ในการประกอบกิจการของทุก ๆ หน่วยงานไม่ว่าจะเป็นห้างร้าน โรงงานหรือในฐานะของผู้ผลิตก็ตาม จะต้องมีกระบวนการซื้อวัตถุดิบเพื่อนำไปแปลงเป็นสินค้าที่องค์กรนั้น ๆ รับผลิตหรือมีหน้าที่แจกจำหน่ายออกไป ซึ่งแน่นอนว่ากระบวนการดำเนินงานในรูปแบบต่าง ๆจะต้องมีการตรวจสอบ “สินค้าคงเหลือ” ซึ่งถือเป็นสินทรัพย์อย่างหนึ่งของหน่วยงานนั้น ๆ โดยจะอยู่ในรูปของวัตถุดิบ งานในระหว่างการผลิตหรือแม้กระทั่งสินค้าที่สำเร็จแล้วก็ตาม ต่างก็เป็นทรัพย์สินที่กิจการนั้น ๆ เป็นเจ้าของโดยชอบธรรม และจะสามารถขายหรือจำหน่ายออกไปได้อย่างถูกต้อง ซึ่งการมีอยู่ของรายการ สินค้าคงเหลือ จะแสดงถึงสถานะทางการเงินขององค์กรนั้น ๆ ว่ามีลักษณะของกิจการอย่างไรและมีแนวโน้มในอนาคตเป็นอย่างไรได้บ้าง ดังนั้นการแสดงข้อมูลของ สินค้าคงเหลือ จึงค่อนข้างละเอียดอ่อนและสามารถนำไปตีความในแง่มุมต่าง ๆ ของธุรกิจนั้น ๆ ได้
สินค้าคงเหลือ มีกี่ประเภท
หลังจากที่เราได้ทราบความหมายของสินค้าคงเหลือ ไปแล้วว่ามันคือสินทรัพย์อีกประเภทหนึ่งของกิจการโดยถูกต้องสมบูรณ์ ซึ่งจะมีผลต่องบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุนตลอดจนมีผลต่อการเสียภาษีอากรขององค์กรนั้น ๆ ต่อสรรพากรด้วย ซึ่งในหัวข้อย่อยนี้จะแยกประเภทของ สินค้าคงเหลือ ให้ทุกท่านได้เข้าใจอย่างง่าย ดังนี้
- วัตถุดิบคงเหลือ ถือเป็นวัตถุดิบเริ่มต้นเพื่อให้ภาคธุรกิจนั้น ๆ นำไปแปรรูปหรือผลิตขึ้นเป็นสินค้าต่อไปตามที่ภาคธุรกิจนั้น ๆ รับดำเนินการ เช่น ข้าวสาร เชือก หนังสัตว์ ปาล์มน้ำมัน เป็นต้น
- สินค้าระหว่างทำคงเหลือ นับเป็นสินค้าที่อยู่ในกระบวนการแปรรูปหรือผลิตเป็นสินค้าแต่ยังไม่แล้วเสร็จ เมื่อไหร่ก็ตามที่สินค้าประเภทนี้ถูกผลิตหรือประกอบจนสมบูรณ์ ก็จะกลายเป็นสินค้าสำเร็จรูปในขั้นตอนถัดไป
- สินค้าสำเร็จรูป หรือเรียกว่า Finished Goods ซึ่งถือเป็นสินค้าที่มีไว้เพื่อขายหรือจำหน่ายออกไปได้ โดยไม่ต้องผ่านกระบวนการผลิตใด ๆ อีก โดยส่วนมากสินค้าในรูปแบบนี้มักจะเป็นธุรกิจซื้อมาขายไป
ซึ่งสิ่งนี้มักเกิดขึ้นในการผลิตเสมอ แน่นอนใช่ว่าจะทิ้งไปเลย ยังคงมีความสำคัญและนำไปแปรรูปอะไรได้มากมาย ซึ่งผู้ประกอบการเองเป็นผู้ที่พิจารณา แน่นอนว่าจากข้อมูลข้างต้นสินค้าคงเหลือมีความหลากหลายผู้ประกอบการต้องศึกษา
สัญญาณที่บ่งบอกว่า สินค้าคงเหลือ มีการแสดงที่ไม่ถูกต้อง
- ตัวเลขของสินค้าในสต๊อกไม่ถูกต้อง จึงทำให้เกิดผลกระทบต่อ สินค้าคงเหลือ ที่ผิดตามไปด้วย ซึ่งในกรณีนี้สำหรับโรงงานหรือผู้ผลิต มักจะเกิดความเสียหายตามมาได้ง่าย เนื่องจากจะเกิดภาวะการผลิตขาดความต่อเนื่อง เพราะตัวเลขของสินค้าที่มีอยู่คลาดเคลื่อนไป จนทำให้เกิดการวางแผนงานที่ผิดพลาด ซึ่งแน่นอนว่าจะเกิดความเสียหายต่อผู้ประกอบการในหลาย ๆ ด้านได้ เช่นเกิดการจ้างงานโดยไม่จำเป็น และประเมินสถานการณ์ผิดพลาด ทำให้กระบวนการผลิตสินค้าไม่ทันจนเป็นสาเหตุให้กิจการเสียภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กรไป และในกรณีที่หนักกว่านั้นคืออาจจะเกิดการฟ้องร้องเรียกค่าเสียหายต่าง ๆ จากลูกค้าได้
