การดำเนินกิจการตั้งแต่กิจการทุกรูปแบบและทุกขนาดย่อมมีเม็ดเงินหมุนเวียนอยู่ในระบบการค้าขายทุกวัน แม้ว่าจะเป็นกิจการขนาดเล็กเพียงใดก็ต้องคอยให้ผู้ทำบัญชี บันทึกรายรับรายจ่ายของการดำเนินกิจการไม่ต่างจากธุรกิจขนาดใหญ่เลย เพื่อจะได้ตรวจสอบความเคลื่อนไหวของเงินที่มีอยู่ในการดำเนินกิจการ ซึ่งตามหลักของการทำบัญชีการจัดทำ “งบทดลอง” จึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยพิสูจน์ว่าการบันทึกบัญชีของกิจการนั้น ๆ ดำเนินการไปอย่างไร ซึ่งเราจะได้ไปทำความรู้จักกับเครื่องมือตรวจสอบบัญชีนี้ในลำดับถัดไป ฉะนั้นเมื่อคุณเริ่มต้นธุรกิจแล้วอย่าได้มองข้ามสิ่งนี้ไป จัดทำให้มีความละเอียด เพื่อที่จะสามารถตรวจสอบรายจ่ายหรือแผนการลงทุนได้อย่างมีระบบ นำไปสู่การมีธุรกิจที่ประสบความสำเร็จนั้นเอง
งบทดลอง คืออะไร
สำหรับใครที่พึ่งเริ่มต้นธุรกิจเป็นธุรกิจแรกหากจะกล่าวถึง งบทดลอง ในแบบที่สามารถเข้าใจได้ง่ายที่สุดจึงขอขยายความให้เห็นภาพว่า การทำงบทดลอง เป็นการนำตัวเลขต่าง ๆ ที่บันทึกไว้ในรอบการตัดบัญชีของการดำเนินงานภายในบริษัทมาแจกแจงเพื่อตรวจสอบความถูกต้องในการบันทึกบัญชีของกิจการนั้น ๆ ซึ่งจะจัดทำขึ้นตามรอบการบัญชีอาจจะมีการกำหนดเป็นรอบ 1 เดือน 3 เดือน 6 เดือน หรือรอบ 1 ปีตามแต่กิจการนั้น ๆ จะกำหนด โดยตัวเลขที่จะนำมาใส่ในการทำงบทดลองจะมาจากสมุดรายวันซื้อ สมุดรายวันขาย สมุดรายวันจ่าย สมุดรายวันรับ และสมุดรายวันทั่วไป
หมวดหมู่บัญชีที่ต้องใช้ในการทำงบทดลอง
การจัดทำงบทดลอง จะต้องนำตัวเลขในกลุ่มของบัญชีที่กำหนดเอาไว้มาใช้ในการคำนวณยอดคงเหลือของกิจการเพื่อประเมินผลการดำเนินธุรกิจนั้น ๆ โดยในกระบวนการจัดทำจะอาศัยหมวดหมู่บัญชีตามที่ถูกกำหนดไว้มาเป็นเครื่องมือในการจำแนกตัวเลข และหมวดหมู่บัญชีที่ต้องนำมาใช้ในการจัดทำ งบทดลอง มีดังต่อไปนี้
- หมวดหมู่แรกที่คุณจะต้องแยกคือ สินทรัพย์ จะต้องมียอดคงเหลือด้าน เดบิต
- หมวดหมู่แรกที่คุณจะต้องแยกคือ หนี้สิน จะต้องมียอดคงเหลือด้าน เครดิต
- หมวดหมู่แรกที่คุณจะต้องแยกคือ ส่วนของเจ้าของ จะต้องมียอดคงเหลือด้าน เดบิต
- หมวดหมู่แรกที่คุณจะต้องแยกคือ รายได้ จะต้องมียอดคงเหลือด้าน เครดิต
- หมวดหมู่แรกที่คุณจะต้องแยกคือ ค่าใช้จ่าย จะต้องมียอดคงเหลือด้าน เดบิต
ในการหายอดคงเหลือของการดำเนินกิจการจะต้องนำตัวเลขจากบัญชีที่ถูกบันทึกไว้ต้องนำไปแยกประเภทบัญชีเดบิตกับเครดิต แล้วนำยอดรวมของบัญชีทั้ง 2 ฝั่งมาลบกันจะได้ยอดคงเหลือโดยนำผลลัพธ์ของการหายอดคงเหลือนั้นไปใส่ไว้ในบัญชีฝั่งที่มีจำนวนตัวเลขอยู่มากกว่า จากข้อมูลนี้จะเห็นได้ว่าเป็นการทำบัญชีประเภทนี้มีความละเอียดมากทีเดียว
ส่วนประกอบของการจัดทำงบทดลอง
ฉะนั้นเมื่อได้ข้อมูลการบันทึกบัญชีจากสมุดบันทึกบัญชีต่าง ๆ ตามที่ได้กล่าวไปข้างต้นแล้ว ก็จะมาเข้าสู่การจัดทำ งบทดลอง โดยจะมีแบบฟอร์มการทำ งบทดลอง ตามหลักของการบันทึกบัญชีที่ได้ถูกกำหนดไว้แล้ว ซึ่งในแบบฟอร์มการทำจะมีส่วนประกอบหลักๆ ดังต่อไปนี้
- ส่วนหัวข้อ ในส่วนนี้จะเป็นการระบุชื่อและวันเวลาของรอบการทำงบทดลอง จะประกอบไปด้วย บรรทัดแรกใส่ชื่อกิจการ บรรทัดที่สองใส่คำว่า งบทดลอง และบรรทัดที่สามใส่ วัน/เดือน/ปี
- ส่วนของตาราง ในส่วนของตารางจะเป็นการแจกแจงตัวเลขที่ได้ทำการบันทึกไว้จากบัญชีต่าง ๆ ซึ่งจะประกอบไปด้วยช่องตารางย่อย คือ
