หากพูดถึงเรื่องวิถีของการดำเนินกิจการที่จดทะเบียนในนามนิติบุคคลจะมีรายละเอียดปลีกย่อยที่ต้องให้ความสำคัญหลายอย่าง เพื่อให้การดำเนินกิจการเป็นไปด้วยความราบรื่นและเป็นไปอย่างถูกต้องตามข้อกำหนดอันพึงมี โดยสิ่งปลีกย่อยเหล่านั้นจะเกี่ยวพันกับเม็ดเงินที่หมุนเวียนอยู่ในการดำเนินธุรกิจโดยมีรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป อย่างเงื่อนไขในการจัดการ “ค่าใช้จ่ายต้องห้าม” ซึ่งนอกจากค่าใช้จ่ายในส่วนนี้แล้วก็มีค่าใช้จ่ายส่วนอื่นที่นิติบุคคลต่าง ๆ ต้องปฏิบัติให้เป็นไปตามข้อกำหนดของระบบการเสียภาษีเช่นกัน
ค่าใช้จ่ายต้องห้าม คืออะไร
เมื่อกล่าวถึงค่าใช้จ่ายต้องห้าม ในด้านการดำเนินกิจการของนิติบุคคลแล้ว ให้ความหมายตามข้อกำหนดการคำนวณกำไรสุทธิตามมาตรา 65 ตรีของกรมสรรพากร เป็นรายจ่ายของนิติบุคคลระหว่างการดำเนินกิจการซึ่งมีการบันทึกเป็นรายจ่ายตามรอบการตัดบัญชี แต่ในทางการเสียภาษีจะไม่ได้นำรายจ่ายส่วนนั้นมาใช้ในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อนำไปสู่การหักภาษี ซึ่งลักษณะของรายจ่ายที่ไม่สามารถนำมาคำนวณกำไรสุทธิจะถูกกำหนดเอาไว้อย่างชัดเจน โดยจะอธิบายในลำดับถัดไป
ลักษณะของ ค่าใช้จ่ายต้องห้าม เป็นอย่างไร
ในการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจจะต้องมีความเกี่ยวข้องกับกรมสรรพากรอยู่เสมอ ซึ่งข้อกำหนดของกรมสรรพากรนั้นก็มีอยู่มากมาย โดยในหัวข้อนี้จะพูดถึงลักษณะของ ค่าใช้จ่ายต้องห้าม ซึ่งเป็นหนึ่งในข้อกำหนดทางสรรพากรที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณภาษีที่จะต้องหักออกจากกำไรสุทธิของการดำเนินกิจการบริษัท โดยลักษณะของ ค่าใช้จ่ายต้องห้าม ที่ไม่สามารถนำมาใช้ในการคำนวณภาษีได้ดังต่อไปนี้
- หากธุรกิจนั้นมีการนำรายจ่ายออกไปโดยผู้บริหารหรือเจ้าของจ่ายออกไปเพื่อใช้เป็นการส่วนตัว ซึ่งแน่นอนว่ารายจ่ายในส่วนนี้จะไม่ได้ถูกระบุอยู่ในระเบียบบริษัทซึ่งไม่สามารถนำมาหักภาษีได้ เพราะเป็นรายจ่ายที่ถือว่าเกิดขึ้นนอกเหนือจากข้อกำหนดการดำเนินกิจการบริษัท แน่นอนว่าหากคุณต้องการทราบรายจ่ายใยส่วนนี้อาจจะตรวจสอบย้อนหลังยากสักหน่อย
- บริษัทจะดำเนินไปเพียงแค่การทำงานอย่างเดียวไม่ได้การจัดสังสรรค์ระหว่างลูกค้าจึงมีบ่อยครั้ง แน่นอนว่ารายจ่ายส่วนนี้ที่นำมาใช้รับรองลูกค้าอาจมีการเกินจำนวนที่กำหนด ซึ่งถือเป็นสิ่งที่เลี่ยงไม่ได้เพราะจัดทำขึ้นเพื่อให้ได้ผลเชิงธุรกิจ ซึ่งค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ที่สามารถนำมาใช้คำนวณเพื่อหักภาษีก็มีการกำหนดเพดานไว้แล้ว หากตัวเลขที่เกินกว่ากำหนดจะไม่สามารถนำมาใช้ในการหักภาษีได้
- รายจ่ายที่ไม่มีผู้รับ เป็นรายจ่ายที่ไม่มีหลักฐานระบุชัดเจนว่าจ่ายออกไปที่ไหนผู้ใดเป็นคนรับ ซึ่งในการดำเนินธุรกิจอาจจะมีค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดที่เกิดขึ้นนอกเหนือจากข้อกำหนดของบริษัท แต่หลาย ๆ ครั้งจะเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นได้อย่างคาดไม่ถึงจึงมักไม่มีหลักฐานแสดงที่ไปที่มาชัดเจน
