ชวนมาทำความเข้าใจกับสมุดบัญชีกัน สำหรับใครที่อยู่กับสายงานบัญชีและภาษีอยู่แล้วคงจะรู้จักกับสิ่งที่เรียกว่าสมุดบัญชีอย่างดี ซึ่งมีหลายแบบเหมือนกัน เรียกแบบเข้าใจง่าย ๆ คือเป็นสมุดสำหรับบันทึกรายการทั่วไปในแต่ละวันมีการซื้อ การขายอะไรบ้าง หากจะให้แยกแบบไว ๆ เลยก็จะประเภทรายวันและแยกประเภทนั่นเอง แน่นอนว่าไม่ใช่คนที่ทำงานเกี่ยวกับบัญชีและภาษีเท่านั้นที่จำเป็นต้องรู้เรื่องนี้ แต่เจ้าของกิจการ เจ้าของบริษัทเอง หรือแม้กระทั่งงานตำแหน่งผู้จัดการก็ย่อมจำเป็นมากที่ต้องเข้าใจเกี่ยวกับสมุดบัญชี มาดูกันว่ามีอะไรบ้าง แต่ละประเภทเป็นแบบไหน มีประโยชน์อย่างไรกับงาน เผื่อใครจะได้นำไปปรับใช้กับงานในบริษัทของตัวเองได้
2 ประเภทหลักของสมุดบัญชีคืออะไร
จะยังไม่ลงรายละเอียดย่อยในหัวข้อนี้ แต่จะพูดถึงเพียง 2 ประเภทหลัก ๆ ก่อน อย่างที่เคยกล่าวไปในข้างต้นแล้วว่ามีอะไรบ้าง นั่นคือสมุดบัญชีแบบรายวันและแบบแยกประเภทนั่นเอง เอาแบบเข้าใจง่ายสุดเลย แบบรายวันจะเป็นขั้นต้นของการทำบัญชี จะต้องบันทึกรายการว่าเกิดอะไรขึ้นบ้างตามลำดับก่อนหลัง ให้ถูกต้อง แน่นอนยังมีแยกไปอีกเป็นรายวันเฉพาะกับสมุดบัญชีรายวันทั่วไป ต่อมาแบบแยกประเภทก็เป็นขั้นปลาย จะมีการบันทึกรายการแยกข้อมูลต่าง ๆ ในสมุดเล่มเดียว จะแยกเป็นหมวดหมู่ ซึ่งก็มี 2 แบบเป็นประเภททั่วไปกับประเภทย่อย พอเข้าใจเบื้องต้นกันแล้ว มาลงรายละเอียดในข้อถัดไปกันเลย
สมุดบัญชีรายวันคืออะไร
มาเริ่มจากสมุดขั้นต้นกันก่อนเลยในการทำบัญชี ไม่ว่าจะเป็นรายการเล็กใหญ่จะต้องมีการบันทึก อันไหนก่อน หลัง ต้องไม่สลับกันด้วยนะ ซึ่งแบบรายวันจะมี 2 ประเภทดังนี้
- สมุดบัญชีรายวันแบบเฉพาะ (Special Journal)
การจะบันทึกบัญชีแบบนี้จะใช้กับกิจการที่ใช้การบันทึกสินค้าคงเหลือแบบสิ้นงวด หรือ Periodic Inventory System มีหัวข้อที่จะต้องทำการบันทึกย่อยลงมาอีกคือ สมุดรายวันซื้อ (Purchase Journal) ตัวนี้จะเอาไว้บันทึกรายการซื้อ ในกรณีที่ใช้เงินเชื่อซื้อ อย่างเดียวนะ ต่อไปจะเป็นสมุดบัญชีรายวันขาย (Sale Journal ) สำหรับการบันทึกรายการที่ขายแบบเงินเชื่อเท่านั้นนะ
และสมุดรายวันแบบส่งคืนและส่วนลด (Purchase Return & Allowance Journal) สำหรับตัวนี้จะเป็นการบันทึกรายการส่งคืนสินค้า เพราะมีการเสียหาย การชำรุด หรือสินค้าไม่ตรงตามใบสั่งซื้อ ซึ่งจะบันทึกได้ในกรณีที่ซื้อแบบเงินเชื่อนะ ต่อไปสมุดบัญชีรายวันแบบรับคืน ส่วนลด (Sale Return & Allowance Journal)
สมุดบัญชีรายวันเฉพาะ แบบที่ใช้บันทึกการรับ การจ่ายเงิน สำหรับประเภทนี้ก็ไม่มีอะไรที่เข้าใจยากเลย จะแยกออกมาเป็น 2 แบบเหมือนกันคือเป็นสมุดบัญชีรายวันรับ ( Cash Receipt Journal) ตัวนี้จะใช้บันทึกการรับเงินสด เงินฝากธนาคาร ส่วนอีกแบบจะเรียกว่าเป็นสมุดบัญชีรายวันจ่าย (Cash Desbursement Journal)
