เทคนิคการทำบัญชีให้เก่งเหมือนเป็นสำนักงานบัญชี

การทำบัญชี อย่างง่าย มีทั้งหมด  5 หมวด ซึ่งเป็นข้อมูลหลักที่นักการบัญชีต้องทราบ ส่วนนี้เป็นพื้นฐานบัญชีที่จะต้องรู้จักเรียกได้ว่าเป็น basic ของการทำบัญชี เสมือนหนึ่งว่าเป็นรากฐานที่คุณจะต้องทราบ เนื่องจากเป็นส่วนที่จะต้องนำไปใช้ในการจำแนกประเภทงบการเงิน เพื่อใช้ในการทำงบดุล ทุกกิจการจะต้องแสดงต่อสำนักงานบัญชีในทุก ๆ ปี ส่วนนี้ควรแยกแยะให้ได้อย่างชัดเจนและถูกต้อง เพื่อความน่าเชื่อถือของงานทางด้านการทำบัญชี ซึ่งไม่ควรมีคำว่าผิดพลาดเกิดขึ้นในงาน นักการบัญชีที่เราคุ้นเคยจึงเป็นผู้ที่มีภาพจำว่าน่าเกรงขาม เงียบขรึมอยู่เสมอ เนื่องจากความหลากหลายของข้อมูลและความเข้มงวดในเนื้องานที่หาช่องโหว่ของคำว่าผิด แทบจะไม่เจอ มาเริ่มกันที่ข้อแรกกันได้เลย

• สินทรัพย์

หรือที่เรียกกันง่ายๆ ว่า ‘ทรัพย์สิน’ เป็นวัตถุหรือสิ่งของก็ได้ สินทรัพย์เป็นสิ่งที่มีมูลค่าที่กิจการนั้น ๆ เป็นเจ้าของ โดยสินทรัพย์สามารถหมุนเวียนมาเป็นเงินสดเงินฝาก ธนบัตร หรือวัตถุที่มีมูลค่าทางการเงิน สามารถแปรมาเป็นเงินได้ทั้งในระยะสั้นและในระยะยาว  

• หนี้สิน 

เป็นภาระผูกพันที่เจ้าหนี้สามารถเรียกร้องสินทรัพย์กับเจ้าของกิจการที่ติดหนี้นั้นได้โดยถูกกฎหมาย การทำบัญชี ที่ดีจะต้องทราบจำนวนของหนี้สินที่ชัดเจน เนื่องจากส่วนนี้เป็นส่วนสำคัญที่จะทำให้ทราบได้ว่ากิจการจะมีปัญหา ในการชำระหนี้ได้ทันหรือไม่ และสะท้อนสภาพคล่องทางการเงินขององค์กรนั้นๆ ได้ หากมีหนี้สินที่มากจนเกินตัว อาจกล่าวได้ว่ากิจการนั้น มีโอกาสปิดตัวได้ในเร็ววันนี้  แต่ในทางกลับกัน กิจการใดที่ควบคุมหนี้สิน ไม่ให้มากเกินกว่าสินทรัพย์และมีรายได้มากกว่าหนี้สินด้วยแล้วนั้น สะท้อนว่ากิจการนั้น ๆ กำลังไปได้ดีในเรื่องของการลงทุนอยู่เป็นแน่แท้

• ส่วนของเจ้าของ 

นักการบัญชีสามารถเรียกส่วนนี้ง่ายๆ ว่า ‘ทุน’  ส่วนของเจ้าของ ข้อนี้ค่อนข้างสำคัญมากเนื่องจากเป็นตัวที่ทำให้ทราบถึงเงินที่เจ้าของนำมาลงทุน ส่วนนี้จะแตกต่างกันไปตามรูปแบบของการจัดตั้งธุรกิจหรือที่รู้จักกันทั่วไปในลักษณะของ ห้างหุ้นส่วนจำกัด บริษัทจำกัด ฯลฯ ซึ่งการลงทุนของแต่ละกิจการก็แตกต่างและใช้เม็ดเงินที่มากน้อยแตกต่างกันไปตามรูปแบบและความเหมาะสมในการก่อตั้งกิจการนั้น ๆโดยธุรกิจเล็ก ๆ อาจใช้เงินลงทุนไม่มากหรือในขณะเดียวกันการมีหุ้นส่วนน้อย ๆ ที่เป็นจำนวนเงินไม่มาก อันนี้ก็อยู่ในส่วนของเจ้าของเช่นเดียวกัน

• รายได้

รายได้เป็นเงินที่กิจการได้รับจากการขายผลิตภัณฑ์ สินค้า การจัดหา การให้บริการและส่งมอบงานที่สำเร็จแล้วให้กับลูกค้า ฯลฯ เหล่านี้เรียกว่ารายได้เช่นกัน มีความสำคัญมากเนื่องจากกิจการ จะสามารถดำเนินต่อไปได้อย่างราบรื่นและมีโอกาสเติบโต ซึ่งนั้นก็จะเป็นไปตามรูปแบบของการจดทะเบียนบริษัทหรือการดำเนินการทางธุรกิจขององค์กรนั้น ๆ เช่น โรงพยาบาล โรงงาน โรงแรม ร้านค้า ซึ่งทั้งหมดนี้จะแสดงในรายละเอียดของการจดทะเบียน ของกิจการนั้น ๆ มีเป็นลายลักษณ์อักษรอยู่เสมอว่าที่มาของรายได้ขององค์กรนั้นมาจากการทำสิ่งใดนั้นเอง 

• ค่าใช้จ่าย

เป็นจำนวนเงินที่กิจการจ่ายเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้าหรือการบริการ รวมไปถึงการส่งมอบสินค้าบริการต่าง ๆ ให้แก่ลูกค้า ส่วนนี้จะเป็นค่าใช้จ่ายจิปาถะทั้งหมด เป็นส่วนที่เกิดขึ้นแล้วสูญเปล่าไป เช่นค่าไฟ ค่าจ้างบริหารเป็นต้น

ทั้ง 5 หมวดนี้ เป็นการทำบัญชีอย่างง่ายที่นักการบัญชีจะต้องทำความเข้าใจและเป็นความรู้เบื้องต้นใน การทำบัญชี เนื่องจากจะต้องใช้ในการทำงบดุลและเหล่านี้จะเป็นส่วนแสดง ในงบการเงินที่จะต้องบันทึก พร้อมกับแสดงการดำเนินการธุรกิจในทุก ๆ ปี ถ้ารู้และแยกแยะ 5 ข้อนี้ได้ แม้เป็นบุคคลทั่วไปหากมีความรู้ในเรื่องนี้ก็จะเป็นต่อและมีความได้เปรียบในเรื่องการทำบัญชีมากกว่าคนทั่วไปแน่นอน