- รายจ่ายภาษีมูลค่าเพิ่ม แม้ว่าการเก็บเงินในส่วนของภาษีมูลค่าเพิ่มเพื่อนำไปจ่ายแก่กรมสรรพากรจะเป็นค่าใช้จ่ายอย่างหนึ่งในการดำเนินกิจการบริษัท แต่ในข้อกำหนดการคำนวณภาษีจะไม่ได้นำรายจ่ายส่วนนี้มาใช้คำนวณเข้าไปด้วย
- รายจ่ายระหว่างบริษัทแม่และบริษัทลูก การดำเนินธุรกิจที่มีการซื้อขายระหว่างบริษัทแม่กับบริษัทลูกแม้จะถูกบันทึกเป็นบัญชีของค่าใช้จ่ายของบริษัท แต่ตามกฎหมายถือว่าบริษัทแม่กับบริษัทลูกถือเป็นบริษัทเดียวกัน ฉะนั้น การค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นระหว่างบริษัทแม่กับบริษัทลูกจึงเป็นเพียงการหมุนเวียนเงินภายในเท่านั้น ไม่สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายที่คำนวณภาษีได้
- รายจ่ายค่าอสังหาริมทรัพย์ที่ลดลง ระหว่างการดำเนินกิจการของนิติบุคคลจะต้องมีการประเมินมูลค่าของทรัพย์สินในรูปแบบของอสังหาริมทรัพย์ว่ามีการเพิ่มขึ้นหรือลดลงอย่างไร แต่มูลค่าของอสังหาริมทรัพย์ที่ไม่มีมูลค่าเพิ่มขึ้นหรือลดลงเป็นเพียงการประเมินมูลค่าแต่ไม่ได้มีการซื้อขายออกไปและไม่มีมูลค่าที่ตายตัว แม้จะมีการบันทึกรายจ่ายส่วนนี้ในบัญชีการเงินของบริษัทแต่ไม่สามารถนำมาใช้คำนวณทางภาษีได้
- รายจ่ายทรัพยากรธรรมชาติที่เสียไป เป็นรายจ่ายที่เกิดจากการสร้างรายได้จากทรัพยากรธรรมชาติที่บริษัทนั้น ๆ ถือครองอยู่ แม้จะเป็นรายจ่ายที่บันทึกลงในบัญชีการเงินของบริษัทแต่ทรัพยากรธรรมชาติที่ถูกใช้ไปไม่มีการระบุเกณฑ์ในการประเมินค่าที่ชัดเจน ซึ่งหากมีการประเมินมูลค่าทรัพยากรเหล่านั้นบริษัทอาจจะประเมินค่าเกินจริงได้จึงทำให้เป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถนำมาคำนวณภาษีได้
- รายจ่ายค่าปรับ แม้ว่าเงินในการชำระค่าปรับในกรณีต่าง ๆ ของบริษัทเป็นเงินที่ต้องจ่ายออกไป แต่ในทางการคำนวณภาษีรายจ่ายเหล่านี้ไม่ได้เป็นรายจ่ายทางธุรกิจจึงไม่สามารถนำมาใช้ในการคำนวณภาษีได้
เรียกได้ว่ารายจ่ายในส่วนนี้หากต้องการตรวจสอบย้อนหลังถึงจำนวนเงินที่ถูกใช้ออกไปจะตรวจสอบได้ยาก เว้นแต่จะมีการทำบัญชีขึ้นอีกหนึ่งประเภทหรือเก็บใบเสร็จไว้เพื่อตามหาแหล่งที่ไปที่มานั้นเอง
ค่าใช้จ่ายส่วนที่นำใช้คำนวณเพื่อหักภาษีได้
แม้ว่าในทางการหักภาษีจะมีการกำหนดลักษณะของ ค่าใช้จ่ายต้องห้าม เอาไว้แล้ว แต่ทางนิติบุคคลสามารถเปลี่ยน ค่าใช้จ่ายต้องห้าม ในบางกรณีให้เป็นค่าใช้จ่ายที่นำมาใช้ในการคำนวณภาษีตามข้อกำหนดของสรรพากรได้ แต่ค่าใช้จ่ายในส่วนนั้นจะต้องอยู่ภายใต้เงื่อนไขที่ว่า ต้องเป็นรายจ่ายที่มีประโยชน์ต่อการดำเนินกิจการของนิติบุคคลและสามารถพิสูจน์ได้ว่ารายจ่ายส่วนนั้นจ่ายออกไปจริง ด้วยเหตุนี้ค่าใช้จ่ายที่หากพิสูจน์ได้ว่าจ่ายออกไปที่ใครได้อย่างชัดเจนก็สามารถนำใช้คำนวณในการหักภาษีได้ โดยค่าใช้จ่ายที่สามารถนำมาใช้ได้มีดังนี้
- ค่าฝึกอบรมพนักงาน โดยค่าใช้จ่ายส่วนนี้จะไม่ถือเป็น ค่าใช้จ่ายต้องห้าม เนื่องจากการฝึกอบรมพนักพนักงานเป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาศักยภาพของพนักงานในองค์กร เพื่อนำความรู้จากการฝึกอบรมมาใช้ในการพัฒนาองค์กร ซึ่งเป็นรายจ่ายที่ก่อให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กรจึงสามารถนำมาใช้ในการคำนวณภาษีได้ แต่จะต้องมีใบเสร็จรับเงินที่สมบูรณ์โดยต้องรายละเอียดค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมอย่างชัดเจนและสามารถพิสูจน์การจ่ายออกไปได้ ซึ่งการฝึกอบรมพนักงานแบ่งออกเป็น 2 แบบ คือ