- อีกวิธีการพิจารณาดูว่าองค์กรใดมีภาวะ สินค้าคงเหลือ ไม่ถูกต้อง อาจจะใช้วิธีการสังเกตพนักงานบัญชีที่มีหน้าที่บันทึกหรือทำกระบวนการทางบัญชีต่าง ๆ ของกิจการนั้น ๆ ที่ล่าช้ามาก เมื่อจะลงบันทึกข้อมูลจะต้องคิดวิเคราะห์มากเกินกว่าปกติ ก็เป็นอีกอาการที่บ่งบอกว่ากิจการนั้น ๆ กำลังใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในเอกสารทางบัญชีอยู่ก็เป็นได้
สาเหตุของการเกิดภาวะ สินค้าคงเหลือ ไม่ถูกต้อง
จริง ๆ แล้วสาเหตุของการเกิดภาวะ สินค้าคงเหลือ ไม่ถูกต้องในแต่ละกิจการนั้นย่อมมีที่มาและสาเหตุที่แตกต่างกัน แต่อย่างไรก็ตามเมื่อเกิดภาวะนี้ย่อมเกิดผลเสียต่อองค์กรอย่างชัดเจนทั้งในด้านของงบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน หรือแม้กระทั่งการชำระภาษีอากรที่จะผิดพลาดและไม่เป็นไปตามที่ควร ซึ่งสาเหตุของการแสดง สินค้าคงเหลือ ไม่ถูกต้องนั้นมีสาเหตุหลากหลายประการ ดังนี้
- องค์กรนั้น ๆ ให้พนักงานบัญชีทำเอกสารทางบัญชีมากกว่า 1 เล่ม ซึ่งมันจะสร้างความสับสนและทำให้ข้อมูลต่าง ๆ ถูกบันทึกสลับไปสลับมา จนเกิดความผิดพลาดได้ โดยกรณีนี้มักจะเกิดขึ้นกับกิจการที่มีการหลบเลี่ยงภาษี หรือมีการจำหน่ายสินค้าทีมี vat และไม่มี vat ในคราวเดียวกัน และแน่นอนว่าระบบการประมวลผลของมนุษย์นั้นย่อมเกิดความผิดพลาดได้ จึงทำให้กลายเป็นสาเหตุสำคัญของการแสดงจำนวนของสินค้าที่ไม่ถูกต้องได้
- พนักงานบัญชีไม่มีความรู้ด้านงานบัญชีที่มากพอหรือไม่มีความชำนาญ เช่นในบางกิจการอาจจะมีชื่อของสินค้าที่คล้ายคลึงกัน พนักงานบัญชีที่ไม่ชำนาญก็อาจจะตัดสต๊อกผิดพลาดได้
- มีช่องโหว่เกี่ยวกับระบบการควบคุมภายในขององค์กรนั้น ๆ ซึ่งมันจะเกิดขึ้นในองค์กรที่มีขนาดเล็กหรือองค์กรที่ต้องการประหยัดค่าใช้จ่ายในการจ้างแรงงาน จึงจัดสรรหน้าที่หลาย ๆ ส่วนให้พนักงานเพียงคนเดียวปฏิบัติ เช่น การสั่งซื้อ การนำเอาสินค้าเข้าคลัง การรับสินค้าเข้าสู่สต๊อก ซึ่งเมื่อถึงเวลาจำหน่ายสินค้าก็ต้องดำเนินการเอาสินค้านั้นออกจากคลัง ตลอดจนทำหน้าที่เป็นฝ่ายจัดส่งอีกด้วย ซึ่งถือว่ามีหน้าที่ที่มากจนเกินไปและอาจจะทำให้งานในส่วนของการตัดสินค้าหรือลงข้อมูลต่าง ๆ ผิดพลาด จนกลายเป็นสาเหตุของ สินค้าคงเหลือ ไม่ถูกต้องได้ ซึ่งในความเป็นจริงแล้ววิธีการที่ถูกต้องคือการแบ่งหน้าที่ของภาคส่วนต่าง ๆ แยกออกจากกันอย่างชัดเจน และเพิ่มผู้รับผิดชอบงานขึ้น ก็จะทำให้ระบบต่าง ๆ มีประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้นได้
