ใบลดหนี้คืออะไร สามารถบันทึกบัญชีได้อย่างไรบ้าง

ใบลดหนี้

สำหรับคนที่ทำงานเกี่ยวกับบัญชีและภาษีหรือจดทะเบียนบริษัทจำกัด บริษัทที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจะต้องคุ้นเคยกับเอกสารสำคัญอย่างใบลดหนี้และเพิ่มหนี้ ซึ่งหน้าตาก็จะคล้ายกันกับใบกำกับภาษีเลย รายละเอียดสำคัญต่าง ๆ ต้องมีครบถ้วน ใบนี้จะถูกนำออกมาใช้เมื่อมีเหตุผลที่จำเป็นต้องใช้เท่านั้น อาจจะเกี่ยวกับสินค้าที่ขาดหรือเกินไปจากการสั่งซื้อ หรือสินค้าไม่ได้ตรงกับที่สั่งไป มาทำความรู้จักใบลดหนี้กันได้ตามด้านล่างนี้เลย

สารบัญ
    Add a header to begin generating the table of contents

    ใบลดหนี้คืออะไร

    ใบลดหนี้ (Credit note) คือ เอกสารที่ผู้ประกอบการหรือผู้ที่ขายสินค้าที่มีการจดทะเบียนหรือเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่ได้ขายสินค้าหรือบริการไปแล้ว แต่ต้องคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มใหม่เนื่องจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการนั้นมีจำนวนลดลง เวลาเราขายสินค้าหรือบริการไปแล้วใบกำกับภาษีก็ให้ลูกค้าไปแล้ว หากทุกอย่างถูกต้องตามนั้นเลยก็คงจะไม่มีปัญหาอะไร แต่ถ้าหากมันมีปัญหาบางอย่างขึ้นมาการทำบัญชีและคำนวณภาษีมันก็ต้องถูกคิดใหม่อีกรอบ

    ยกตัวอย่างในกรณีที่สินค้าที่ลูกค้าสั่งนั้นเกิดการเสียหาย ไม่ตรงสเปก ชำรุด หรือไม่เป็นตามที่ได้ตกลงกันไว้ จนได้มีการคืนสินค้าให้แก่ผู้ขาย ซึ่งใบลดหนี้ก็จะได้ใช้ตอนนี้ เพราะจะต้องทำการลดหนี้ให้แก่ลูกค้า โดยออกหลักฐานการลดหนี้ให้เป็นเอกสารนั่นเอง

    เหตุผลที่จะต้องคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มใหม่ก็เพราะว่ามูลค่าของสินค้าหรือบริการนั้นลดลง เพราะว่าเราออกใบลดหนี้ให้กับลูกค้าไปในเดือนภาษีเหตุกาณ์ดังกล่าวนั้นเกิดขึ้น เว้นแต่ในกรณีที่มีเหตุจำเป็นทำให้ไม่สามารถจะออกใบลดหนี้ได้ทันในเดือนภาษีที่มีเหตุการณ์ดังกล่าวเดิน ก็ให้ออกใบลดหนี้กับลูกค้าในเดือนภาษีถัดไปได้

    เหตุผลที่ทางสรรพากรกำหนดในการออกใบลดหนี้มีดังนี้

    1. เมื่อมีการลดราคาสินค้าหรือบริการ เนื่องจากที่ส่งไปให้กับลูกค้านั้น “ขาดไป” จากจำนวนที่ตกลงซื้อขายกันไว้หรือบริการขาดไปหรือบกพร่องหรือผิดไปจากข้อตกลงกัน ก็คือสินค้าไม่ใช่อย่างที่คุยกัน อาจจะไม่ครบ พัง เสียหาย ชำรุด ไม่ต้องสเปก เป็นต้น
    2. คำนวณราคาสินค้าหรือราคาค่าบริการผิดพลาด “สูงกว่า” ที่เป็นจริง ในกรณีนี้คือลูกค้าได้จ่ายเงินค่าสินค้าบริการมาที่มันไม่ตรงกับความเป็นจริง คือแพงเกินไป ราคาสูงเกินเหตุนั่นเอง
    3. ผู้ขายที่ได้รับสินค้าที่ขายให้กับลูกค้าคืนมาเพราะว่าชำรุด บกพร่อง ไม่ตรงตามตัวอย่าง ไม่ตรง สเปกตามที่ตกลงไว้ ทำให้มีการคืนสินค้าหรือแลกเปลี่ยนสินค้าตามข้อตกลง ซึ่งก็ต้องดูความเหมาะสมในระยะการแลกเปลี่ยนด้วย
    4. เงื่อนไขการออกใบลดหนี้อีกอย่างคือ มีการบอกเลิกสัญญาบริการหรือว่าไม่มีการให้บริการตามสัญญา
    5. มีการจ่ายเงินชดเชยให้กับผู้ซื้อหรือจ่ายคืนจ่ายล่วงหน้าหรือเงินประกันหรือเงินมัดจำ ให้กับผู้ซื้อตามข้อตกลงทางการค้า 

