สต๊อกสินค้า หมายถึงอะไร ทำไมต้องคุมระบบและทำบัญชี

สต๊อกสินค้า

หลายกิจการนั้นส่วนใหญ่แล้วจะมี “การสต๊อกสินค้า”เอาไว้เพื่อการจำหน่ายที่เพียงพอ เพราะว่าหากมีสินค้าน้อยไปทำให้ไม่เพียงพอต่อการจำหน่ายจะทำให้ติดขัดได้ทำให้เสียรายได้นั่นเอง แม้จะมีบางกิจการที่ไม่ต้องมีระบบสต๊อกก็ตามแต่ก็ถือว่าค่อนข้างน้อยทีเดียว ในการทำระบบบัญชีนั้นจะช่วยควบคุมคลังของอยู่ด้วยนั่นเอง ซึ่งทั้งบัญชีและคลังจะต้องเชื่อมกันด้วยนั่นเอง

สารบัญ
    Add a header to begin generating the table of contents

    การสต๊อกสินค้าหมายถึงอะไร

    ความหมายก็ตรงตามตัวเลยระบบสต๊อกนั้นเป็นการทำให้ควบคุมสินค้าของกิจการ ซึ่งการทำระบบสต๊อกสินค้านั้นเป็นการเก็บสินค้าสำเร็จรูปในคลังหรือในที่จัดเก็บ สินค้าสำเร็จรูปนั้นก็มีความหมายว่าเป็นสินค้าที่พร้อมสำหรับการจำหน่ายได้ในทันทีเลย พร้อมส่งถึงมือลูกค้า ซึ่งในการทำระบบนั้นจะต้องมีการวางแผนให้ดีและสอดคล้องและเหมาะสมด้วย เพราะว่าสินค้าแต่ละประเภทนั้นต่างกันขึ้นอยู่กับว่าบริษัทนั้น ๆ จำหน่ายสินค้าอะไร ซึ่งบางอย่างก็มีวันหมดอายุ มีสิ้นวันใช้งานด้วย
    ในการวางระบบสต๊อกนั้นไม่ใช่เราอยากจะเอาสินค้ามาอยู่ในคลังมากน้อยแค่ไหนก็ได้ ซึ่งมันจะต้องมีการวิเคราะห์จากปัจจัยหลายอย่างเลย เช่นสินค้าตัวไหนที่ขายดีเป็นพิเศษก็สต๊อกสินค้าเอาไว้เยอะหน่อย แต่ก็อย่าลืมคำนึงถึงอายุการใช้งาน วันหมดอายุด้วย(ถ้ามี) หากเราสต๊อกไว้เยอะไปแต่สินค้าขายไม่ออกทุนจะจมอยู่ในนั้นนานไปทำให้บริษัทขาดสภาพคล่องได้

    การวางระบบสต๊อกสินค้าทำอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

    สำคัญมากเช่นกันคือการวางแผนทำระบบสต๊อกสินค้า เพื่อให้มีสินค้าเพียงพอต่อการหมุนเวียนจำหน่ายในร้านแบบทันที เพื่อลดการเกิดปัญหาสินค้าไม่พอขายหรือขาดสต๊อกได้ หากเอาสินค้าเข้าคลังมากไปจะทำให้สินค้าตกค้างอยู่ในคลังเยอะ
    สินค้าบางอย่างก็เสื่อมสภาพ หมดอายุไป ทำให้ขายไม่ได้ สินค้าเกิดความเสียหายก็ทำให้เกิดการสต๊อกบวม ซึ่งก็ส่งผลเสียต่อรายได้ของกิจการเองหากนำไปขายสินค้าก็ไม่ได้มาตรฐาน ไร้คุณภาพ หากจัดระบบสต๊อกสินค้าไม่ดีปัญหาอีกมากมายตามมาแน่นอน
    ในการจัดทำระบบสต๊อกนั้นเพื่อให้ทำออกมาได้อย่างมีคุณภาพ ลดการเกิดปัญหาต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดีอยากจะให้ทำตามข้อด้านล่างนี้ โดยคำนึงถึงวัตถุประสงค์หลักของการเก็บสินค้าเข้าคลังของบริษัทประกอบกันไปด้วย ซึ่งสามารถทำได้ตามนี้เลย