– การฝึกอบรมภายในบริษัท เป็นการอบรมที่จัดขึ้นเองภายในองค์กร หรือมีการจ้างบริษัทสำหรับสัมมนาเข้ามาฝึกอบรมให้ภายในบริษัทก็ได้
– การฝึกอบรมนอกบริษัท เป็นการส่งพนักงานขององค์กรไปฝึกอบรมนอกสถานที่ ซึ่งอาจจะไปฝึกกับบริษัทฝึกอบรมสัมมนา หรือสถานฝึกอบรมฝีมือแรงงานตามที่กำหนดในราชกิจจานุเบกษาก็ได้
- ค่าสัมมนานอกสถานที่ ค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ได้ถูกระบุไว้ในกฎระเบียบของการดำเนินกิจการบริษัทและเป็นไปตามเงื่อนไขของการคำนวณภาษี เนื่องจากสัมมนานอกสถานมีผลในการเพิ่มความรู้ให้แก่พนักงานเพื่อนำมาช่วยพัฒนาองค์กรโดยพนักงานทุกคนในองค์กรจะต้องมีสิทธิ์เข้าร่วมสัมมนานั้นด้วย ซึ่งค่าห้องพัก ค่าอาหาร ค่าจ้างวิทยากร และค่าประกอบการสัมมนาอื่น ๆ สามารถนำมาใช้ในการคำนวณภาษีได้ แต่ต้องมีใบกำกับภาษีที่ระบุรายละเอียดชัดเจนสามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นรายจ่ายที่จ่ายออกไปจริง
- การบริจาคให้กองทุนเพื่อสนับสนุนการศึกษา การนำเงินหรือทรัพย์สินไปบริจาคให้กองทุนทางการศึกษาในนามของบริษัทหรือนิติบุคคลเพื่อช่วยสนับสนุนโครงการทางการศึกษาที่กระทรวงศึกษาธิการเห็นชอบ โดยบริษัทที่บริจาคเงินออกไปสามารถนำรายจ่ายส่วนนี้มาใช้ในการคำนวณภาษีได้ โดยจะต้องใช้ใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้องสมบูรณ์มายืนยันเพื่อพิสูจน์ที่ไปที่มาของค่าใช้จ่ายนั้นได้จริง
ทั้งนี้ ค่าใช้จ่ายที่สามารถนำมาคำนวณภาษีได้ซึ่งกล่าวถึงไปก่อนหน้าจะกลายเป็น ค่าใช้จ่ายต้องห้าม ไปทันที หากเอกสารในการรับเงินที่ใช้อ้างอิงไม่มีความสมบูรณ์ ดังนั้น บริษัทจะต้องมีความระวังในการเก็บหลักฐานการรับเงินให้เป็นไปตามเงื่อนไขของกรมสรรพากร และจะต้องนำมาพิสูจน์ค่าใช้จ่ายได้จริงจึงจะถือว่าใช้ได้ เนื่องจากข้อสังเกตของ ค่าใช้จ่ายต้องห้าม ต้องไม่เป็นการจ่ายออกไปแบบส่วนตัวและไม่เกิดประโยชน์ต่อการพัฒนาองค์กร
บทสรุป
การดำเนินกิจการของบริษัทมีระเบียบหลายอย่างที่ต้องปฏิบัติตามเคร่งครัด เพื่อให้กิจการดำเนินไปภายใต้ข้อกำหนดของกฎหมาย และการปฏิบัติตามข้อกำหนดของกรมสรรพากรอย่างการมี ค่าใช้จ่ายต้องห้าม ที่จะเกิดขึ้นในระหว่างทำธุรกิจก็เป็นสิ่งที่ต้องระมัดระวังเพื่อไม่ให้เกิดค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถนำมาใช้คำนวณภาษีได้เกินความจำเป็น เพราะค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นภายในองค์กรไม่ได้สามารถนำมาใช้คำนวณการหักภาษีได้ทุกอย่าง ดังนั้น การกำหนดขอบเขตค่าใช้จ่ายอย่างเหมาะสมจึงจะเป็นผลดีต่อการดำเนินธุรกิจมากกว่า และเจ้าของธุรกิจเองก็ต้องหมั่นศึกษาข้อกำหนดทางกฎหมายเช่นกันเพื่อให้การดำเนินกิจการเป็นไปอย่างราบรื่น📌Station Accout – เรารับจดทะเบียนบริษัทดีที่สุด™
เรื่องล่าสุด