    ตามข้อตกลงทั้งหมดนี้ในการออกใบลดหนี้นั้นสินค้าก็ต้องมีการส่งมอบคืนจริง ไม่ใช่มีแค่เพียงเอกสาร การได้รับคืนสินค้านอกจากจะต้องเป็นไปตามเหตุการณ์ตามที่กฎหมายกำหนดแล้ว จะต้องเป็นการได้รับคืนสินค้าตามความเป็นจริง สินค้าต้องกลับมาเข้าคลังสินค้าจริง ๆ ไม่ใช่คืนแค่ในเอกสารแต่สินค้าจริงไม่มีมาด้วย แบบนี้ทางผู้ขายสินค้าจะไม่สามารถออกใบลดหนี้ให้ได้

    ใบลดหนี้กับการทำบัญชี

    เอกสารใบลดหนี้จะออกตามใจชอบไม่ได้เด็ดขาด จะต้องให้ลูกค้าคืนสินค้าจริง ๆ เข้าคลังมาก่อน และจะออกรอไว้ก่อนก็ไม่ได้ด้วยเหมือนกันเพราะว่าบางทีลูกค้าอาจจะไม่ได้มาตรงกับวันที่เราออกรอไว้ก็ได้ ยกตัวอย่าง พอลูกค้าซื้อสินค้าไปช่วงปลายเดือน แล้วสินค้าเกิดไม่ตรงตามที่ตกลงกันเลยมีการนัดคืนสินค้าก่อนสิ้นเดือน บัญชีหลายคนประมาทออกใบลดหนี้รอไว้แต่พอถึงวันลูกค้าไม่มี ลูกค้ามาอีกทีในเดือนต่อไป ส่งผลให้วันที่ออกเอกสารและวันที่รับของคืนไม่ตรงกัน

    สิ่งที่บัญชีไม่ควรทำคือการออกใบลดหนี้ก่อนสิ่งที่ควรจะเป็นคือออกใบรับหนี้ก็ต่อเมื่อได้รับสินค้ากลับคืนมา รับมาวันไหนก็ค่อยออกเอกสารในวันนั้น เพื่อให้ผู้ขายที่ออกใบลดหนี้รู้ยอดขายและภาษีขายนั้นลดลง ฉะนั้นแล้วจะต้องละเอียดรอบคอบเสมอ ในทุกขั้นตอนและรายละเอียดของการทำเอกสาร ซึ่งต้องละเอียดพอ ๆ กับใบกำกับภาษีเลย ข้อมูลทุกอย่างต้องครบถ้วยถูกต้องด้วย

    ใบลดหนี้ที่ถูกต้องจะต้องมีรายการดังต่อไปนี้

    1. เป็นเอกสารที่ต้องมีคำว่า “ใบลดหนี้” ที่เห็นเด่นชัด
    2. จะต้องมีข้อมูล ชื่อ ที่อยู่ และเลขที่ประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบลดหนี้ และในกรีณีที่ตัวแทนเป็นผู้ออกในนามของผู้ประกอบการจดทะเบียน ก็จะต้องมีการระบุชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของตัวแทนนั้นด้วย
    3. ในเอกสารจะต้องมี ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการอยู่ด้วยทุกครั้ง
    4. มีระบุวัน เดือน ปี ที่ออกใบลดหนี้ (ออกวันไหนก็ระบุวันนั้น ซึ่งจะต้องเป็นวันที่ได้รับการคืนสินค้าจริงเท่านั้น)
    5. จะต้องมีหมายเลขลำดับของใบกำกับภาษีเดิม รวมทั้งหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี) มูลค่าของสินค้าหรือบริการที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษีดังกล่าว มูลค่าที่ถูกต้องของสินค้าหรือบริการ ผลต่างของจำนวนมูลค่าทั้งสองและจำนวนภาษีที่ใช้คืนสำหรับส่วนต่างนั้น
    6. มีคำอธิบายสั้น ๆ ด้วยบอกถึงสาเหตุในการออกใบลดหนี้ใบดังกล่าวว่ามีเหตุผลในการออกคืออะไร
    7. ข้อความอื่นที่อธิบดีกำหนด

    พอดูผ่าน ๆ เอกสารใบลดหนี้มันก็เหมือนกับเอกสารใบกำกับภาษีฉบับเต็มเลย ซึ่งในบางกรณีที่สามารถเป็นใบกำกับภาษีได้เหมือนกัน สำหรับใครที่ต้องมีการออกเอกสารลดหนี้ให้ลูกค้าก็อย่าลืมที่จะใส่ใจในรายละเอียดให้ครบทุกข้อที่กล่าวมาข้างต้นจะได้ไม่ผิดพลาดหรือมีปัญหาอะไรตามมาภายหลัง