    1. สินค้าจัดแบ่งไว้เป็นหมวดหมู่ให้เรียบร้อย หรือว่าให้มี SKU (Stock Keeping Unit) นั่นเอง ซึ่งจะช่วยให้แยกความแตกต่างของตัวสินค้าได้ ไม่ว่าจะเป็น สี ขนาด และอื่น ๆ จะง่ายต่อการจัดและเช็กสต๊อกในแต่ละครั้งด้วย
    2.  ทำระบบสต๊อกสินค้าไว้ดีจะเห็นและเช็กได้ว่าสินค้าแต่ละประเภทแต่ละหมวดหมู่นั้นขายได้จำนวนเท่าไหร่ จะทำให้ประเมินสินค้าได้ง่ายขึ้นเวลาที่จะเลือกว่าควรจะเติมสินค้าประเภทนั้นเข้ามาในคลังหรือไม่
    3. จะมีการทำรายงานการเบิกจ่ายสินค้าและตรวจสอบสินค้าในคลัง เวลาจะเบิกสินค้าออกมาต้องมีรายงานทุกครั้ง เพื่อให้เห็นถึงความเคลื่อนไหวของสินค้าที่มีอยู่ ว่าเอาออกไปเท่าไหร่ ในคลังเหล่าเท่าไหร่ หากสินค้าในคลังใกล้จะหมดลงแล้วจะได้เอามาเติมได้ทันก่อนที่จะหมดสนิทจนไม่มีจำหน่ายเลย
    4. พอเรามีระบบสต๊อกสินค้าแล้วเห็นว่าสินค้าในคลังตัวไหนที่ประเมินแล้วผลออกมาต้องสั่งเข้ามาเพิ่มจะได้ทำได้ทัน ทำให้ปริมาณสินค้าในคลังมีเพียงพอต่อการขายให้แก่ลูกค้าเสมอ ซึ่งเวลาประเมินนั้นก็ดูจากรายงานการเบิกจ่ายสินค้าและรายงานสินค้าคงคลังนั่นเอง
    5. เวลาเลือกสินค้าในคลังออกมาขายจะสะดวกมากและเป็นการเคลียสินค้าออกจากคลังอยากเป็นระบบและเหมาะสม โดยสินค้าตัวไหนที่ผลิตก่อน ซื้อเข้าคลังมาก่อนก็ควรจะวางขายก่อน หากขายกันข้ามขั้นตอนก็อาจจะเสี่ยงทำให้สินค้าเสื่อมสภาพเสียหายและขายไม่ได้

    ทำไมต้องคุมระบบและทำบัญชีสินค้าในสต๊อก

    อย่าสต๊อกสินค้าเพียงใช้ความรู้สึกในการตัดสินใจเท่านั้น ควรจะดูจากยอดขายจริง ๆ ว่าสินค้าประเภทไหนที่เป็นที่ต้องการของลูกค้า สินค้าตัวไหนขายดี ขายออกง่าย สินค้าแบบไหนนาน ๆ ขายได้สักอัน เราควรจะนำข้อมูลเหล่านี้มีวิเคราะห์ร่วมด้วยประกอบกับการดูเอกสารการเบิกจ่ายสินค้าในคลัง 

    ถ้าไม่คุมระบบสต๊อกสินค้าเลยอาจจะทำให้สินค้านั้นอยู่มั่วไปหมดในคลัง ไม่มีการเรียงลำดับ ไม่มีการจัดหมวดหมู่ อันไหนขาดไปอันไหนเหลือเยอะเกินก็จะไม่รู้เพราะบริหารสต๊อกไม่ดี แน่นอนว่าส่งผลเสียต่อกิจการอย่างมาก โดยเฉพาะการมีสินค้าคงคลังมาเกินไป ฉะนั้นบริษัทจะต้องหาทางเคลียให้ได้ 

    อีกทั้งเวลาที่ทำบัญชี ทำงบการเงินของบริษัทก็จะทำให้มีปัญหาตามไปด้วย ผลที่ตามมาบางครั้งอาจจะเป็นสภาพคล่องทางการเงินของบริษัทนั้นไม่ดีนัก ซึ่งมันเสี่ยงที่จะเจ๊งกันได้ง่าย ๆ เลย พอคุมคลังได้ไม่ดี ระบบบัญชีก็จะรวนไปด้วยแบบอัตโนมัติเลย แล้วปัญหาเกี่ยวกับการเงิน บัญชีและภาษีจะตามมาให้ยุ่งยากอีก ฉะนั้นแล้วจะต้องจัดการกับสินค้าในคลังให้เป็นระบบและสอดคล้องกับข้อมูลในเอกสารบัญชีเสมอ

