไรที่มาจากเจ้าของกิจการใช่หมดเลย เช่น เงินที่เจ้าของนำมาลงทุน เงินเจ้าของถอนไปใช้ กำไรสะสม เป็นต้น
- รายรับ ง่าย ๆ เลยสำหรับหมวดนี้ อะไรที่เป็นรายรับก็นับหมด เช่น ยอดขาย เงินเดือน ดอกเบี้ยรับ เป็นต้น
- รายจ่าย อะไรที่เป็นการจ่ายออกไปนับเป็นหมวดรายจ่ายหมดเลย แต่จะต้องเกี่ยวข้องกับกิจการด้วยนะ เช่น ค่าไฟฟ้า ค่าภาษี ค่าเช่า เงินเดือนพนักงาน เป็นต้น
สำหรับการแตกย่อยในแต่ละหมวดนั้น ก็จะแตกไปเป็นรายการเลย ซึ่งในการแตกหมวดหมู่นั้นก็อยู่ที่ว่าทำบัญชีในมุมมองของใคร เช่น บัญชีสำหรับเจ้าของธุรกิจหรือสำหรับพนักงาน หมวดแยกเลยจะต่างกัน ยกตัวอย่างการแตกย่อยก็จะเป็น รายรับ : เงินเดือน หรือ รายรับ : ดอกเบี้ยเงินฝาก หรือรายรับอื่น ๆ อีก เป็นต้น ซึ่งแน่นอนว่าแต่ละเล่มนั้นต้องมีเดบิตเครดิตด้วย
ยกตัวอย่างการทำบัญชี
วันที่ 27/02/2564
คนรู้จักนำเงินมาฝากเราเอาไว้ 5,000 บาท
เกิดรายการดังนี้
สินทรัพย์เพิ่ม
หนี้สินเพิ่ม
Dr สินทรัพย์: เงินสด 5,000
Cr. หนี้สิน: เจ้าหนี้ (คนรู้จัก) 5,000
ลองมองดี ๆ มันอาจจะดูแปลก ๆ สักหน่อยเขาเอาเงินมาฝากที่เราแล้วเขาเป็นเจ้าหนี้เราได้อย่างเรา ซึ่งมันก็เหมือนกับที่ธนาคารมองเดบิตเครดิตเหมือนกับเรานำเงินไปฝากกับทางธนาคารแล้วเราก็กลายเป็นเจ้าหนี้ของธนาคาร พอเราใช้บัตรเดบิตธนาคารก็เป็นหนี้เราน้อยลงจะประมาณนี้เลยมีบัตรที่ชื่อว่าเดบิตเครดิต แต่ก็ย้ำอีกครั้งว่ามันไม่ได้เกี่ยวข้องกันเวลาทำบัญชีมันไม่เกี่ยวกับบัตรเหล่านี้นะ
บทสรุป
ในการทำบัญชีและลงรายการเดบิตเครดิตนั้นการทำบัญชีในมุมของใครก็มีส่วนด้วย หากคุณเป็นเจ้าของกิจการและต้องทำรายงานบัญชีก็แนะนำว่าต้องทำระบบบัญชีคู่จะเหมาะมากกว่า และต้องจำสมการบัญชีให้ได้คือ สินทรัพย์เท่ากับหนี้สินบวกส่วนของผู้ถือหุ้นแล้วจะทำให้เราลงรายการเพิ่มลดของเดบิตและเครดิตได้ และการบันทึกแต่ละรายการค่าจำนวนเงินที่บันทึกเดบิตจะต้องเท่ากับเครดิตเสมอถึงจะถูกต้อง📌Station Accout – เรารับทำบัญชีมาตรฐานสูงสุด™
เรื่องล่าสุด