- แม้ว่าระบบของบริษัทจะมีความรัดกุมแล้ว แต่หากมีพนักงานที่ไม่ปฏิบัติตามหน้าที่ ก็จะทำให้จำนวนสินค้าต่าง ๆ ผิดพลาดได้ ดังนั้นผู้ประกอบการต้องรีบเข้าไปแก้ไขในส่วนนี้ทันที
ทั้งหมดนี้คือสาเหตุของการลง สินค้าคงเหลือ ที่ผิดพลาดหรือไม่ถูกต้องในบางองค์กร ซึ่งผู้ประกอบการหรือผู้ที่มีหน้าที่ตรวจสอบจะต้องใส่ใจในเรื่องนี้ เพื่อปิดช่องโหว่ของความผิดพลาดทางด้านบัญชี อันจะทำให้กิจการนั้น ๆ ไร้ปัญหาในด้านงบการเงินตลอดสามารถคำนวณการเสียภาษีที่ถูกต้องแม่นยำ
วิธีการแก้ปัญหาให้ สินค้าคงเหลือ มีจำนวนที่ถูกต้อง
วิธีการแก้ปัญหาเพื่อทำให้การลงบันทึกสินค้าต่าง ๆ ในกิจการเป็นไปอย่างถูกต้องและไร้ซึ่งความผิดปกติใด ๆ ในทางบัญชี มีหลากหลายแนวทางที่ผู้ประกอบการหรือผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในส่วนนี้สามารถทำได้ ซึ่งอาจจะลงมือปฏิบัติได้เลยหรือขอคำปรึกษากับผู้ที่มีความเชี่ยวชาญในการแก้ปัญหาเหล่านี้โดยตรงก็ได้ โดยแนวทางการแก้ปัญหาให้จำนวนสินค้าต่าง ๆ มีจำนวนที่ถูกต้อง มีรายละเอียดที่น่าสนใจดังนี้
- พิจารณาว่าสาเหตุที่แท้จริงของปัญหานั้น ๆ เกิดจากอะไร เพื่อทำการปิดช่องโหว่ให้หมดไป เช่นหากปัญหาเกิดจากพนักงานอาจจะพิจารณาให้มีเจ้าหน้าที่คนใหม่มาปฏิบัติงานแทน หรือหากสาเหตุของปัญหาเกิดจากระบบของบริษัทก็อาจจะสร้างกฎระเบียบหรือระบบการทำงานที่เหมาะสมขึ้นได้
- อย่างไรก็ตามแม้ว่าระบบต่าง ๆ ภายในองค์กรจะดีมากเท่าไหร่ มันก็ยังจำเป็นมีฝ่ายตรวจสอบเพื่อทำให้ทราบว่าสินค้าต่าง ๆ ยังอยู่ในสถานะที่ปกติดี นอกจากนี้การตรวจสอบข้อมูลอยู่บ่อยครั้ง ก็จะเป็นอีกวิธีป้องกันการทุจริตของพนักงานได้อีกด้วย
- แน่นอนว่าการปฏิบัติงานของมนุษย์นั้นย่อมมีความผิดพลาดขึ้นมาได้ ดังนั้นเพื่อทำให้การลงจำนวน สินค้าคงเหลือ ได้อย่างถูกต้อง แม่นยำมากที่สุด องค์กรนั้น ๆ อาจจะต้องพึ่งพาโปรแกรมที่ถูกออกแบบมาเพื่อการจัดเก็บสต๊อกเป็นการเฉพาะ
- การเลือกเจ้าหน้าที่ที่มีความเหมาะสมมีความกระตือรือร้นในการทำงานและทำตามข้อปฏิบัติขององค์กรนั้น ๆ ก็จะทำให้การลงบัญชีเป็นไปอย่างถูกต้องตามความจริง
- ทุก ๆ องค์กรควรทำบัญชีเพียงชุดเดียว เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนของพนักงานบัญชี อันจะเป็นสาเหตุของการระบุ สินค้าคงเหลือ ที่ผิดพลาดขึ้นมาได้
บทสรุป
เป็นอย่างไรกันบ้างกับรายการ สินค้าคงเหลือ ที่ทุก ๆ กิจการจะต้องชี้แจงและเปิดเผยต่อผู้ตรวจสอบบัญชี อย่างไรก็ตาม มีสาเหตุมากมายที่จะทำให้เกิดการลงสินค้าได้ไม่ตรงตามความจริง ซึ่งผู้ประกอบการสามารถเข้าไปตรวจสอบและทำการแก้ไขปัญหาเหล่านั้นได้ เพื่อไม่ให้กระทบในส่วนของงบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุนหรือแม้กระทั่งการเสียภาษีต่าง ๆ ก็จะเป็นไปตามเงื่อนไขที่ถูกต้องของงานด้านบัญชีได้มากที่สุด📌Station Accout – เรารับทำบัญชีมาตรฐานสูงสุด™
เรื่องล่าสุด