    เหตุผลที่ควรมีการบริหารสต๊อกสินค้าให้มีคุณภาพ

    1. กิจการจะรู้ว่าสินค้าในคลังของตนนั้นเหลือเท่าไหร่ มีอะไรใกล้หมด มีอะไรขาดบ้าง มีอะไรพร้อมขายได้ทันที
    2. สินค้าตัวไหนขายดีที่สุด สินค้าตัวไหนขายยาก ซึ่งดูได้จากการจัดหมวดหมู่ในระบบสต๊อก ทำให้ประเมินได้ว่าควรจะเพิ่มหรือลดสินค้าตัวไหน หรือควรจะทำการตลาดผลักดันสินค้าตัวไหนเพิ่ม
    3. สินค้าตัวไหนที่สร้างผลกำไรให้แก่บริษัทเยอะสุดสามารถเช็กดูได้
    4. หากพบว่ามีสินค้าคงค้างในคลังเยอะ ก็สามารถวางแผนรับมือได้ง่ายว่าสินค้าในสต๊อกตัวไหนจะเอาไปทำโปรโมชั่นลดราคาหรือจำหน่ายอย่างไร เพื่อที่ลดการจมทุนของบริษัทลง
    5. ลดการเกิดสินค้าสูญหายหรือลดการเกิดปัญหาว่าสินค้าไปไหนแบบไร้ที่มา เพราะก่อนจะเอาสินค้าเข้าหรือออกจากระบบสต๊อกสินค้านั้นจะต้องมีการทำรายงานเสมอ
    6. เราจะรู้ว่าลูกค้านั้นชอบซื้ออะไรมากที่สุด ก็คือสินค้าขายดีนั่นเอง ทำให้เราเอาสินค้าตัวนั้นไปส่งเสริมการขายให้ดียิ่งขึ้นไปอีกทำให้บริการมียอดขาย มีกำไรเพิ่มมากขึ้น

    สินค้าคงคลังคืออะไร

    พอเราสต๊อกสินค้าเข้ามาแล้ว เวลาผ่านไปนาน ๆ ของจะค้างอยู่ในนั้นก็เรียกว่าคงคลังไว้ ซึ่งในระบบนั้นแต่ละบริษัทก็จะมีบอกไว้เลยว่าจะให้ค้างคงในคลังนานเท่าไหร่ เช่น 90 วัน หากเกินไปแล้ว จะต้องหาวิธีในการเคลียออกไปด้วยวิธีการใดก็ได้ เพื่อไม่ให้จมทุน อาจจะใช้วิธีการขายแบบจัดโปรโมชั่น ลด แลก แจก แถม อะไรก็ว่าไป อาจจะขายเท่าทุน ขายขาดทุน ก็ยังดีกว่าการขายไม่ออกเลย เพื่อให้บริษัทมีเงินสดหมุนกลับเข้ามา 

    สินค้าแน่นอนว่าควรจะคงคลังไว้แต่ก็ไม่ควรจะนานเกินไป เพราะทุกอย่างมันไม่ได้เหมือนเดิมตลอดเวลา บางอย่างมันก็มีเสื่อมสภาพ หมดอายุ บางทีก็ตกรุ่นไป ซึ่งก็ขึ้นอยู่กับว่าสินค้าของแต่ละบริษัทนั้นคืออะไร และสามารถอยู่ในสต๊อกได้นานกี่วัน และพอมันนานไปก็ต้องวางแผนและรีบจัดการสินค้าในคลังให้ออกไปให้ได้ ซึ่งประเภทของสินค้าคงคลังนั้นก็ได้แบ่งออกเป็นหลายประเภทดังนี้

    1. วัตถุดิบ ซึ่งเป็นสิ่งที่ทางบริษัทได้ซื้อมาเพื่อเข้ากระบวนการผลิตเป็นสินค้าสำเร็จรูป ซึ่งบางกิจการก็อาจจะไม่ต้องมีหากไม่ได้ผลิตเอง
    2. ชิ้นส่วน ก็ไม่ต่างจากข้อวัตถุดิบเลย เข้าสู่การผลิตเพื่อเป็นสินค้าสำเร็จรูปเช่นกัน
    3. วัสดุสิ้นเปลือง จะเป็นสิ่งที่ใช้ประกอบเพื่อเป็นตัวสินค้าสำเร็จรูป 
    4. สินค้าระหว่างผลิต จะเป็นพวกวัตถุดิบ ชิ้นส่วนต่าง ๆ ที่อยู่ระหว่างขั้นตอนการผลิต
    5. สินค้าสำเร็จรูป เป็นสินค้าที่พร้อมสำหรับการจำหน่ายถึงมือลูกค้าเลย 