- สมุดบัญชีรายวันทั่วไป
ตามชื่อเลยตัวนี้จะเน้นการบันทึกรายการแบบทั่วไป ใช้ตอนที่ไม่มีสมุดแบบเฉพาะก็ได้ จะเรียกว่าสมุดรายวันทั่วไป (General Journal) บันทึกได้ทุกรายการเลย ในการจัดทำบัญชี บันทึกบัญชีเลยจะต้องมีผังด้วยเพื่อจะได้จัดเรียงได้ถูก เข้าใจง่าย ๆ เวลาอ่านสมุดบัญชี ก็คือให้ทำเป็นรหัสหรือหมวดหมู่ก็ได้ ยกตัวอย่าง หมวดของหนี้สิน ใช้รหัส 1 หมวดสินทรัพย์ใช้รหัส 2 ส่วนของเจ้าของรหัส 3 รายได้ รหัส 4 ค่าใช้จ่าย รหัส 5 เป็นต้น ถ้าหากไม่มีผังรหัสเหล่านี้จะทำให้เกิดการสับสนในการบันทึกบัญชีได้
การใช้สมุดบัญชีแบบรายวันก็มีประโยชน์มากนะ อย่างการดูรายการต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น ในทางการค้ามีอะไรบ้าง อะไรมาก่อน มาหลัง แล้วยังทำให้เราสามารถย้อนกลับไปดูได้ตลอด เวลาเกิดปัญหาหรือมีข้อสงสัยในแต่ละรายการต่าง ๆ การทำบัญชีมันดีอย่างนี้เลย
สมุดบัญชีแบบแยกประเภทคืออะไร
บางคนอาจจะรู้สึกว่าทำไมมันถึงเยอะแยะหลายอย่างขนาดนี้ ถูกต้องแล้วมันเยอะขนาดนี้แหละ นี่แค่เรื่องสมุดบัญชีอย่างเดียว ถ้าเป็นเรื่องเกี่ยวกับบัญชีทั้งหมดยิ่งจะดูยุ่งกว่านี้อีก ข้อนี้จะกล่าวถึงสมุดบัญชีแบบแยกประเภท ซึ่งก็ไม่ได้มีแค่แบบเดียวเช่นกัน ยังคงมีการแบบย่อยออกมา จะเรียกแบบง่าย ๆ ว่า สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป กับ สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย มาดูกันว่าแต่ละแบบนั้นทำหน้าที่บันทึกรายการอย่างไรบ้าง
- ทำความเข้าใจสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป
สำหรับแบบแยกประเภททั่วไปหรือ General Ledger จะเป็นสมุดที่ทำการบันทึกรวมรายการบัญชีตามหมวดหมู่ต่าง ๆ แยกออกไปเป็นแต่ละประเภทเลย ก็จะมี ประเภทหนี้สิน ทรัพย์สิน ส่วนของเจ้าของ ค่าใช้จ่าย และ รายได้ เป็นต้น ก็จะแยกอีกว่าเป็นทรัพย์สินแบบไหนอีกนะ มีทั้งเงินสด เงินฝาก ลูกค้า ที่ดิน และอื่น ๆ ยิบย่อยไปหมด ถ้าเป็นพวกประเภทหนี้สินก็เช่น หนี้จากการกู้ยืม หนี้การค้า เป็นต้น นับเป็นหน้าที่หลักของสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปเลย
กล่าวถึงรายการต่าง ๆ ที่จะต้องระบุในรายการสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปนี้จะต้องมีสิ่งสำคัญเหล่านี้ด้วย มีตามนี้เลย ระบุวันที่ เดือน ปี ว่าบันทึกรายการวันไหน แล้วข้อมูลรายการบัญชีคืออะไร จำนวนเงินเดบิตเท่าไหร่ วันที่มีการบันทึกรายการ ข้อมูลสำคัญและจำนวนเงินเครดิต เป็นต้น การทำการบันทึกสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปนี้ต้องไม่ข้ามอย่างใดอย่างหนึ่งเด็ดขาด
- สมุดบัญชีแยกประเภทย่อยคืออะไร?