    ใบลดหนี้เป็นใบกำกับภาษีได้ไหม

    ซึ่งใบลดหนี้เป็นใบกำกับภาษีได้เมื่อผู้ประกอบการเข้าตรงตามเงื่อนไข ตามมาตรานี้ก็ถือว่าใบลดหนี้เป็นใบกำกับภาษี เงื่อนไขก็มีตามนี้

    1. จะต้องเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนที่คำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม
    2. ขายสินค้าหรือบริการโดยออกใบกำกับภาษีซึ่งมีรายการตามมาตรา 86/4 หรือมาตรา 86/6 แห่งประมวลรัษฎากรแล้ว
    3. หลังจากมีการออกใบกำกับภาษีแล้วแต่มีเหตุการณ์เกิดขึ้นทำให้ภาษีขายที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการมีจำนวนลดลงไม่ว่าจะทั้งหมดหรือบางส่วนก็ตามใบลดหนี้ก็เป็นใบกำกับภาษีได้

    ซึ่งเหตุผลในการลดจำนวนนั้นทำให้ต้องออกใบลดหนี้ก็ตามที่ระบุในหัวข้อเหตุผลที่กล่าวมาก่อนหน้านี้แล้ว ใบลดหนี้นั้นผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ได้รับต้องนำภาษีมูลค่าเพิ่มที่ปรากฎตามใบลดหนี้ดังกล่าวมาหักออกจากภาษีซื้อของตนในเดือนภาษีที่ได้รับใบลดหนี้นั้น

    การออกใบลดหนี้กรณีเป็นผู้ขายสินค้าหรือบริการ

    หากมีเหตุที่จะต้องให้ออกใบลดหนี้ตามกฎหมายแล้วจะต้องออกในเดือนที่มีเหตุการณ์นั้นเกิดขึ้นหรือเดือนที่ได้รับการคืนสินค้า แต่ในกรณีที่มีเหตุจำเป็นไม่สามารถออกได้ก็ออกเดือนถัดไปได้ ซึ่งผู้ขายสินค้าก็มีสิทธินำภาษีมูลค่าเพิ่มตามใบลดหนี้ไปหักออกจากภาษีขายของตนในเดือนที่ออกใบลดหนี้ ภาษีขายที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการที่ลดลงตามเอกสารลงรายงานภาษีขาย โดยนำไปหักออกจากภาษีขายของตนในเดือนภาษที่มีการออกใบลดหนี้

    การออกใบลดหนี้นั้นเราก็ต้องเอาไปทำรายงานภาษีขายเพราะว่าจะได้หักออกจากรายการขายอื่น เป็นการลดฐานภาษีขายและมูลค่าภาษีขายด้วยนั่นคือสิ่งที่จะต้องทำ และย้ำกันอีกครั้งว่าการจะออกใบลดหนี้ได้นั้นจะต้องมีเหตุผลตรงตามที่กฎหมายกำหนดและต้องออกในวันที่ได้รับสินค้าคืนกลับมาแล้ว ไม่มีการออกล่วงหน้าเด็ดขาด 

    บทสรุป

    บริษัทจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มทุกที่มีการทำบัญชีเรื่องเอกสารจะต้องละเอียดทุกขั้นตอนหากผิดพลาดแม้แต่น้อยอาจส่งผลกระทบต่อภาพลักษณ์บริษัทได้ สำหรับใครที่ไม่อยากจะทำใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้หรือเอกสารอื่น ๆ เกี่ยวกับบัญชีและภาษีเองทุกวันนี้ก็มีเป็นแบบฟอร์มให้โหลดมาใช้กันง่าย ๆ แล้วเพียงแต่ตอนที่ออกให้ลูกค้านั้นข้อมูลสำคัญต่าง ๆ จะต้องครบถ้วนถูกต้อง อย่างใบลดหนี้นั้นต้องอ้างถึงใบกำกับภาษีเดิมมากกว่า 1 ฉบับก็ได้ ก่อนจะเซ็นต์รับรองและส่งมอบเอกสารใด ๆ แก่ลูกค้าอย่าลืมตรวจสอบความถูกต้องเสมอ หากบริษัทของคุณยังไม่เคยมีการออกใบลดหนี้ก็ควรศึกษาข้อมูลไว้มีกรณีที่ต้องใช้ขึ้นมาจะได้ออกให้อย่างสะดวก

    Leave a Comment

    อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องข้อมูลจำเป็นถูกทำเครื่องหมาย *