    ส่วนมากในข้อที่ 1 – 4 นั้นจะเป็นประเภทสินค้าของบริษัทที่จะต้องมีกระบวนการผลิต แต่สำหรับบริษัทที่ไม่มีการผลิตเอง ก็อาจจะสต๊อกสินค้าที่เป็นสินค้าสำเร็จรูปเลย ซึ่งบางทีการแบ่งประเภทของสินค้าคงคลังบางคนก็แยกออกเป็นอีกแบบหนึ่งที่แยกมาจากตัวสินค้าสำเร็จรูปนั่นเอง ซึ่งในการแยกประเภทนั้นก็คิดว่าน่าจะต้องดูว่ากิจการนั้น ๆ จำหน่ายสินค้าแบบไหน เพราะหากจะพูดถึงตัวชิ้นส่วน ส่วนประกอบที่ใช้ในการผลิต แต่บางกิจการขายสินค้าที่นำเข้าหรือซื้อเข้ามาจากที่อื่นก็ใช้การแบ่งประเภทแบบนี้ไม่ได้ 

    ในการแบ่งประเภทของสินค้าคงคลังในบางธุรกิจจะแบ่งออกมาเป็น 4 ประเภทดังนี้

    1. สินค้าคงคลังประเภทเบ็ดเตล็ด เป็นวัตถุดิบที่ช่วยในการผลิต เช่น น้ำมันเชื้อเพลิง อุปกรณ์สำนักงาน
    2. สินค้าคงคลังประเภทวัตถุดิบและอะไหล่ เช่น หัวเทียน น็อต อะไรที่มันเรียกเป็นอะไหล่ ส่วนมากจะมีในบริษัทที่ทำชิ้นส่วนเกี่ยวกับเครื่องจักร รถยนต์ เป็นต้น
    3. สินค้าคงคลังประเภทกึ่งสำเร็จรูป เป็นเพียงวัตถุดิบที่กำลังจะเป็นสินค้าแล้วแต่ยังไม่สมบูรณ์ดี ต้องเข้ากระบวนการผลิตบางอย่างก่อน 
    4. สินค้าคงคลังประเภทสำเร็จรูป เป็นสินค้าพร้อมขายได้เลย

    ในกิจการแต่ละที่ต่างก็มีประเภทของสินค้าในสต๊อกต่างกันไปตามประเภทของธุรกิจ แต่ไม่ว่าจะเป็นการประกอบกิจการเกี่ยวกับอะไร การบริหารและคุมระบบของสต๊อกสินค้าให้ดีอย่าให้ค้างคงคลังนานเกินไปก็เป็นสิ่งที่จะต้องทำ เพราะหากปล่อยให้เงินจมอยู่ในนั้นระบบบัญชีของบริษัทมีปัญหาแน่นอน

    บทสรุป

    การสต๊อกสินค้าจะต้องใส่ใจในการทำระบบให้ดี มีการระบบแจ้งเตือนเอาไว้ก็เหมาะเหมือนกัน เวลาสินค้าตัวไหนใกล้หมดหรือตัวไหนค้างนานเกินกำหนดจะได้หาทางในการรับมือได้ สุดท้ายแล้วสต๊อกนั้นจะต้องบริหารให้ดีเพื่อให้บัญชีเดินไปได้ เนื่องจากในบริษัทนั้นเงินไม่ได้ใช้กับแค่การสต๊อกเพียงอย่างเดียว ยังมีอีกหลายแผนก หลายส่วนที่จะต้องใช้เงินเพื่อให้กิจการดำเนินไปได้ปกติ พอทำระบบสต๊อกได้ดีบัญชีก็สอดคล้องกันทุกอย่างก็ลงตัว ปัญหาที่จะเกิดจากสินค้าค้างคลังก็ลดลง บริษัทก็มียอดขายและมีกำไรได้มากขึ้น