– ช่องที่ 1 เป็นการระบุชื่อบัญชีที่ถูกแยกประเภทตามหมวดหมู่ของบัญชีทั้ง 5 หมวดแล้ว
– ช่องที่ 2 เป็นช่องที่ต้องระบุเลขที่บัญชีตามการแยกหมวดบัญชีทั้ง 5 หมวดเช่นกัน ซึ่งการระบุเลขที่บัญชีจะช่วยให้การค้นหาบัญชีต่าง ๆ ในระบบสามารถทำได้ง่ายขึ้นด้วย
– ช่องที่ 3 เป็นช่องที่ต้องลงรายละเอียดตัวเลขที่จัดอยู่ในกลุ่มของบัญชีเดบิต (Debit) โดยจะแบ่งออกเป็นช่องที่ระบุหน่วยเงินที่เป็นบาทและสตางค์
– ช่องที่ 4 เป็นช่องที่ต้องลงรายละเอียดตัวเลขบัญชีโดยจะแบ่งออกเป็นช่องที่ระบุหน่วยเงินที่เป็นบาทและสตางค์เช่นกัน แต่เป็นตัวเลขที่จัดอยู่ในกลุ่มของบัญชีเครดิต (Credit)
ตามหลักบัญชีคู่เดบิตและเครดิตต้องเท่ากันเสมอ
การตรวจสอบสาเหตุเมื่อทำงบทดลองไม่ลงตัว
จากที่ได้กล่าวไปตั้งแต่ต้นแล้วว่าการจัดทำ งบทดลอง เป็นเครื่องมือในการแจกแจงตัวเลขที่ถูกบันทึกไว้ในบัญชีต่าง ๆ เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของบัญชีที่เกิดขึ้นในการดำเนินกิจการ แต่กระนั้นการจัดทำ งบทดลอง ก็ใช่ว่าจะสามารถทำให้ลงตัวได้เลยภายในการจัดทำครั้งเดียวซึ่งอาจจะเกิดข้อผิดพลาดระหว่างการจัดทำได้เช่นกัน โดยความผิดพลาดสามารถเกิดขึ้นที่ขั้นตอนไหนก็ได้ และหากเกิดความผิดพลาดในการจัดทำแล้วจะต้องย้อนกลับไปตรวจสอบข้อผิดพลาดระดับเบื้องต้นได้จาก
- ตรวจผลรวมจำนวนเงินในช่องบัญชีเดบิตกับเครดิตมีการบวกจำนวนเงินถูกต้องหรือไม่
- ตรวจว่าตัวเลขที่นำมาบันทึกในงบทดลองทั้งช่องบัญชีเดบิตและเครดิตมีจำนวนครบถ้วนหรือไม่
- ตรวจสอบว่าในการบันทึกบัญชีมีการคำนวณหายอดดุลถูกต้องหรือไม่
- ตรวจสอบว่ามีการบันทึกตัวเลขจากบัญชีรายวันแต่ละหมวดหมู่ไปยังบัญชีแยกถูกประเภทหรือไม่ และตัวเลขจำนวนเงินความถูกต้องหรือไม่
- ตรวจการบันทึกรายการบัญชีว่ามีบันทึกจำนวนเงินถูกต้องตามหลักเดบิตกับเครดิตหรือไม่ โดยอ้างอิงตามเอกสารการรับเงินต่าง ๆ
ข้อผิดพลาดที่ไม่ปรากฏในการทำงบทดลอง
ประโยชน์ของการทำงบทดลอง
ไม่ว่าจะเป็นการบันทึกข้อมูลรูปแบบใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบธุรกิจย่อมมีความสำคัญต่อการขับเคลื่อนกิจการทั้งสิ้น ซึ่งประโยชน์ที่ได้จากการบันทึกข้อมูลทางบัญชีทุกหมวดหมู่เพื่อนำมาจัดทำ งบทดลอง ถือเป็นเครื่องมืออย่างหนึ่งที่จำเป็นอย่างมากและต้องใช้ความละเอียดในการจัดทำ
- เพื่อตรวจสอบว่าการบันทึกบัญชีด้านเครดิตและเดบิตของกิจการนั้น ๆ มีความถูกต้องตามหลักบัญชีหรือไม่
- เมื่อตรวจพบความผิดพลาดในการบันทึกบัญชีแล้วก็จะสามารถแก้ไขจุดที่ผิดพลาดนั้นได้ง่าย
- ใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงเพื่อแสดงให้เห็นผลของการดำเนินงานของกิจการนั้น ๆ ว่ามีฐานะทางการเงินอย่างไร
- เพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในการปิดรอบบัญชีเมื่อถึงระยะเวลาตามที่กำหนดไว้
บทสรุป
การพิสูจน์สถานะทางการดำเนินกิจการจำเป็นต้องอาศัยเครื่องมืออย่างการงบทดลอง มาช่วยในการแจกแจงตัวเลขมากมายจากการบันทึกบัญชีต่าง ๆ ให้สามารถตรวจสอบที่ไปที่มาของบัญชีให้ง่ายมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการดำเนินกิจการขนาดเล็กหรือใหญ่ก็ต้องอาศัยเครื่องมือนี้ในการจัดการบัญชีทั้งสิ้น แต่กระนั้นก็มีข้อพึงระวังหลายอย่างที่จำเป็นต้องให้ความสำคัญเพื่อให้การจัดทำเป็นไปอย่างถูกต้องและเกิดความผิดพลาดน้อยที่สุด📌Station Accout – เรารับทำบัญชีมาตรฐานสูงสุด™
เรื่องล่าสุด