อีกหนึ่งประเภทที่สำคัญจะต้องเข้าใจเรียกว่าเป็นสมุดบัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger) เป็นการบันทึกรายการแบบแยกประเภทเหมือนกันแต่ย่อยลงไปอีก เพราะว่าแบบทั่วไปแยกประเภทมาแล้ว ตัวนี้จะลงลึกให้ชัดเจนยิ่งขึ้น อย่างบัญชีหมวดหมู่ของลูกหนี้ เจ้าหนี้ ก็ต้องแยกออกไปเป็นรายคน รายบริษัท ยิ่งย่อยเท่าไหร่ยิ่งดี เวลาย้อนกลับมาดูจะได้เข้าใจง่าย ๆ
ส่วนรายละเอียดจำเป็นที่จะต้องระบุในสมุดบัญชีแยกประเภทย่อยก็จะมี วัน เดือน ปี ว่าบันทึกวันไหน รายการอะไร ข้อมูล รายการบัญชี หน้าบัญชีของสมุดบันทึก จำนวนเงินเดบิต เครดิต ยังไม่หมดเท่านี้ ยังจะต้องมีผลต่างของยอดเดบิตเครดิตด้วยและผลต่างของเครดิตกับเดบิต คนทำบัญชีเท่านั้นจะเข้าใจความเหมือนจะซับซ้อนตรงนี้ดี
การที่มีสมุดบัญชีแบบแยกประเภทมันดีอย่างไร ? ช่วยอะไรได้บ้างในด้านของการใช้งานจริง อย่างแรกเลยเป็นสมุดบันทึกรายการบัญชี การที่เราแยกออกมาชัดเจนเท่าไหร่ บัญชีของเรายิ่งมีความละเอียดมากขึ้นเท่านั้น เวลาต้องการจะตรวจสอบที่มาที่ไป ดูใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ การซื้อ การขาย ก็มีข้อมูลครบ ใครทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร สมุดบัญชีที่แยกประเภทละเอียดตอบคำถามเหล่านี้ได้หมดเลย
ประโยชน์ของการบันทึกรายการลงสมุดบัญชีคืออะไร
ในด้านของการทำธุรกิจและเจ้าของกิจการจะต้องรู้และทำเสมอคืองบการเงิน เป็นสิ่งที่จะต้องทำ การทำบัญชีอย่างดี อย่างถูกต้องครบถ้วนในสมุดบัญชีจะเป็นตัวที่ทำให้อ่านและจัดทำงบการเงินได้สะดวก ไม่ว่าจะเป็นแบบรายวันหรือแบบแยกประเภทก็สำคัญทั้งคู่ ส่วนหน้าที่ของแต่ละแบบนั้นได้อธิบายไปในข้างต้นแล้ว และการทำบันทึกรายการบัญชีนั้นแม้กระทั่งแบบส่วนบุคคลก็ยังน่าทำ เพราะว่าการเงินส่วนบุคคลก็เป็นอีกหนึ่งสิ่งที่หลายคนมองข้ามไป และยิ่งเป็นด้านของธุรกิจแล้วเราจะทำแบบทิ้ง ๆ ขว้าง ๆ ไม่ได้ มันมีเรื่องภาษี เรื่องของกำไล การขาดทุน แน่นอนว่าคงไม่มีใครอยากล่มแน่นอน บางครั้งจะรอดหรือร่วงสมุดบัญชีที่บันทึกรายการต่าง ๆ ก็พอจะบอกได้เช่นกันว่ากิจการในปัจจุบันเป็นอย่างไร แล้วจะไปยังไงต่อ
บทสรุป
การบันทึกรายการลงในสมุดบัญชีเป็นสิ่งที่ทุก ๆ กิจการจะต้องทำ เพื่อประโยชน์หลาย ๆ ด้านในธุรกิจของตัวเอง ถ้าใครไม่มีตำแหน่งนักบัญชีก็สามารถจ้างบริษัทรับทำบัญชีจัดการแทนได้หรือตัวเจ้าของกิจการเองลงมือทำทุกอย่างเองได้หมดเลย ข้อดีคือเข้าใจงานบัญชี จดรายการลงทั้งในสมุดบัญชีรายวันและสมุดบัญชีแยกประเภทโดยละเอียด และยิ่งถ้าเราทำเองได้ เข้าใจรายละเอียดแม้จะไม่ได้ทำเองแต่เวลาตรวจสอบรายการบัญชีเวลามีข้อผิดพลาดเราจะมองออก และไม่มีใครมาปลอมบัญชีบริษัทของเราได้นั่นเอง แต่ก็ต้องบอกว่าเรื่องบัญชีมันค่อนข้างซับซ้อนเหมือนกัน จะต้องใส่ใจและให้เวลาในการเรียนรู้และนำไปใช้อย่างถูกต้อง ไม่แน่บัญชีดีบริษัทก็ไปได้สวยเช่นกันนะ📌Station Accout – เรารับจดทะเบียนหจก.ดีที่สุด™
เรื่องล่าสุด
